Cómo llevar el control de una rifa en Excel y cobrar los boletos

Se lleva con una fila por boleto, no con una lista de nombres. Once columnas y cuatro fórmulas: el número, a quién se lo diste, cuánto cuesta, cuánto abonó, el saldo que falta, el estado del boleto y la fecha de corte. Con eso la hoja te dice en un renglón cuáles están pagados, cuáles sigue apartando alguien que no ha depositado y cuáles puedes volver a vender. Se arma en una tarde en Excel o en Google Sheets, sin macros.

La diferencia con una lista de nombres es la que decide si la rifa cierra. Una lista te dice quién te debe. La hoja te dice qué número está libre, y eso es lo único que puedes volver a vender antes del sorteo.

Las once columnas, en el orden en que se capturan

Primero va lo que escribes a mano y después lo que se calcula solo. Así avanzas de izquierda a derecha y las columnas con fórmula se quedan quietas. Si mezclas captura y cálculo, alguien acaba escribiendo un número encima de una fórmula y la hoja empieza a mentir sin avisar.

El número de boleto va como texto

Si la columna está en formato de número, el 007 se guarda como 7 y el 010 como 10. Un talonario con ceros adelante deja de coincidir con el papel, y el día que alguien reclama un boleto no hay forma de probar cuál era. Se marca la columna como texto antes de capturar la primera fila, no después.

La columna que casi nadie pone es el estado

Las listas que circulan tienen nombre, teléfono y una casilla de pagado. Con eso se ven dos situaciones y en una rifa hay tres. El boleto libre y el boleto apartado sin pagar no son lo mismo: uno lo puedes vender hoy y el otro no, hasta que pase el corte. Separarlos es lo que te deja saber cuánto te falta vender y cuánto te falta cobrar, que son dos números distintos.

Las cuatro fórmulas, listas para pegar

Van en la fila 2 y se arrastran hacia abajo. La fecha de corte vive en M1 y las fórmulas la leen de ahí con el signo de pesos, para que no se mueva al arrastrar.

• En F2, el saldo del boleto: =SI(B2="","",D2-E2)
• En G2, el estado: =SI(B2="","LIBRE",SI(F2<=0,"PAGADO","APARTADO"))
• En H2, los días para el corte: =SI(O(B2="",F2<=0),"",$M$1-HOY())
• En M3, lo que falta cobrar: =SUMAR.SI(G2:G101,"APARTADO",F2:F101)

La fórmula del saldo devuelve vacío cuando el boleto está libre. Sin esa condición, los números que nadie apartó aparecen con el precio completo como adeudo y el total de lo que falta cobrar se infla con boletos que no le debe nadie.

Por qué el estado se calcula y no se escribe

Una casilla que se marca a mano se queda sin marcar. El estado sale de dos datos que ya capturaste: si hay nombre y si el saldo llegó a cero. Calculado, cambia solo el día que registras el abono, y la hoja no depende de que alguien se acuerde de palomear.

Los días para el corte sólo tienen sentido en lo apartado

Un boleto pagado no tiene cuenta regresiva y uno libre tampoco. La condición con la función O deja la columna vacía en los dos casos, así que al ordenar por ella arriba te quedan exactamente las filas a las que les vas a escribir hoy. Eso es la lista de trabajo del día.

La fecha de corte es la columna que cobra

El corte es el día en que un boleto sin pagar regresa al talonario. No es un castigo ni una amenaza: es la única razón honesta por la que alguien paga hoy en vez de la semana que entra. Va unos días antes del sorteo, tres a siete para un talonario normal, porque necesitas margen para cobrar a los últimos y volver a ofrecer los números que se liberaron.

Y se anuncia cuando entregas el boleto, no cuando ya pasó. Un corte que aparece después del sorteo, justo cuando el número que no se pagó resultó premiado, es la discusión más cara que puede tener una rifa. Escríbelo en el talonario y repítelo en el primer mensaje.

Cómo se cobra con la hoja en la mano

Publica la lista de disponibles, nunca la de deudores

Filtra la columna de estado por LIBRE y manda esos números al grupo. Hace el mismo trabajo que la lista de quién no ha pagado, con dos ventajas: te vende boletos y no expone a nadie frente a sus conocidos. La lista de deudores no mueve el pago y sí rompe relaciones.

Al que dijo sí por compromiso, dale la salida

Mucha gente no paga porque no sabe cómo decir que ya no quiere. El mensaje del día del corte ofrece las dos opciones, pagar hoy o liberar el número sin compromiso, y cobra más que uno que sólo insiste. Los cinco textos están en la página de mensajes para cobrar los boletos de una rifa.

El boleto abonado a medias se registra en la columna de abonado

No se marca como pagado y no se libera. Queda APARTADO con saldo, que es lo que de verdad es, y entra a la lista de trabajo igual que los demás. Un boleto a medias que entra al sorteo es el otro problema caro de una rifa, y se evita decidiendo antes qué pasa con él: se completa o se devuelve el abono.

Lo que la hoja no puede hacer

Tres cosas, y no es cuestión de fórmulas. La hoja no manda el mensaje: ordena la columna, y después abres WhatsApp y escribes uno por uno. No registra el acuse: no sabe si la persona lo leyó ni qué contestó, así que la conversación vive en el teléfono y la cuenta en la hoja, separadas. Y no sabe si el cliente ya pagó: eso lo sabe quien captura el abono, y mientras nadie lo capture la hoja da por apartado un boleto que ya está liquidado.

Con cincuenta boletos eso se aguanta en una tarde. Con trescientos repartidos en seis talonarios, el trabajo repetitivo se come la rifa, y el problema deja de ser la cuenta y empieza a ser el envío.

Dónde entra Makatea

Cuando lo que te falta ya no es la cuenta sino el aviso. Makatea registra el monto del boleto por persona, manda el recordatorio antes del corte y el aviso después, por WhatsApp y correo, y anota quién lo recibió y quién ya pagó. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero y no resguarda fondos, así que lo de los boletos entra a tu cuenta igual que hoy.

El número del boleto se escribe a mano en el mensaje, porque no es un campo de la cuenta. Todo lo demás, la fecha, el monto y el saldo, sale del registro. Los planes están en la página de precios y hay 14 días gratis sin tarjeta.