Qué son las cuentas por cobrar y cómo se llevan en un negocio
Revisada en octubre de 2026
Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes ya te deben por algo que vendiste o prestaste a crédito. En contabilidad son un activo circulante, porque esperas cobrarlas en menos de un año. Nacen con cada venta a crédito y se cierran con el pago. Mientras siguen abiertas, el dinero es tuyo pero no está en tu cuenta.
Un ejemplo con cifras
Ejemplo. Una escuela cobra colegiaturas de $3,500 a 120 familias cada mes. El día 10 vence la colegiatura de octubre. El día 20, 88 familias ya pagaron y 32 siguen pendientes.
| Concepto | Monto (ejemplo) |
|---|---|
| Colegiaturas facturadas en octubre | $420,000 |
| Cobrado al día 20 | $308,000 |
| Cuentas por cobrar de octubre | $112,000 |
| Saldos de septiembre que siguen abiertos | $24,500 |
| Total de cuentas por cobrar al día 20 | $136,500 |
Esos $136,500 aparecen en el balance como cuentas por cobrar a clientes. La escuela ya devengó el servicio, pero todavía no tiene el efectivo. Si la cifra crece mes con mes, la escuela trabaja con dinero que no ha entrado.
Cuáles son las cuentas por cobrar
No todo lo que te deben se registra igual. La contabilidad separa los saldos según su origen y según el papel que los respalda.
| Tipo | De dónde viene | Qué la respalda |
|---|---|---|
| Clientes | Ventas o servicios a crédito del giro normal | Factura, nota o contrato |
| Documentos por cobrar | Ventas o préstamos firmados con un título | Pagaré o letra de cambio |
| Deudores diversos | Préstamos a empleados, anticipos, reclamaciones | Recibo o convenio |
| Impuestos a favor | Saldos a favor ante la autoridad | Declaración |
Las cuentas por cobrar comerciales son las de clientes y documentos. Son las que se cobran cada mes y las que más pesan en un negocio que vende a plazos.
Cuentas por cobrar y documentos por cobrar
La diferencia está en el papel. Una cuenta por cobrar a clientes se apoya en una factura, una nota o un contrato. Un documento por cobrar se apoya en un título de crédito firmado por el deudor.
El pagaré es el documento por cobrar más común en México. La Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito pide seis requisitos en su artículo 170. Debe decir que es pagaré, traer una promesa incondicional de pago y una suma determinada.
También lleva el nombre de quien cobra, la época y el lugar del pago. Cierra con la fecha, el lugar de firma y la firma del suscriptor.
La ventaja del documento es legal. El Código de Comercio, en su artículo 1391, dice que los títulos de crédito traen aparejada ejecución. Eso permite demandar por la vía ejecutiva sin probar antes la deuda.
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Son la misma relación vista desde los dos lados. Lo que para ti es una cuenta por cobrar, para tu cliente es una cuenta por pagar.
- Cuentas por cobrar: activo, lo que te deben tus clientes.
- Cuentas por pagar: pasivo, lo que tú debes a proveedores.
- La diferencia entre los plazos de las dos define tu caja.
Si cobras a 45 días y pagas a 30, financias a tus clientes durante 15 días. Ese hueco se cubre con capital propio o con crédito.
Días de cuentas por cobrar y antigüedad de saldos
Dos medidas dicen si la cobranza va bien. Los días de cuentas por cobrar dicen cuánto tarda en promedio un peso vendido en volverse efectivo.
La fórmula es cuentas por cobrar entre ventas a crédito del periodo, por los días del periodo.
Ejemplo. Un negocio vendió $900,000 a crédito en 90 días. Al cierre tiene $300,000 por cobrar. Entonces $300,000 entre $900,000, por 90, da 30 días de cobro.
La rotación es la misma idea al revés. Se divide la venta a crédito del año entre el saldo promedio por cobrar. Una rotación de 12 equivale a cobrar en un mes promedio.
La antigüedad de saldos reparte lo que te deben por tramos de atraso. Muestra si el problema está en lo reciente o en lo viejo.
| Tramo | Saldo (ejemplo) | Porcentaje |
|---|---|---|
| Por vencer | $150,000 | 50% |
| 1 a 30 días vencido | $90,000 | 30% |
| 31 a 60 días vencido | $36,000 | 12% |
| 61 a 90 días vencido | $15,000 | 5% |
| Más de 90 días | $9,000 | 3% |
Un saldo se cobra más fácil mientras es joven. Por eso la antigüedad se revisa cada semana, no al cierre del año. En Makatea hay un formato de antigüedad de saldos para Excel en la sección de formatos.
Cuentas incobrables y su estimación
Una cuenta incobrable es un saldo que ya no se espera recuperar. Pasa cuando el cliente desaparece, quiebra o la deuda prescribe.
La contabilidad no espera a perderla para reconocerla. Crea una estimación de cuentas incobrables que resta del saldo por cobrar.
La estimación se calcula con la experiencia del negocio por tramo de atraso. Con el ejemplo anterior, una empresa podría reservar 2% de lo vencido a 30 días.
Para lo de más de 90 días podría reservar la mitad. Los porcentajes salen de tu propio historial y los valida tu contador.
