Control de ventas a crédito en Excel
Un control de ventas a crédito es la hoja donde queda cada venta que entregaste sin que te pagaran completo: qué se llevó el cliente, cuánto dejó de enganche, cuánto ha abonado y qué falta. Lo usa quien vende mueble, línea blanca, celulares o ropa por catálogo y cobra en abonos. No se le entrega al cliente: es el registro de quien vendió.
La hoja de abajo lleva una fila por venta. Pones el precio, el enganche y lo abonado, y el saldo se calcula solo. A la derecha van la frecuencia, el día en que ese cliente paga y la fecha del próximo abono.
La hoja con tres ventas, revisada el 5 de octubre de 2026
| Cliente | Artículo | Precio | Enganche | Abonado | Saldo | Frecuencia | Próximo pago |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Rosa Martínez | Refrigerador | 11,600.00 | 2,000.00 | 1,600.00 | 8,000.00 | Quincenal, 15 y fin de mes | 15-oct-2026 |
| Pedro Gómez | Sala de 3 piezas | 14,500.00 | 1,500.00 | 4,000.00 | 9,000.00 | Semanal, sábado | 26-sep-2026 |
| Lucía Pérez | Celular | 6,200.00 | 500.00 | 0.00 | 5,700.00 | Semanal, viernes | 2-oct-2026 |
El saldo sale de precio menos enganche menos abonado, y suma 22,700.00 entre las tres ventas. La columna que decide el día es la del próximo pago. Pedro Gómez la trae en 26 de septiembre, nueve días atrás, así que lleva una semana y media sin abonar y es el único de los tres que está vencido. Lucía Pérez la trae en 2 de octubre y no ha abonado nada desde el enganche: su primera semana es la que avisa si la venta se va a complicar.
Lo que va en cada parte del control de ventas a crédito
- Nombre, teléfono, correo, saldo y estatus
- Las cinco primeras columnas, en ese orden. Son las que lee el importador de Makatea, así que la hoja se puede subir tal cual guardada como CSV. El estatus es activo, vencido o baja.
- Artículo
- Qué se llevó, con el detalle suficiente para reconocerlo en una conversación. Es la columna que hace que el recordatorio no suene a cobranza de banco: a la gente le cuadra más «el refrigerador» que «el contrato 118».
- Precio, enganche y abonado
- El precio es el de contado más el recargo si lo hay, ya sumado, porque es la cifra que el cliente aceptó. El enganche se captura una vez. Lo abonado se suma el mismo día que entra el dinero, no al final de la semana.
- Saldo
- No se teclea. Es precio menos enganche menos abonado, y la hoja lo recalcula cada vez que capturas un abono. Si el saldo sale negativo, el cliente pagó de más y hay un saldo a favor que conviene aclarar antes de que lo reclame.
- Frecuencia y día de cobro
- El día es el del cliente, no el tuyo. Quien cobra los sábados tiene dinero el sábado, y un recordatorio el lunes le llega cuando ya se gastó. Esta columna es la que convierte la hoja en un calendario.
- Próximo pago
- La fecha del siguiente abono esperado. Ordenando por esta columna sale la lista de a quién le toca esta semana, y las fechas que ya pasaron son los que se atrasaron.
Cuándo se pide un control de ventas a crédito
Saber a quién le toca esta semana
Se ordena por próximo pago y arriba quedan los de los próximos siete días. Ésa es la lista de recordatorios de la semana, y se manda antes del día de cobro de cada quien.
Cerrar la venta sin que se te olvide el plazo
La fila se llena el día que entregas la mercancía, con el cliente enfrente. Si se llena después, lo que se pierde es el dato que nadie recuerda a la semana siguiente: qué día dijo que iba a pagar.
Pasar de la libreta a un sistema
Las cinco primeras columnas son las del importador de Makatea. La misma hoja se sube y cada venta queda con su saldo, su frecuencia y su día de cobro, sin volver a capturar.
Errores comunes con el control de ventas a crédito
Una fila por cliente
Quien compró dos cosas lleva dos filas. Cada venta tiene su enganche, su plazo y su fecha, y juntarlas en una sola fila borra cuál de las dos se atrasó. Para ver a la persona completa está la lista de deudores.
Capturar el precio de contado y el recargo aparte
El cliente aceptó un total y en ese total piensa. Si la hoja lleva el precio de contado y el recargo en dos columnas, cada abono obliga a una cuenta mental y el saldo que le dices no coincide con el que él lleva. Un recargo que aparece después de la venta no se sostiene, así que va dentro del precio desde el primer día.
Cobrar el día que a ti te conviene
Mover el día de cobro al cierre de tu mes parece ordenado y sube el atraso. La venta a crédito vive de cobrar cuando la persona tiene el dinero en la mano.
Dejar envejecer la venta sin volver a hablar
Una venta al menudeo a crédito no se puede exigir para siempre. El Código de Comercio le da un plazo propio a la acción del comerciante al menudeo por lo que vendió al fiado, y es el más corto de todos los plazos de cobro. Un saldo que lleva meses parado se habla, se reconoce por escrito o se convierte en convenio, no se guarda.
Que los recordatorios salgan solos
La hoja dice quién debe y qué día paga, pero no le avisa a nadie. Makatea toma la misma hoja, manda el recordatorio por WhatsApp o correo antes del día de cobro de cada cliente, registra el abono que entra y deja anotada la fecha que prometió quien no pagó. Makatea recuerda, registra y comunica. No recibe el dinero ni financia la venta.
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Lo que se pregunta del control de ventas a crédito
- ¿Qué es un control de ventas a crédito?
- La hoja donde queda cada venta entregada sin pago completo, con el enganche, lo abonado, el saldo y el día en que ese cliente paga. Es un registro interno de quien vendió.
- ¿Es lo mismo que una tabla de amortización?
- No. La tabla de amortización reparte un préstamo con intereses en pagos iguales y dice cuánto de cada pago es capital y cuánto interés. Este control lleva ventas de mercancía, donde el precio ya incluye el recargo y los abonos no siguen una fórmula.
- ¿Cómo calculo el saldo de cada venta?
- Precio menos enganche menos lo abonado. La hoja lo hace sola en la columna verde cada vez que capturas un abono.
- ¿Puedo cobrar recargos por atraso?
- Sólo si se los dijiste antes de la venta y quedaron por escrito. Un recargo que aparece por primera vez en el mensaje de cobro no se sostiene y suele costar la cuenta completa.
- ¿Qué hago con las ventas de hace muchos meses?
- Revisar el plazo antes de seguir cobrando igual. La acción del comerciante al menudeo por ventas al fiado tiene su propio plazo en el Código de Comercio, y es corto. Lo que conviene es volver a hablar y dejar por escrito el reconocimiento o un convenio con fechas.
- ¿La hoja manda los recordatorios?
- No. Ordena las fechas y calcula los saldos. El aviso lo manda quien vendió, a mano o con un sistema que tome la hoja y escriba antes del día de cobro.
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