Recibo de caja: formato para llenar en línea
Revisada en octubre de 2026
Un recibo de caja es el comprobante que entrega la caja de un negocio cuando recibe dinero. Dice quién pagó, cuánto, por qué y en qué forma. Llénalo abajo, descárgalo en PDF o en imagen para WhatsApp, y guarda el Word para imprimir talonarios.
Recibo de caja
La cantidad de
$1,500.00
(mil quinientos pesos 00/100 M.N.)
Tu archivo no sale de tu equipo.
Qué lleva
- Folio
- Fecha y lugar
- Recibí de
- La cantidad de (con número y letra)
- Por concepto de
- Forma de pago y referencia
- Nombre y firma de quien recibe
Recibo de caja: texto completo
RECIBO DE CAJA Folio: [C-0001] Fecha: [21 de octubre de 2026] Lugar: [Ciudad, Estado] Recibí de [nombre de quien paga] la cantidad de [$0.00] ([cantidad con letra] 00/100 M.N.) por concepto de [concepto y periodo]. Forma de pago: [Efectivo / Transferencia SPEI / Depósito / OXXO / Tarjeta] Referencia: [número de operación] Recibió: [nombre de quien cobra] Caja: [número] Firma: ______________________
Lo que va en cada parte
Folio. Un número seguido y sin saltos. Con él encuentras cualquier cobro después.
Fecha y lugar. El día en que entró el dinero a la caja, no el día en que se capturó.
Recibí de. El nombre completo de la persona o la empresa que pagó.
La cantidad de. El monto con número y con letra. El generador escribe la letra solo.
Por concepto de. Qué se pagó y de qué periodo. «Abono a la factura A-1032» se entiende. «Pago» no.
Forma de pago. Efectivo, transferencia SPEI, depósito, OXXO o tarjeta, con su referencia.
Recibió. Nombre y firma de quien cobró. En un negocio con varias cajas, también el número de caja.
Recibo de caja o recibo de pago
Los dos comprueban que el dinero llegó. El recibo de caja sale de la caja del negocio y entra a su control diario de ingresos.
El recibo de pago lo puede dar cualquier persona, por ejemplo quien renta un cuarto o vende un coche. El formato es casi el mismo.
Recibo de caja menor
La caja menor, o caja chica, es el dinero que un negocio guarda para gastos pequeños. Ahí el recibo va al revés: comprueba una salida.
Quien recibe el dinero de la caja chica firma el recibo. Se anota el concepto, el monto y quién lo autorizó. Al reponer el fondo, se suman los recibos.
Un ejemplo con cifras
| Campo | Lo que escribe la caja |
|---|---|
| Folio | C-0318 |
| Fecha | 21 de octubre de 2026, Monterrey, N.L. |
| Recibí de | Ferretería Garza |
| La cantidad de | $4,250.00 (cuatro mil doscientos cincuenta pesos 00/100 M.N.) |
| Por concepto de | Pago de la nota de venta 1187 |
| Forma de pago | Transferencia SPEI, referencia 7781203 |
| Recibió | Lucía Treviño, caja 2 |
El siguiente recibo empieza en C-0319. El generador sube el folio después de cada descarga.
Cómo numerar y guardar los recibos de caja
- Una serie por caja, con su letra, para que dos cajeros no repitan folio.
- El recibo anulado se guarda con la leyenda «Cancelado». No se tira ni se reusa el folio.
- Al cierre del día, la suma de los recibos tiene que dar el efectivo y las transferencias de la caja.
- Se manda la imagen por WhatsApp al cliente en el momento. Así no hay duda de qué pagó.
Errores comunes
- Saltarse folios. Un número que falta parece un cobro escondido.
- Dejar el concepto en blanco. Después nadie sabe a qué venta corresponde el pago.
- Escribir sólo el número. La letra evita que alguien agregue un cero.
- Firmar recibos en blanco. Cada recibo se firma cuando entra el dinero.
