Plantilla de cobranza en Excel para colegios: una fila por alumno y por cargo

Una plantilla de cobranza en Excel para un colegio se arma con trece columnas y una regla que decide todo lo demás: una fila por alumno y por cargo. Diez columnas son las de cualquier cartera, con la fecha de vencimiento, el saldo y los días de atraso calculados. Las otras tres son las que un formato genérico no trae y un colegio sí necesita: alumno, grado y ciclo. Con esa estructura la hoja te dice cada mañana a quién le toca aviso hoy, y no sólo quién pagó.

Casi todo lo que se descarga en español para esto está armado al revés. Es una cuadrícula de doce meses, con una fila por familia y una columna por mes, donde cada celda dice Pagado o Pendiente. Sirve para registrar. No sirve para cobrar, y la razón es concreta.

Por qué la cuadrícula de doce meses no sirve para cobrar

En la cuadrícula cada celda guarda un estado y nada más. Sabes que septiembre está pendiente. No sabes desde cuándo, porque la columna se llama Septiembre y no guarda el día en que vencía esa colegiatura. Sin esa fecha no hay días de atraso, y sin días de atraso no hay tramo de antigüedad.

Lo que se pierde sin fecha de vencimiento

El reporte que ordena la semana de cobranza sale de los días de atraso. Es lo que separa a la familia que lleva tres días de la que lleva cuarenta, y a cada una le toca un mensaje distinto. En una cuadrícula las dos aparecen igual de pendientes. Quien cobra termina leyendo la hoja completa cada lunes y decidiendo de memoria, que es exactamente el trabajo que la hoja tenía que quitarle. Cómo se lee ese corte está en antigüedad de saldos, cómo se arma.

Lo que se pierde con una fila por familia

Una familia con dos hijos en el colegio debe dos colegiaturas, no una. Si las juntas en un renglón de 6,400 pesos ya no puedes cobrarlas por separado, ni dar de baja a un alumno sin tocar el saldo del otro, ni ver que uno viene al corriente y el otro no. El día que uno de los dos egresa hay que reconstruir el historial a mano.

Las trece columnas, en este orden

Primero va lo que capturas a mano y después lo que se calcula solo. Las tres columnas con fórmula quedan juntas y nadie escribe un número encima de ellas. Las tres del final son las del giro y se llenan a mano.

Los dos cargos que un colegio no puede mezclar

La colegiatura y la reinscripción se cobran distinto, vencen distinto y se negocian distinto. En la hoja son dos filas con la misma familia y conceptos diferentes.

La colegiatura vence cada mes

Es el cargo parejo del ciclo. Vence el mismo día para todos y el atraso se lee de un vistazo en la columna de tramo. Es también el cargo que se convierte en convenio cuando una familia se atrasa dos meses, y la decisión de si cabe está en cuándo conviene un convenio de pago.

La reinscripción vence una vez al año

Se cobra una sola vez, en otra fecha y por un monto varias veces mayor. Si la sumas a la colegiatura del mes en que cae, el tramo de esa fila deja de decir la verdad: una familia que debe la reinscripción de hace cincuenta días se ve igual que una que debe el mes corriente. En su propia fila cada una envejece a su ritmo, y la reinscripción queda visible como lo que es en un colegio, que es la palanca del corte de ciclo.

El ciclo, que es la columna que casi nadie pone

Un cargo del ciclo pasado no se cobra igual que uno del ciclo en curso. Cambia quién contesta, cambia el argumento y cambia si el alumno sigue en el colegio. Con la columna de ciclo filtras la cartera vieja en dos clics y decides qué hacer con ella completa, en vez de tropezarte con un renglón de hace dos años a media semana. Qué se recupera de esa cartera y con qué esfuerzo está en cómo cobrar colegiaturas atrasadas.

Las tres cosas que la hoja no puede hacer

Ninguna tiene que ver con el tamaño del archivo. Excel aguanta mucho más padrón del que tiene un colegio mediano. Se rompe por otro lado.

1. 1El aviso lo sigue mandando una persona. La hoja te da la lista del día y después alguien abre WhatsApp y escribe uno por uno. A trescientas familias eso es una mañana entera cada semana.
2. 2No hay acuse. La columna de último contacto dice cuándo mandaste el mensaje, no si llegó. La diferencia aparece el día que un padre de familia asegura que nunca le avisaron.
3. 3El pago no apaga nada. Cuando una familia paga en caja, alguien tiene que escribirlo en la hoja antes del siguiente recordatorio. El día que se olvida, el colegio le cobra a quien ya pagó.

Dónde entra Makatea

Makatea toma la pestaña de contactos como está. Sus cinco columnas de nombre, teléfono, correo, saldo y estatus son las que lee al importar, así que se guarda esa pestaña como CSV y se sube sin renombrar nada. Las columnas de alumno, grado y ciclo se guardan como campos propios del colegio y no rompen la carga. De ahí en adelante Makatea manda el recordatorio a la hora que fijas, guarda el acuse de quién lo recibió y apaga los avisos de un cargo el día que registras su pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no califica crédito.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Arma primero la hoja y trabájala un ciclo de cobro completo. Si al segundo mes sigues escribiendo los avisos uno por uno, pruébalo 14 días. Qué pedir que te enseñen en pantalla antes de contratar cualquier sistema está en qué pedirle a un software de cobranza para un colegio.