¿Cómo mando recordatorios de pago por WhatsApp desde Excel?

Lo más fácil es una columna más en tu hoja: una fórmula que arma la liga de WhatsApp de cada cliente con su número, su nombre, su monto y su fecha ya metidos en el texto. Das un clic en la celda, se abre el chat de esa persona con el mensaje escrito, lo revisas y lo mandas. No hace falta macro, ni complemento, ni API. Lo único que cambia respecto de escribir a mano es que el mensaje ya viene armado con los datos de esa fila, y que no te equivocas de monto.

Abajo está la fórmula para pegar, la versión que funciona en Excel para Mac y en Excel para la web, donde la fórmula de siempre no sirve y casi nadie lo dice, y la limpieza del número, que es donde falla el 90% de los intentos. Al final, por qué el envío masivo con macro es el camino que te tumba la línea.

Cómo se arma la liga

La liga que abre un chat de WhatsApp con texto prearmado tiene cuatro partes. Entenderlas es lo que te deja arreglar la fórmula cuando no funcione, en vez de copiar otra.

La parte que casi nadie explica es la cuarta. El texto no se puede pegar tal cual en una dirección de internet: los espacios, los acentos y los saltos de línea tienen que ir codificados. Un espacio se vuelve %20. Si no lo codificas, el mensaje llega cortado en la primera palabra.

Las columnas que necesita la hoja

Cuatro columnas y la quinta es la fórmula. Si tu hoja ya tiene más, mejor; lo que importa es que estas cuatro existan y estén limpias.

La fórmula, lista para pegar

Ésta es para Excel en Windows, de la versión 2016 en adelante y en Microsoft 365. Va en E2 y se arrastra hacia abajo.

Dos cosas que conviene saber antes de pelearte con ella. Si tu Excel separa los argumentos con punto y coma en vez de coma, cambia todas las comas de la fórmula por punto y coma. Y `URLCODIF` es el nombre en español de la función que en inglés se llama ENCODEURL: es la que codifica el texto.

La versión para Mac, para Excel en la web y para Google Sheets

Aquí está el detalle que tumba la mitad de los tutoriales. La documentación de Microsoft dice que ENCODEURL no está disponible en Excel para la web ni en Excel para Mac, y que en Mac puede aparecer en la lista de funciones pero no devuelve resultados, porque depende de componentes de Windows. Si copias la fórmula de arriba en una Mac, no va a funcionar y no es tu culpa.

La salida es codificar a mano lo único que de verdad estorba, que son los espacios, y escribir el texto sin acentos ni signos de admiración.

En Google Sheets los nombres de las funciones son los de inglés: HYPERLINK, SUBSTITUTE y TEXT. Y Sheets sí tiene ENCODEURL, así que ahí puedes usar la primera versión cambiando sólo los nombres.

Limpiar el número, que es donde falla casi siempre

La liga no tolera espacios, guiones, paréntesis ni el signo de más. Si tu columna de teléfonos viene de una lista vieja, lo más probable es que traiga de todo. Esta fórmula la limpia en una columna auxiliar, digamos F2, y después la fórmula de arriba usa F2 en vez de B2.

Y una advertencia sobre el número que cuesta caro: un teléfono de diez dígitos sin lada de país se guarda como mexicano. Si tienes clientes en Colombia o en Perú en la misma hoja, la lada tiene que estar en su propia columna y la fórmula tiene que tomarla de ahí, no estar escrita dentro del texto.

Qué hace y qué no hace esta columna

Conviene tener claro lo que acabas de construir, porque es menos de lo que parece y también más.

El renglón de la derecha que más duele es el segundo. Una columna de ligas no sabe quién pagó, así que el mes que no actualices los pagos antes de mandar vas a cobrarle a alguien que ya pagó. Ésa es la razón por la que esta hoja necesita tener los pagos al día más que cualquier otra, y para eso sirve el control de pagos mensuales, que calcula el saldo de cada quien con su día de pago, o el control de pagos si llevas una fila por cargo.

Por qué no conviene la macro que manda sola

El siguiente paso que todo mundo busca es una macro que recorra la lista y mande los mensajes sin clics. Técnicamente se puede, y es justo lo que pone en riesgo la línea. Lo que tumba un número de WhatsApp no es el volumen: es el porcentaje de gente que marca los mensajes como spam, y una ráfaga de mensajes idénticos a cien personas en diez minutos produce exactamente eso. Qué provoca un bloqueo y cómo se recupera una línea está en por qué me bloquearon el número de WhatsApp.

• La macro automatiza el envío, pero no el consentimiento: sigue siendo tu número personal escribiéndole a gente que no esperaba el mensaje.
• No hay forma de que una macro detenga el mensaje de quien pagó ayer, porque la macro no sabe quién pagó.
• Si la línea se cae, se cae con todos tus clientes dentro, no sólo con los que estabas cobrando ese día.

Cuándo esta columna ya no alcanza

La fórmula es la respuesta correcta hasta cierto tamaño, y el límite no es el número de clientes: es el número de clics al mes. Veinte clientes son veinte clics una vez al mes y eso se hace tomando café. Doscientos clientes con aviso antes y después del vencimiento son ochocientos clics al mes, y ahí el problema ya no es la fórmula sino la hora.

Makatea lee esa misma hoja: la guardas como CSV, la subes y cada aviso sale solo en su fecha por WhatsApp y correo, con el nombre, el monto y la fecha de cada quien. Se detiene cuando registras el pago, así que deja de escribirle a quien ya pagó, y guarda la fecha y el texto de cada aviso que salió. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve el dinero ni emite la factura. Para quien cobra la misma cuota cada mes a un padrón conocido es la mejor opción, porque es exactamente el caso en que los clics se multiplican y el aviso tiene que salir aunque ese día nadie se acuerde. El precio está en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

Cómo se sube esa hoja y qué columnas tiene que traer está en subir tu lista de clientes desde Excel.