Factura proforma: qué es y formato para llenar
Revisada en octubre de 2026
Una factura proforma es una cotización con forma de factura. Le dice al comprador cuánto va a pagar antes de que la venta ocurra. Sirve para aprobar un pedido, pedir un anticipo o presentar un valor en aduana. Llena la tuya abajo y descárgala en PDF.
Factura proforma
Tu archivo no sale de tu equipo.
Qué lleva
- Datos de quien vende
- Datos de quien compra
- Número de proforma
- Fecha de emisión y vigencia
- Productos, cantidad y precio
- IVA y flete
- Total y moneda
- Condiciones de pago
Factura proforma: texto completo
FACTURA PROFORMA Proforma núm.: [PF-001] Fecha de emisión: [21 de octubre de 2026] Vigente hasta: [5 de noviembre de 2026] Vende: [Razón social] · [Domicilio] · RFC [RFC] Compra: [Razón social del cliente] · [Domicilio] · RFC [RFC] Concepto | Cant. | Precio unitario | Importe [Producto o servicio] | [1] | [0.00] | [0.00] Subtotal: [0.00] IVA 16%: [0.00] Flete: [0.00] Total ([MXN]): [0.00] Condiciones de pago: [por ejemplo 50% de anticipo y el resto contra entrega] Datos para el pago: [banco y CLABE] Este documento es una cotización y no es un comprobante fiscal.
Factura proforma o factura
| Factura proforma | Factura (CFDI) | |
|---|---|---|
| Cuándo | Antes de la venta | Al vender o al cobrar |
| Qué pide | Aprobación o anticipo | El pago de una deuda |
| Valor fiscal | Ninguno | Comprobante fiscal timbrado ante el SAT |
| Contabilidad | No se registra como venta | Se registra como venta |
| Número | Su propia serie, como PF-001 | Folio y serie del CFDI |
Cuando el comprador acepta y se entrega la mercancía, el vendedor emite el CFDI. Los montos casi siempre coinciden con la proforma.
Lo que lleva una factura proforma
- La palabra «Proforma» arriba, para que nadie la registre como venta.
- Nombre, domicilio y RFC de quien vende y de quien compra.
- Número de proforma y fecha de emisión.
- Cada producto con cantidad, precio unitario e importe.
- IVA, flete y descuentos, cada uno en su renglón.
- El total, la moneda y hasta qué día valen los precios.
- Las condiciones de pago, por ejemplo 50% de anticipo y el resto contra entrega.
- En exportación, el Incoterm, el origen de la mercancía y el peso.
Para qué sirve
- Cotizar un pedido grande antes de que el cliente se comprometa.
- Pedir un anticipo antes de comprar material o fabricar.
- Que el importador tramite su carta de crédito o su permiso de importación.
- Dar a la aduana un valor estimado antes de que llegue la mercancía.
- Que el área de compras del cliente apruebe el gasto antes de su orden de compra.
Un ejemplo con cifras
Un taller cotiza 40 sillas para una cafetería. El precio vale 15 días y el cliente paga la mitad para arrancar.
| Concepto | Cant. | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Silla de encino | 40 | 1,450.00 | 58,000.00 |
| Flete e instalación | 1 | 2,500.00 | 2,500.00 |
| Subtotal | 60,500.00 | ||
| IVA 16% | 9,680.00 | ||
| Total MXN | 70,180.00 |
El anticipo es de $35,090.00. El CFDI sale cuando se entregan las sillas.
Errores comunes
- Llamarla factura. El cliente la puede registrar como deuda o pagarla dos veces.
- No poner vigencia. Los precios cambian y la oferta necesita fecha de fin.
- Usar la serie de los CFDI. La proforma lleva su propia numeración.
- Olvidar el IVA y el flete. El cliente aprueba el total, no el subtotal.
La proforma en una exportación
El importador suele pedir la proforma antes del embarque. Su banco la usa para abrir una carta de crédito y algunas aduanas la piden para autorizar la importación.
- Escribe el Incoterm, como FOB o CIF, y el puerto o lugar al que se refiere.
- Agrega el país de origen y la fracción arancelaria de cada producto si la conoces.
- Pon el peso bruto, el peso neto y el número de bultos.
- Indica la moneda y la cuenta que va a recibir el pago.
La factura comercial final debe coincidir con la proforma o explicar cada cambio. Las diferencias atrasan el despacho.
Cómo pasar de la proforma a la factura
- Espera la aceptación del cliente por escrito o con el anticipo.
- Emite el CFDI del anticipo cuando lo recibas, si tu régimen lo pide.
- Al entregar, emite el CFDI de la venta con los mismos conceptos y precios.
- Resta el anticipo y deja claro el saldo y su fecha de pago.
En el generador de arriba, cambia de «Factura proforma» a «Factura». Los renglones se quedan y el título cambia.
La proforma en servicios
Agencias, despachos y contratistas también mandan proformas. Los renglones son horas, etapas o entregables en lugar de productos.
Divide el trabajo en etapas con su precio. El cliente aprueba el plan completo y cada etapa se factura cuando se entrega.
Aclara lo que no incluye, como viáticos o licencias. Así no hay una segunda negociación al facturar.
Qué revisar antes de mandarla
- Que diga «Proforma» en el título y no sólo «Factura».
- Que el RFC y la razón social del cliente estén completos.
- Que el total incluya IVA, flete y descuentos.
- Que la vigencia tenga fecha exacta.
- Que las condiciones de pago digan cuánto es el anticipo y cuándo se paga el resto.
- Que la cuenta y la CLABE sean las correctas.
Un error en la proforma se repite en el pedido y en la factura. Vale la pena revisarla dos veces.
Que los recordatorios salgan solos
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Preguntas frecuentes
¿La factura proforma tiene validez fiscal?
No. En México el comprobante fiscal es el CFDI que se timbra ante el SAT.
¿Se puede cobrar un anticipo con una proforma?
Sí. Es lo más común. Al recibir el anticipo se emite el CFDI que corresponda.
¿La proforma obliga al vendedor?
Sí, mientras está vigente. Es una oferta con precio y plazo.
¿Necesito cuenta para usar el formato?
No. La llenas y la descargas las veces que quieras.
¿Puedo mandar la proforma por WhatsApp?
Sí. Descarga la imagen y mándala en el chat del cliente, o adjunta el PDF.
¿Cuánto tiempo debe valer una proforma?
Entre 15 y 30 días es lo común. Escribe la fecha exacta de vencimiento.
¿La proforma lleva IVA?
Sí, desglosado, para que el cliente vea el costo total. El impuesto se cobra con el CFDI.
¿Quién firma la proforma?
Quien vende, aunque muchos clientes la aceptan sin firma. Firma y sello ayudan cuando un banco la pide.
¿Puede cambiar el precio entre la proforma y la factura?
Sí, si cambió el pedido o venció la vigencia. Se explica cada cambio al cliente.
¿Puedo hacer la proforma en dólares?
Sí. Elige USD en la moneda del generador y el total sale en dólares.
¿Qué diferencia hay entre factura y factura proforma?
La factura registra una venta hecha y, en México, la que tiene efectos fiscales es el CFDI timbrado ante el SAT. La proforma es una cotización formal antes de la venta: muestra precio, condiciones y vigencia, pero no sirve para deducir ni acreditar impuestos.
¿Qué pasa si pago una factura proforma?
El pago cuenta como anticipo de la compra. Pide un recibo del anticipo y, cuando se concrete la venta, el CFDI que corresponda: la proforma por sí sola no es comprobante fiscal.
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