Cómo llenarlo desde el celular
Abre esta página en el celular de la caja. Escribe el nombre y el monto, elige la forma de pago y toca la barra de abajo.
Con «Descargar imagen para WhatsApp» sale una imagen del tamaño de la pantalla. Se manda al cliente en el mismo chat donde pidió su comprobante.
El nombre del negocio, el logo y el último folio se quedan en ese celular. El siguiente recibo sigue la serie.
Recibo de caja, nota de venta y CFDI
| Documento | Qué hace | Cuándo sale |
|---|---|---|
| Nota de venta | Detalla lo que se vendió | Al vender |
| Recibo de caja | Comprueba que entró el dinero | Al cobrar |
| CFDI | Comprobante fiscal ante el SAT | Cuando el cliente lo pide o la ley lo exige |
Un cliente que paga a plazos recibe un recibo de caja por cada abono. El CFDI de pago, si aplica, se emite aparte en el sistema de facturación.
El corte de caja con los recibos
- Ordena los recibos del día por folio y revisa que no falte ninguno.
- Suma los de efectivo y compáralos con el dinero de la caja.
- Suma los de transferencia y compáralos con el estado de cuenta.
- Anota los recibos cancelados y la razón.
- Guarda los PDF del día en una carpeta con la fecha.
Si la suma no cuadra, el folio que falta casi siempre explica la diferencia.
Cuánto tiempo guardar los recibos
El Código Fiscal de la Federación pide conservar la contabilidad cinco años. Los recibos de caja son parte del respaldo de tus ingresos.
Guarda el PDF de cada recibo en una carpeta por mes, con el folio en el nombre. Una búsqueda por folio encuentra cualquier cobro en segundos.
El papel térmico se borra. Un PDF guardado en el celular y en la nube dura.
Recibo de caja para anticipos y apartados
Un anticipo también es un pago y lleva su recibo. Escribe qué aparta y si se devuelve o no.
Al liquidar, el último recibo muestra el precio total, lo que ya se pagó y lo que entra ese día.
Que los recordatorios salgan solos
Makatea manda el recordatorio por WhatsApp antes de cada vencimiento. Cuando el cliente paga, Makatea registra el abono y el saldo se actualiza.
Subes tu lista de clientes en Excel y empiezas el mismo día. Los primeros 14 días son gratis y sin tarjeta.
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Preguntas frecuentes
¿Un recibo de caja sirve como factura?
No. Comprueba que el dinero llegó. El comprobante fiscal en México es el CFDI que se timbra ante el SAT.
¿Quién firma el recibo de caja?
La persona que recibe el dinero en la caja.
¿Puedo mandarlo por WhatsApp?
Sí. Descarga la imagen y mándala en el mismo chat del cliente.
¿Necesito cuenta para usar el formato?
No. Lo llenas, lo descargas y lo usas las veces que quieras.
¿Puedo poner el logo de mi negocio?
Sí. Se queda guardado en tu equipo para el siguiente recibo.
¿Qué hago si me equivoqué en un recibo?
Márcalo como cancelado, guárdalo y haz uno nuevo con el siguiente folio.
¿Puedo usarlo para pagos a plazos?
Sí. Un recibo por abono, con el concepto y el saldo que queda.
¿Qué es el recibo de caja?
Es el comprobante que entrega quien recibe un pago en efectivo, transferencia o cheque. Dice quién pagó, cuánto con número y con letra, por qué concepto y en qué fecha, y lo firma quien recibe. Prueba el pago; no sustituye a la factura.
¿Cómo hago un recibo de caja?
Llena el formato de esta página: folio, fecha, nombre de quien paga, cantidad (la letra sale sola), concepto y forma de pago. Descárgalo en PDF o como imagen para WhatsApp y fírmalo al entregarlo.
¿Cuál es la estructura de un recibo de caja?
Encabezado con el nombre del negocio y el folio, fecha y lugar, «recibí de», la cantidad con número y con letra, el concepto, la forma de pago, el saldo pendiente si lo hay y la firma de quien recibe.
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