Plantilla de cobranza en Excel: las columnas, las fórmulas y lo que la hoja no puede hacer

Una plantilla de cobranza en Excel se arma con diez columnas y cuatro fórmulas. Las columnas guardan quién debe, cuánto, desde cuándo y qué le dijiste. Las fórmulas calculan el saldo, los días de atraso, el tramo de antigüedad y el total de cada tramo. Con eso la hoja ya te dice a quién seguir hoy, y se construye en una tarde sin macros y sin complementos.

Lo que sigue es esa hoja completa, columna por columna y fórmula por fórmula, para que la copies en un archivo en blanco. Casi todo lo que se publica en español sobre este tema es una liga de descarga con la lista de pestañas que trae el archivo. Aquí va lo de adentro, porque una hoja que no entiendes se rompe el día que alguien inserta una columna.

Las diez columnas, en este orden

El orden no es cosmético. Primero va lo que capturas a mano y después lo que se calcula solo. Así avanzas de izquierda a derecha sin saltarte celdas, y las tres columnas con fórmula se quedan quietas. Si mezclas captura y cálculo, alguien acaba escribiendo un número encima de una fórmula y la hoja empieza a mentir sin avisar.

Una fila por cargo, no por cliente

Es el error que más cuesta después. Una familia que debe agosto y septiembre son dos filas, no una fila con la suma. Si juntas los dos meses pierdes la fecha de vencimiento de cada uno, y sin esa fecha no hay días de atraso ni tramo de antigüedad. El reporte que sale de esas columnas es el que ordena tu semana, y cómo se lee está en antigüedad de saldos, cómo se arma.

Las cuatro fórmulas, listas para pegar

Van escritas con coma entre argumentos, que es lo que usa Excel configurado en español de Latinoamérica. Si al pegarlas te sale un error, tu Excel está configurado en español de España y separa con punto y coma. Cambia cada coma por punto y coma y funcionan igual. Lo mismo pasa en Google Sheets, donde el separador también lo decide la configuración regional del archivo.

El saldo y los días de atraso

• En F2, el saldo: =D2-E2
• En G2, los días de atraso: =SI(F2<=0,0,MAX(0,HOY()-C2))
• En inglés son IF, MAX y TODAY, con el mismo orden de argumentos.

La fórmula de atraso hace dos cosas a la vez. Devuelve cero cuando el cargo ya está pagado, para que un cliente al corriente no aparezca como vencido. Y devuelve cero cuando la fecha todavía no llega, para que un cargo del mes que viene no salga con días en negativo. Sin esas dos condiciones la columna se llena de números que no significan nada.

El tramo de antigüedad

• En H2: =SI(F2<=0,"Pagado",SI(G2=0,"Al corriente",SI(G2<=30,"1 a 30",SI(G2<=60,"31 a 60",SI(G2<=90,"61 a 90","Más de 90")))))

Los cortes en 30, 60 y 90 días son los de uso corriente en cartera. En cobranza recurrente casi todo vive en el primer tramo, porque una cuota mensual que se atrasa un mes ya tiene otra cuota encima. Si tu ciclo es quincenal, baja los cortes a 15, 30 y 45 y la lectura vuelve a tener sentido.

El total de cada tramo

En dos columnas libres a la derecha de la tabla, con el nombre del tramo en L2, pegas: =SUMAR.SI($H$2:$H$500,L2,$F$2:$F$500). En inglés es SUMIF. Repite la fórmula para los cinco tramos y ya tienes el resumen que se lee en diez segundos. Ese es el número que le enseñas a la dirección o a la asamblea, y es el único de toda la hoja que no cambia solo de un día para otro.

El detalle que rompe la columna de días

Al pegar la fórmula de días de atraso, Excel suele mostrar una fecha en vez de un número. Algo como 00/01/1900. No está mal calculado: la celda heredó el formato de fecha de la columna que restaste. Selecciona la columna G, entra a formato de celdas y ponla en número con cero decimales. Es la razón número uno por la que alguien abandona una hoja de cobranza a los cinco minutos de armarla.

