Paz y salvo de administración: formato en Word
Un paz y salvo de administración es el certificado con el que el administrador de una copropiedad en Colombia hace constar que una unidad privada está al día en cuotas ordinarias y extraordinarias, intereses de mora y sanciones, hasta un mes de corte. Lo firma el administrador como representante legal de la persona jurídica de la propiedad horizontal, y lo pide el propietario que vende, que arrienda o que se va a trastear.
Hay una razón concreta por la que se pide tanto. El artículo 29 de la Ley 675 de 2001, leído hoy en la Secretaría del Senado, dispone que en la escritura de transferencia de dominio de un inmueble sometido a propiedad horizontal «el notario exigirá paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes expedido por el Representante Legal de la copropiedad», y que si no se cuenta con él, se deja constancia en la escritura de esa circunstancia y «de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad». Por eso el comprador lo revisa: sin él, la deuda del vendedor pasa a ser también suya.
Abajo está el formato para copiarlo o bajarlo en Word. El archivo trae dos versiones: la de la copropiedad y la de una deuda entre particulares. Los valores van en pesos colombianos y lo que está entre corchetes es lo que cambias. Esta página no es asesoría legal.
El formato completo
PAZ Y SALVO DE ADMINISTRACIÓN
[NOMBRE DEL EDIFICIO O CONJUNTO] – PROPIEDAD HORIZONTAL · NIT [número]
EL SUSCRITO ADMINISTRADOR Y REPRESENTANTE LEGAL CERTIFICA:
Que la unidad privada [apartamento / casa / local] No. [número] [, con parqueadero No. [número] y depósito No. [número]], identificada con matrícula inmobiliaria No. [número], de propiedad de [nombre completo del propietario(a)], identificado(a) con C.C. [número], se encuentra a PAZ Y SALVO con la copropiedad por concepto de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, intereses de mora, [multas, sanciones, cuota de parqueadero, uso de zonas comunes] hasta el mes de [mes] de [año], inclusive.
Cuota ordinaria de administración: pagada hasta [mes y año]
Cuota extraordinaria [nombre o acta que la aprobó]: [mes y año / no aplica]
Intereses de mora, multas y sanciones: sin saldo
La cuota ordinaria vigente de la unidad es de $[valor] mensuales. Este paz y salvo no incluye las cuotas que se causen después del mes indicado.
Se expide a solicitud del interesado(a), con destino a [notaría para la escritura de venta / trasteo / entidad que lo pide / quien interese], y es válido hasta el [fecha].
[Nombre del administrador(a)] · Administrador(a) y representante legal · C.C. [número] · +57 [teléfono] · [correo de la administración]
[Vo. Bo. contador(a) o revisor(a) fiscal, si el reglamento lo pide: nombre y firma]
El paz y salvo de una deuda entre particulares
La segunda versión del archivo no tiene nada que ver con la copropiedad: es la que firma un acreedor cuando una persona le terminó de pagar un préstamo, una venta o una letra. Sirve de prueba de que la obligación quedó extinguida, y por eso conviene que diga el capital, los intereses pagados y el último pago con su fecha.
PAZ Y SALVO
Yo, [nombre completo del acreedor(a)], mayor de edad, identificado(a) con C.C. [número] de [ciudad de expedición], hago constar que [nombre completo del deudor(a)], identificado(a) con C.C. [número], pagó en su totalidad la obligación de $[valor en números] ([valor en letras] PESOS M/CTE) originada en [préstamo de dinero del [fecha] / venta de [bien] / la letra de cambio / el pagaré No. … de fecha …].
Capital: $[valor] · Intereses pagados: $[valor o 0] · Último pago: [fecha], por [transferencia / efectivo / consignación], $[valor] · Saldo a la fecha: $0
En consecuencia, a la fecha [nombre del deudor(a)] se encuentra a PAZ Y SALVO conmigo por esta obligación, por capital, intereses y cualquier otro concepto derivado de ella.
[Opcional: Con este documento le devuelvo el original de [la letra de cambio / el pagaré] que firmó como respaldo de la obligación.]
Para constancia se firma en [ciudad], el [día] de [mes] de [año].
Lo que va en cada parte del paz y salvo de administración
- La unidad, con matrícula inmobiliaria
- No basta el número del apartamento. La matrícula inmobiliaria es lo que identifica el inmueble en la escritura, y es el dato que la notaría va a cruzar. Si la unidad tiene parqueadero y depósito con número propio, van ahí: son los que generan cuota aparte en muchos reglamentos.
