Cobranza para consultorios dentales: el tratamiento en parcialidades

Un consultorio dental no cobra una cuota mensual: cobra un tratamiento con precio cerrado, partido en 12 o 18 pagos que empiezan el día que el paciente acepta el plan. Eso cambia todo lo demás. La cuota de un gimnasio se puede dejar de pagar y ya. Un tratamiento a medias deja algo abierto en la boca del paciente, y el atraso casi nunca llega solo: llega con una cita cancelada.

Por eso la primera señal de cobranza en un consultorio dental no es un pago vencido. Es un paciente que deja de venir.

Cómo se cobra hoy en la mayoría de los consultorios

El paciente paga en la recepción el día de la cita. Si vino, pagó. Si no vino, no pagó, y nadie se entera hasta que alguien revisa la agenda del mes. El control vive en una libreta o en una hoja que lleva la recepcionista, y ella es también quien atiende el teléfono, agenda y recibe a los pacientes.

Ese esquema funciona mientras el tratamiento avanza parejo. Se rompe con la ortodoncia, que dura 18 o 24 meses y que tiene meses sin ajuste. El paciente que no tiene cita ese mes tampoco tiene un momento natural para pagar, y ahí empieza el hueco.

Dónde está la fricción

El cobro atado a la cita es la trampa

Es cómodo y por eso se usa. El problema es que convierte cada falta en un pago perdido, y además junta dos conversaciones incómodas en el mismo momento: por qué no viniste y cuándo me pagas. El paciente que debe dinero evita la cita para evitar la conversación, y el tratamiento se detiene por una razón que no es clínica.

Separarlas cuesta poco. El pago tiene su fecha propia, con un aviso que llega antes. La cita tiene la suya, con su recordatorio. Así el paciente que no puede pagar este mes igual viene al ajuste, y el tratamiento no se detiene.

El laboratorio cobra antes que el paciente

Es la parte que vuelve el atraso un problema de caja y no sólo de cartera. Los brackets, la corona, la prótesis y la guarda se le pagan al laboratorio cuando se piden, y el paciente los está cubriendo en doce o dieciocho partes. Un consultorio con varios tratamientos en curso puede tener el año vendido y el mes corto.

Por eso el anticipo no es una formalidad: conviene que cubra al menos lo que el consultorio va a desembolsar en laboratorio por ese tratamiento. Es el único número del plan que no se puede negociar a la baja sin que el consultorio financie la diferencia de su bolsa.

Qué cambia al ordenarlo

• El plan de tratamiento se entrega por escrito, con el monto de cada pago y su fecha.
• El anticipo se cobra el día que el paciente acepta, no en la primera cita clínica.
• El aviso de cada pago sale tres días antes, por el canal que el paciente lee.
• El recordatorio de la cita va aparte, con su propio texto.
• La recepción registra el pago el mismo día y los avisos de ese paciente se detienen.

Makatea hace la parte de los avisos: manda cada aviso de pago en su fecha por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo capturan en recepción y deja de escribirle a quien ya pagó. El padrón se sube desde la hoja que ya lleva el consultorio. Makatea no cobra el dinero ni lo resguarda, y no sustituye al sistema clínico donde vive el expediente. El precio está en precios, desde 119 dólares al mes y con 14 días gratis sin tarjeta.

Los textos para cada momento del tratamiento están listos en recordatorio de pago de tratamiento en parcialidades. Si tu consultorio además deja saldos de consulta suelta, eso se cobra distinto y está en cobranza para clínicas y consultorios.