Control de pagos mensuales en Excel
Un control de pagos mensuales es la cuadrícula donde cada cliente lleva un renglón y cada mes del año una columna, para ver de un golpe quién pagó qué mes. Es la libreta de toda la vida, con la suma hecha: si quieres una fila por cargo con días de atraso y tramo, eso es el [control de pagos](/formatos/control-de-pagos) y sirve para otra cosa.
La hoja de abajo calcula los meses que ya vencieron según el día de pago de cada persona y su mes de alta, y de ahí saca el saldo. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
La pestaña Mensualidades, con cuatro ejemplos
| Cliente | Concepto | Mensualidad | Día de pago | Mes de alta | Meses vencidos | Debió pagar | Pagado | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lucía Herrera | Clases de piano | 1,200.00 | 5 | enero | 10 | 12,000.00 | 12,000.00 | 0.00 |
| Roberto Salas | Mantenimiento de jardín | 950.00 | 10 | marzo | 8 | 7,600.00 | 6,175.00 | 1,425.00 |
| Despacho Ibarra | Iguala de soporte | 3,500.00 | 1 | junio | 5 | 17,500.00 | 17,500.00 | 0.00 |
| Elena Campos | Renta de bodega | 1,800.00 | 15 | enero | 9 | 16,200.00 | 12,600.00 | 3,600.00 |
Meses vencidos y saldo, calculados con corte al 14 de octubre de 2026; en la hoja se recalculan con la fecha del día. Suman 5,025.00 por cobrar. Elena lleva nueve meses vencidos y no diez porque su día de pago es el 15 y el corte es el 14. La fila de totales de abajo suma lo que entró cada mes: en octubre, 4,700.00.
Lo que va en cada parte del control de pagos mensuales
- Mensualidad
- Lo que paga cada mes esa persona. Es el número del que sale todo lo demás, así que si cambia a media hoja conviene abrir otro renglón en vez de pisarlo.
- Día de pago
- El día del mes en que vence: 5, 10, 15. La hoja no le cuenta el mes en curso a quien todavía no llega a su día, y eso evita cobrarle a quien no te debe.
- Mes de alta
- El mes en que empezó a pagar este año. Si entró en junio pones 6 y la hoja no le cuenta enero a mayo. Sin esta columna todo cliente nuevo nace con meses de adeudo que no existen.
- Las doce columnas de mes
- Anotas lo que llegó, aunque sea parcial. Roberto pagó 475 en septiembre y la hoja lo toma como medio mes, no como mes pagado.
- Año del control
- Una celda aparte, arriba a la derecha. Para el año siguiente copias la pestaña, cambias el año y borras los pagos. El saldo que venía se pasa como cargo aparte.
Cuándo se pide un control de pagos mensuales
La misma cuota cada mes
Clases, igualas, mantenimiento, renta de bodega, membresías. Todo lo que es el mismo monto el mismo día de cada mes cabe en un renglón.
Ver el año completo de una persona
La cuadrícula enseña el patrón: quién paga puntual, quién paga tarde todos los meses y quién dejó de pagar en mayo. Una lista de cargos no deja ver eso.
Saber cuánto cobraste cada mes
La fila de totales suma cada columna de mes. Es tu ingreso cobrado, mes por mes, sin sacar otra hoja.
Errores comunes con el control de pagos mensuales
Usarla para cargos de distinto monto
Si a la misma persona le cobras 1,200 un mes y 3,400 otro, la columna de mensualidad deja de servir para calcular. Eso es una fila por cargo y va en el control de pagos.
Dejar el mes de alta en blanco
La hoja asume enero y le cuenta meses que ese cliente no contrató. El saldo sale inflado y la primera llamada la pierdes dando explicaciones.
Borrar el renglón de quien se fue
Pierdes el historial del año y la prueba de lo que sí pagó. Mejor marca el estatus y deja el renglón quieto.
Que los recordatorios salgan solos
Las cinco primeras columnas de la pestaña son las que lee Makatea: guardas la hoja como CSV y la subes al abrir tu cuenta. El aviso de cada mensualidad sale solo unos días antes de su fecha, por WhatsApp y correo, y se detiene cuando registras el pago.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar dinero a un cliente sin perderlo
Lo que se pregunta del control de pagos mensuales
- ¿Cómo calculo los meses vencidos?
- Del mes de alta al mes en curso, y el mes en curso cuenta sólo si ya pasó el día de pago. La hoja lo hace sola: Elena, con día 15, lleva nueve meses vencidos al 14 de octubre y diez al 15.
- ¿Sirve para cobrar colegiaturas?
- Sí, pero hay una hoja hecha para eso. El [control de pagos de colegiaturas](/formatos/control-de-pagos-de-colegiaturas) trae los diez meses del ciclo escolar y el alumno con su tutor, que es como se cobra en un colegio.
- ¿Qué hago con un pago parcial?
- Lo anotas en la columna del mes que pagó. La hoja lo suma a lo pagado y el saldo que queda sigue a la vista, sin que tengas que llevar una cuenta aparte.
- ¿Y si un cliente paga por adelantado?
- Anótalo en la columna del mes que está cubriendo, no en el mes en que entró el dinero. Así la cuadrícula sigue diciendo qué mes está pagado.
- ¿Cuántos clientes aguanta?
- Doscientos renglones con las fórmulas puestas. Pasando de ahí la hoja se vuelve lenta de revisar a mano, y es la señal de que conviene que los avisos salgan solos.
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