El semáforo va con formato condicional

Pintar las filas a mano se ve bien el primer día y queda viejo el segundo. El color tiene que salir de la fórmula, no de tu memoria. Se hace una vez y se acabó.

1. 1Selecciona el rango A2:J500, empezando por A2 y no por el encabezado.
2. 2Entra a Inicio, Formato condicional, Nueva regla, y elige usar una fórmula.
3. 3Escribe =$G2>0 y asígnale un relleno ámbar. Es el cargo vencido.
4. 4Agrega una segunda regla con =$G2>30 y un relleno rojo. Ponla arriba de la anterior en el orden de reglas.
5. 5Agrega una tercera con =$F2<=0 y un relleno gris claro. Ésa es la fila ya pagada y va hasta arriba del orden.
6. 6Revisa que las tres reglas apunten al mismo rango y que el signo de pesos esté sólo antes de la letra.

El signo de pesos antes de la letra y no antes del número es lo que hace que se pinte la fila completa y no una sola celda. Es la parte que casi nunca se explica y la que más consultas genera.

Las tres cosas que Excel no hace, y no es por falta de fórmulas

La hoja resuelve muy bien la mitad del trabajo, que es saber quién debe y desde cuándo. La otra mitad es el contacto, y ahí no hay fórmula que alcance. No es un defecto de Excel. Es que una hoja de cálculo guarda lo que tú escribes y no sale a buscar nada.

1 · Mandar el aviso

La hoja te dice a quién escribirle. Escribirle lo haces tú, uno por uno, copiando el nombre y el monto a WhatsApp o al correo. Con cincuenta cargos es media mañana al mes. El armado del mensaje que sí se lee está en recordatorio de pago por WhatsApp, y los textos ya escritos, en plantillas de mensaje de cobranza.

2 · Registrar el acuse

La columna de último contacto guarda la fecha en que tú dices que mandaste el aviso. No guarda si llegó, si se leyó ni a qué número salió. El día que alguien reclama que nunca le avisaron, esa columna no prueba nada, porque la escribiste tú. Un acuse sirve cuando lo genera el canal y no la persona que cobra.

3 · Saber que el cliente ya pagó

La columna E vale lo que valga la última vez que alguien la actualizó. Si el pago entró el martes y la hoja se toca el viernes, el miércoles le escribiste a alguien que ya te había pagado. Ese mensaje es el que más molesta de toda la cobranza y el que más rápido te quita el permiso de volver a escribir. Cómo se cierra ese hueco está en qué es la conciliación de pagos.

Hasta dónde aguanta la hoja

Aguanta hasta donde aguanta tu tiempo, y el límite no es una cantidad de clientes. Es el primer mes en que dejas de mandar avisos porque no te dio la vida. Con 50 cargos al mes la hoja alcanza y sobra. Con 300 el trabajo de copiar y pegar es media plaza. La cuenta de horas por tamaño de cartera está en Excel y WhatsApp contra un sistema de cobranza.

Mientras tanto la hoja tiene una ventaja que ningún sistema te da de entrada: te obliga a entender tu propia cartera. Quien armó estas diez columnas a mano sabe qué le preguntar a un proveedor. Quien nunca las armó pide una demostración y no sabe qué mirar.

Dónde entra Makatea

Makatea toma esas mismas diez columnas, las carga desde tu hoja y se queda con la parte que Excel no hace. Manda el aviso por WhatsApp y por correo a la hora que fijas, guarda el acuse de quién lo recibió, y apaga los recordatorios de una cuenta el día que registras su pago. La antigüedad y el semáforo dejan de depender de que alguien abra el archivo. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no resguarda fondos, no califica crédito y no es despacho de cobranza.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, y están en precios. Arma primero la hoja, o bájala ya armada. Si al tercer mes sigues copiando y pegando mensajes, abre la pestaña de contactos, guárdala como CSV y súbela: esas cinco columnas son las que lee Makatea al importar, así que no hay que reescribir nada. Pruébalo 14 días.