Plantilla de cobranza en Excel para gimnasios: la renovación y el saldo vencido no van juntos

Una plantilla de cobranza en Excel para un gimnasio se arma con doce columnas y una fila por cargo. Diez son las de cualquier cartera, con la fecha de vencimiento, el saldo y los días de atraso calculados. Las otras dos son las del giro y son las que cambian el trabajo: plan, que dice si el cargo es mensual, trimestral o anual, y cartera, que separa al socio por renovar del socio que dejó un saldo. Con esa columna la hoja te dice a quién le mandas un aviso y a quién le mandas un cobro, que no es el mismo mensaje.

Lo que se descarga hoy en español está armado para otra cosa. Son hojas de control de gimnasio, con altas y bajas, asistencia, caja y una pestaña de pagos. Registran la operación del negocio y lo hacen bien. Para cobrar se quedan cortas por una razón concreta.

Por qué un vencimiento no es un adeudo

En un gimnasio la mayoría de las membresías se pagan por adelantado. El socio paga y entrena treinta días. Cuando esos treinta días se acaban no debe nada: lo que pasa es que su membresía venció. Una hoja que marca ese renglón en rojo junto al del que sí debe está mezclando dos situaciones que se atienden distinto.

El que está por renovar

No tiene saldo. Tiene una fecha que se acerca. Lo que le sirve es un recordatorio antes del vencimiento, con el monto y la fecha, para que renueve sin pensarlo. Si le llega un mensaje de cobro entiende que le estás reclamando algo que no debe, y la primera reacción es contestar que ya no va a seguir.

El que dejó un saldo

Sí debe. Firmó por un periodo, lo usó y no lo pagó, o su cargo domiciliado falló y nadie lo repuso. A este se le cobra, con la fecha en que venció y el monto. Es el caso que envejece y el que se lee en el tramo de antigüedad.

Las doce columnas, en este orden

Primero va lo que capturas a mano y después lo que se calcula solo. Las tres columnas con fórmula quedan juntas y nadie escribe un número encima de ellas. Las dos del final son las del giro.

El plan trimestral rompe la hoja de doce meses

Casi todo gimnasio vende al menos dos plazos. La mensualidad y algo más largo, que suele ser el trimestre o el año con descuento. En una cuadrícula de doce columnas el plan trimestral no cabe: o lo partes en tres celdas que no corresponden a ningún cobro, o lo pones entero en el mes que se firmó y los otros dos meses aparecen vacíos como si el socio hubiera dejado de pagar.

Con una fila por cargo el trimestre es una fila, con su monto y su fecha de vencimiento. Vence una vez, se avisa una vez y envejece a su ritmo. La columna de plan sirve además para ver qué proporción de tu padrón está en plazo largo, que es lo que sostiene la caja de los meses flojos.

La baja que nadie registra

Es el otro agujero del giro y no lo trae ninguna plantilla publicada. Un socio se da de baja, o simplemente deja de venir y deja de pagar, y su renglón se queda generando cargos mes con mes. Al cabo de un semestre tienes una cartera vencida inflada con dinero que nunca vas a cobrar.

Eso ensucia todos los números. El total vencido deja de ser una meta y se vuelve un adorno, el porcentaje de morosidad sube sin que nadie haya dejado de pagar y la lista de a quién seguir hoy trae nombres que ya no existen. En la hoja la baja se cierra: se deja de generar el cargo siguiente y el renglón viejo se marca en la columna de próximo paso con lo que decidiste hacer con él. Qué se recupera de esa cartera vieja y con qué esfuerzo está en a quién cobrar primero.

El cargo domiciliado que falla no es morosidad

Si cobras con domiciliación una parte de tus cargos va a fallar cada mes por tarjeta vencida, por fondos o por un cambio de banco. Ese socio quería pagar. En la hoja el cargo fallido se registra con su saldo, porque el dinero no entró, y el próximo paso no es un cobro sino pedir que actualice el medio de pago. Cómo funciona ese cobro y qué se firma antes está en cuándo conviene cobrar con domiciliación.

Las tres cosas que la hoja no puede hacer

No tienen que ver con el tamaño del archivo. Excel aguanta mucho más padrón del que tiene un gimnasio de barrio. Se rompe por otro lado.

1. 1El aviso lo sigue mandando una persona. La hoja te da la lista del día y después alguien abre WhatsApp y escribe uno por uno. Con quinientos socios y vencimientos repartidos en los treinta días, eso es trabajo de todas las mañanas.
2. 2No hay acuse. La columna de último contacto dice cuándo mandaste el mensaje, no si llegó. La diferencia aparece el día que un socio asegura que nunca le avisaron del cobro.
3. 3El pago no apaga nada. Cuando alguien renueva en recepción, esa persona tiene que escribirlo en la hoja antes del siguiente recordatorio. El día que se olvida, el gimnasio le cobra a quien acaba de pagar.

Dónde entra Makatea

Makatea toma la pestaña de contactos como está. Sus cinco columnas de nombre, teléfono, correo, saldo y estatus son las que lee al importar, así que se guarda esa pestaña como CSV y se sube sin renombrar nada. Las columnas de plan y cartera se guardan como campos propios del gimnasio y no rompen la carga. De ahí en adelante Makatea manda el aviso de renovación antes de la fecha y el cobro después de ella, guarda el acuse de quién recibió cada mensaje y apaga los avisos de un cargo el día que registras su pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no califica crédito.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Arma primero la hoja y trabájala un mes completo con las dos carteras separadas. Si al segundo mes sigues escribiendo los avisos uno por uno, pruébalo 14 días. Cómo queda la secuencia de cada cartera está en cobranza para gimnasios.