- El mes hasta el que está al día
- «Hasta el mes de [mes] de [año], inclusive». Es el renglón que lee el comprador y el que define el alcance de lo que certificas. Un paz y salvo sin mes de corte no dice nada y te deja respondiendo por lo que venga después.
- Los conceptos que cubre
- Cuota ordinaria, extraordinaria, intereses de mora, multas y sanciones. Se nombran uno por uno porque una unidad puede estar al día en la ordinaria y deber la extraordinaria de una obra. Si falta alguno, no se expide paz y salvo: se expide estado de cuenta.
- La cuota vigente
- El valor mensual de la unidad hoy. No es un requisito del certificado, pero es lo primero que pregunta quien compra o quien va a arrendar, y ponerlo ahorra una llamada.
- El destino y la vigencia
- Para qué se expide y hasta cuándo vale. La vigencia protege a la administración: un paz y salvo de marzo presentado en agosto certifica marzo, y la fecha escrita evita la discusión.
- Quién firma
- El administrador o administradora como representante legal, con su cédula y los datos de contacto de la administración. Si el reglamento pide visto bueno del contador o del revisor fiscal, va debajo.
Cuándo se pide un paz y salvo de administración
La venta de la unidad
Es el uso que lo vuelve obligatorio en la práctica: el notario lo exige para la escritura de transferencia, por el artículo 29 de la Ley 675 de 2001.
El arriendo y el trasteo
Muchos reglamentos condicionan la autorización de trasteo a que la unidad esté al día. El certificado es lo que la portería pide, y conviene que traiga la vigencia escrita.
Un crédito o un trámite que lo pide
Bancos y entidades lo solicitan junto con el certificado de tradición. Ahí el destino se escribe con el nombre de quien lo pide.
Errores comunes con el paz y salvo de administración
Expedirlo con un saldo pendiente «pequeño»
Un paz y salvo con deuda es un certificado falso firmado por el representante legal de la copropiedad. Si hay saldo, lo que corresponde es un estado de cuenta con el detalle, no este documento.
Dejarlo sin mes de corte
Es el error más común y el que más caro sale. Sin el mes, el certificado parece cubrir todo, incluidas las cuotas que se causaron después de firmarlo.
Omitir la cuota extraordinaria
La ordinaria y la extraordinaria se pagan por separado y se deben por separado. Un paz y salvo que sólo habla de «cuotas de administración» deja la duda, y la notaría la va a preguntar.
Firmarlo sin comparar contra el estado de cuenta de la unidad
La memoria no alcanza con sesenta unidades. Se abre el estado de cuenta, se mira el último mes pagado y ése es el que va en el certificado.
Que los recordatorios salgan solos
Makatea lleva el padrón de la copropiedad por unidad y manda el aviso de cada cuota en su fecha, por WhatsApp y correo, y lo detiene cuando la administración registra el pago. La ventana de envío y los días se configuran por cuenta, así que el aviso no sale en un horario que no corresponde, y los teléfonos se guardan con su indicativo, +57 en Colombia. Makatea recuerda, registra y comunica: no recauda, no expide este certificado y no mueve el dinero de la copropiedad.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar la cuota de administración
Así cobra Makatea en condominios y administradoras
Lo que se pregunta del paz y salvo de administración
- ¿Quién expide el paz y salvo de administración?
- El administrador o administradora de la copropiedad, como representante legal de la persona jurídica de la propiedad horizontal. No lo expide el consejo ni un propietario.
- ¿Por qué el notario pide el paz y salvo?
- Porque el artículo 29 de la Ley 675 de 2001 lo exige para la escritura de transferencia de dominio. Si no se cuenta con él, en la escritura se deja constancia de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.
- ¿Puedo expedirlo si la unidad debe un mes?
- No. Con saldo pendiente lo que se expide es un estado de cuenta con el detalle de lo que falta. Un paz y salvo con deuda compromete a quien lo firma.
- ¿Cuánto tiempo vale un paz y salvo?
- Lo que diga su propia vigencia, y certifica hasta el mes de corte que trae escrito. Lo habitual es darle validez de días o semanas, porque la cuota del mes siguiente se causa igual.
- ¿Sirve este formato en México?
- Allá el documento equivalente se llama distinto y se expide con otro marco: es la [carta de no adeudo de condominio](/formatos/carta-de-no-adeudo-de-condominio).
- ¿Qué hago si el propietario pide el paz y salvo y tiene cuotas en mora?
- Se le entrega el estado de cuenta con el total y, si quiere ponerse al día en partes, se revisa un acuerdo de pago. El cobro por escrito está en [carta de cobro de cuotas de administración](/formatos/carta-de-cobro-de-cuotas-de-administracion).
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