Ojo con la prescripción. El artículo 1043 del Código de Comercio da un año a la venta al menudeo hecha al fiado. Fuera de ese y otros plazos cortos, el artículo 1047 fija diez años.
La acción del pagaré prescribe en tres años desde el vencimiento, según el artículo 165 de la ley de títulos. Un saldo olvidado puede perder la vía legal antes de que alguien lo note.
Qué documentos respaldan una cuenta por cobrar
Una cuenta por cobrar vale lo que vale su papel. Sin documento, el saldo depende de la memoria del cliente.
| Documento | Qué prueba | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Contrato o pedido firmado | Qué se vendió, a qué precio y con qué plazo | Antes de entregar a crédito |
| CFDI de ingreso | La operación ante el SAT | Al vender o al cobrar, según el método de pago |
| Nota de cobro | El monto, el concepto y la fecha límite | Cada vez que se pide un pago |
| Pagaré | Una deuda que se cobra por la vía ejecutiva | En ventas a plazos y préstamos |
| Convenio de pago | El reconocimiento del adeudo y su calendario | Cuando el cliente se atrasa |
| Recibo de abono | Cada pago parcial con su fecha | En cada abono |
Guarda una copia de cada uno junto al saldo del cliente. Si el caso llega a un abogado, ese expediente ahorra semanas. La nota de cobro y el convenio de pago tienen formato listo para descargar en Makatea.
Cómo bajar las cuentas por cobrar sin perder clientes
- Avisa antes del vencimiento, no sólo después.
- Manda la liga de pago o la CLABE en el mismo mensaje.
- Registra cada abono el mismo día en que entra.
- Ofrece un convenio de pago cuando el atraso pasa de 30 días.
- Separa al que no puede pagar del que se olvidó.
- Revisa la antigüedad cada semana y sigue primero lo más viejo.
La mayoría de los atrasos cortos son olvidos. Un recordatorio a tiempo resuelve más que una llamada a los 60 días.
Cómo lo lleva un negocio que cobra cada mes
Makatea toma tu lista de clientes en Excel y manda los recordatorios por WhatsApp y correo en su fecha. Registra cada pago y cada promesa de pago contra su saldo. Te muestra la antigüedad al día y a quién seguir primero. Tus cuentas por cobrar dejan de vivir en una hoja que nadie actualiza. Son 14 días gratis · sin tarjeta.
Fuentes
- Código de Comercio, arts. 1043, 1047 y 1391. Texto vigente en https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/CCom.pdf
- Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito, arts. 165 y 170. Texto vigente en https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LGTOC.pdf
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Preguntas frecuentes
¿Las cuentas por cobrar son un activo o un pasivo?
Son un activo. Es dinero que te deben y que esperas cobrar, casi siempre en menos de un año. Por eso van en el activo circulante.
¿Cuál es un ejemplo de cuenta por cobrar?
La colegiatura de octubre que una familia no ha pagado. También la factura de un cliente a 30 días o la mensualidad de un crédito vencida.
¿Qué diferencia hay entre cuentas por cobrar y documentos por cobrar?
El respaldo. La cuenta por cobrar se apoya en una factura o un contrato. El documento por cobrar se apoya en un pagaré o una letra firmada por el deudor.
¿Cómo se calculan los días de cuentas por cobrar?
Se divide el saldo por cobrar entre las ventas a crédito del periodo y se multiplica por los días del periodo. Con $300,000 por cobrar y $900,000 vendidos en 90 días salen 30 días.
¿Cuándo una cuenta se vuelve incobrable?
Cuando ya no se espera recuperarla. Pasa si el cliente desaparece, quiebra o la deuda prescribe. Antes de eso se reconoce una estimación de cuentas incobrables.
¿Cuánto tiempo tengo para cobrar una deuda mercantil?
Depende del caso. La venta al menudeo al fiado prescribe en un año y el pagaré en tres. Sin plazo especial, el Código de Comercio fija diez años.
¿Qué es una venta a crédito?
Es la que se entrega hoy y se cobra después. Cada venta a crédito abre una cuenta por cobrar que se cierra con el último pago.
¿Makatea cobra comisión sobre lo que recupero?
No. Makatea cobra una mensualidad por usar el sistema. El pago llega directo a tu cuenta y Makatea sólo lo registra.
¿Qué quiere decir cuenta por cobrar?
Que un cliente te debe dinero por algo que ya le vendiste o le prestaste a crédito. Mientras no paga, ese monto es un derecho de cobro y se registra como activo en tu balance.
¿Qué son las cuentas por cobrar relacionadas?
Las que tienes con empresas o personas vinculadas a la tuya, como una empresa del mismo grupo, un socio o un accionista. Se presentan aparte de las cuentas de clientes para que se vea qué parte del saldo viene de partes relacionadas.
¿Qué son las cuentas por cobrar según las NIF?
Para la NIF C-3 son los derechos de la empresa a recibir dinero u otros bienes por ventas, servicios, préstamos u otras operaciones. Se separan en cuentas por cobrar comerciales, las de clientes, y otras cuentas por cobrar.
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