Recibo de caja menor: formato para llenar en línea
Revisada en noviembre de 2026
El recibo de caja menor comprueba cada salida del fondo de gastos pequeños de una empresa. Lo firma quien recibe el dinero y lo aprueba quien autoriza. Llénalo abajo con el rubro del gasto y descárgalo en PDF. El Word sirve para imprimir talonarios.
Recibo de caja menor
La cantidad de
COP 1,500.00
(mil quinientos pesos 00/100)
Autoriza: ____________________ Rubro: ____________________
Tu archivo no sale de tu equipo.
Qué lleva
- Número
- Ciudad y fecha
- Pagado a (nombre y cédula o NIT)
- Valor en números y en letras
- Concepto
- Rubro del gasto
- Firma de quien autoriza
- Firma de quien recibe
Recibo de caja menor: texto completo
RECIBO DE CAJA MENOR Número: [CM-0001] Ciudad y fecha: [Ciudad], [6 de noviembre de 2026] Pagado a: [nombre de quien recibe el dinero] Cédula o NIT: [número] Valor: [$ 0] ([valor en letras] pesos m/cte) Concepto: [qué se compró o pagó] Rubro: [transporte / papelería / aseo y cafetería / otro] Soporte adjunto: [factura o tiquete número, si hay] Autorizó: Recibí: ______________________ ______________________ [Nombre y cargo] [Nombre]
Qué es la caja menor
La caja menor es una suma fija en efectivo para gastos urgentes y de poco valor. De ahí salen el taxi y la papelería. También el café o una copia de llaves.
Una persona la maneja y responde por ella. Se le llama responsable o custodio del fondo.
El dinero no se pierde de vista. Lo que falta en efectivo debe estar en recibos firmados.
Lo que lleva el recibo de caja menor
| Campo | Qué se escribe |
|---|---|
| Número | Consecutivo propio de la caja menor, como CM-0045 |
| Fecha | El día en que salió el dinero |
| Pagado a | Nombre y cédula o NIT de quien recibe |
| Valor | En número y en letras |
| Concepto | Qué se compró o pagó |
| Rubro | La cuenta del gasto, como transporte o papelería |
| Autorizó | Nombre y firma del jefe que aprueba |
| Recibí | Firma de quien recibe el dinero |
Si hay factura o tiquete del proveedor, se pega al recibo. El recibo explica el gasto y la factura lo respalda.
Un ejemplo en pesos colombianos
Una oficina en Medellín tiene una caja menor de $ 500.000. El mensajero toma un taxi para llevar documentos a un notario.
| Campo | Lo que se escribe |
|---|---|
| Número | CM-0045 |
| Fecha | 6 de noviembre de 2026 |
| Pagado a | Julián Restrepo, C.C. 1.036.552.418 |
| Valor | $ 18.000 (dieciocho mil pesos m/cte) |
| Concepto | Taxi ida y vuelta a la Notaría 15 |
| Rubro | Transporte |
| Autorizó | Diana Ochoa, coordinadora administrativa |
En la caja quedan $ 482.000 en efectivo y un recibo por $ 18.000.
Rubros más comunes
- Transporte y mensajería.
- Papelería y útiles de oficina.
- Aseo y cafetería.
- Correspondencia y envíos.
- Reparaciones menores.
- Fotocopias y trámites.
El rubro facilita el reembolso. Contabilidad suma por rubro y sabe a qué cuenta cargar cada gasto.
Cómo se repone el fondo
- El responsable junta los recibos desde el último reembolso.
- Los ordena por número y revisa que ninguno falte.
- Suma los recibos por rubro en una relación de gastos.
- Comprueba que efectivo más recibos dé el monto del fondo.
- Entrega la relación a contabilidad con los recibos y las facturas.
- Recibe un cheque o una transferencia por el total gastado.
Muchas empresas reponen cuando se gasta entre el 70 % y el 80 % del fondo. Así nunca se queda vacío.
El arqueo de caja menor
Un arqueo es contar la caja sin aviso. Lo hace alguien distinto al responsable.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Fondo asignado | $ 500.000 |
| Efectivo contado | $ 312.500 |
| Recibos firmados | $ 187.500 |
| Diferencia | $ 0 |
Si hay diferencia se anota y se firma el acta. Un faltante sin recibo lo explica el responsable.
La relación de gastos para el reembolso
Al reponer el fondo se entrega una hoja que resume los recibos. Contabilidad la revisa contra cada recibo firmado.
| Recibo | Fecha | Rubro | Valor |
|---|---|---|---|
| CM-0045 | 6 de noviembre | Transporte | $ 18.000 |
| CM-0046 | 7 de noviembre | Papelería | $ 42.500 |
| CM-0047 | 10 de noviembre | Aseo y cafetería | $ 65.000 |
| CM-0048 | 12 de noviembre | Correspondencia | $ 62.000 |
| Total a reembolsar | $ 187.500 |
El total de la relación es lo que vuelve a la caja. El fondo queda otra vez en $ 500.000.
Reglas que conviene escribir
Una política corta evita discusiones con el responsable de la caja. Cabe en media página.
- Monto del fondo y quién lo maneja.
- Valor máximo de cada gasto que puede salir de la caja.
- Gastos que nunca salen de ahí, como préstamos o anticipos de nómina.
- Quién autoriza y qué pasa cuando no está.
- Cada cuánto se hace el arqueo y quién lo hace.
El recibo con la casilla de quien autoriza hace cumplir la política sin recordarla cada vez.
Talonario de caja menor
El talonario impreso lleva los números de fábrica. El Word de esta página se imprime en hojas y se numera antes de usar.
Si prefieres digital, llena el recibo desde el celular y descarga el PDF. El número sube solo en cada recibo.
Guarda los PDF en una carpeta por mes. Al reembolsar los imprimes juntos o los mandas por correo.
Errores comunes
- Prestar dinero de la caja menor a un empleado. Es un préstamo y no un gasto.
- Pagar gastos grandes que deben ir por tesorería.
- Firmar el recibo sin el visto bueno de quien autoriza.
- Mezclar el efectivo de la caja con el dinero personal.
- Dejar recibos sin rubro. El reembolso se atrasa una semana.
Recibo de caja menor o recibo de caja
El recibo de caja registra una entrada de dinero por un cobro. El de caja menor registra una salida por un gasto.
Los dos llevan número y fecha. También llevan valor y firma. Cambian el sentido del dinero y quién firma.
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Preguntas frecuentes
¿Quién firma el recibo de caja menor?
Quien recibe el dinero y quien autoriza el gasto. El responsable del fondo lo guarda.
¿Se puede usar sin factura del proveedor?
Sí. En gastos como un taxi el recibo firmado es el soporte. Si hay factura, se adjunta.
¿Cada cuánto se repone la caja menor?
Cuando se gasta la mayor parte del fondo. Muchas empresas lo hacen cada semana o cada mes.
¿El recibo de caja menor es lo mismo que un comprobante de egreso?
No del todo. El comprobante de egreso registra el pago de reembolso en contabilidad. Los recibos de caja menor lo soportan.
¿Necesito cuenta para usar el formato?
No. Lo llenas y lo descargas las veces que quieras.
¿Puedo llevar el número de recibo seguido?
Sí. El generador sube el número después de cada descarga en ese equipo.
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