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Formatos de cobranza · Word, gratis

Solvencia de pago escolar: formato en Word

Revisada en octubre de 2026

La solvencia de pago escolar es la constancia que emite el colegio para hacer constar que el representante o encargado está al día en sus pagos hasta un mes concreto. La firma la administración del colegio y la pide la familia: para inscribir el año siguiente, para trasladarse a otra institución o para cualquier trámite que la solicite. Lo que la hace útil es el mes de corte, porque fuera de ahí no dice nada.

Aquí están los dos formatos para copiarlos o bajarlos en Word. El primero es el de Venezuela, donde el documento se llama solvencia administrativa y lo pide el representante. El segundo es el de Guatemala, con quetzales y el DPI del encargado. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.

Descargar en WordGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

El formato de Venezuela, completo

[Nombre de la Unidad Educativa] · RIF [J-00000000-0] · [Dirección] · [+58 212 000 0000]

SOLVENCIA ADMINISTRATIVA · Año escolar [2026-2027]

Quien suscribe, [nombre], en su carácter de [administrador(a) / director(a)] de la [Unidad Educativa …], hace constar que el(la) representante [nombre completo], titular de la cédula de identidad N° [V-00.000.000], se encuentra SOLVENTE con esta institución, por concepto de inscripción y mensualidades del(la) estudiante [nombre completo], cursante de [grado o año y sección], hasta el mes de [mes] de [año] inclusive.

Inscripción: pagada hasta [año escolar] · monto [Bs. / USD] [monto] · saldo [Bs. / USD] 0,00

Mensualidades: pagadas hasta [mes y año] · monto mensual [Bs. / USD] [monto] · saldo [Bs. / USD] 0,00

[Otro concepto: seguro escolar, actividades, transporte]: pagado hasta [mes y año] · monto [Bs. / USD] [monto] · saldo [Bs. / USD] 0,00

[Elige y borra: Los montos se expresan en bolívares. / Los montos se expresan en dólares estadounidenses; el pago en bolívares se calcula a la tasa [del día del pago / indicada por la institución].]

Esta solvencia es válida hasta el [último día del mes cubierto] y no incluye mensualidades que venzan después. Se expide a solicitud de la parte interesada para [la inscripción del próximo año escolar / el retiro y traslado a otra institución / los fines que estime convenientes], en [ciudad], a los [día] días del mes de [mes] de [año].

Atentamente, [Nombre de quien firma] · [Cargo] · [Unidad Educativa] · Teléfono para verificar: [+58 4xx 000 0000] · [Sello de la institución]

El formato de Guatemala

En Guatemala el documento se pide como solvencia de pago y cambian tres cosas: el encargado se identifica con el Documento Personal de Identificación, el alumno lleva su código del establecimiento y los montos van en quetzales. El resto de la estructura es la misma, con el mes de corte y la vigencia.

[Nombre del colegio] · NIT [0000000-0] · [Dirección, zona, municipio] · [+502 0000 0000]

SOLVENCIA DE PAGO · Ciclo escolar [2026]

La administración de [nombre del colegio] hace constar que el(la) señor(a) [nombre completo del padre, madre o encargado], quien se identifica con el Documento Personal de Identificación (DPI) N° [0000 00000 0000], encargado(a) del(la) alumno(a) [nombre completo], de [grado y sección], código [código del alumno], está al día en sus pagos con este establecimiento hasta el mes de [mes] de [año] inclusive:

Inscripción: pagada hasta [ciclo] · Q[monto] · saldo Q0.00

Colegiatura mensual: pagada hasta [mes y año] · Q[monto] · saldo Q0.00

[Otro concepto: refacción, bus, actividades]: pagado hasta [mes y año] · Q[monto] · saldo Q0.00

Esta solvencia es válida hasta el [último día del mes cubierto]. Se extiende a solicitud del interesado para [la inscripción del ciclo [2027] / el traslado a otro establecimiento / los usos que estime convenientes], en [ciudad], el [día] de [mes] de [año].

Atentamente, [Nombre de quien firma] · [Administración / Tesorería] · [Nombre del colegio] · Teléfono para verificar: [+502 0000 0000] · [Sello del colegio]

Descargar en WordLas dos versiones vienen en el mismo archivo
Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la solvencia de pago escolar

Representante o encargado, con su identificación
La solvencia es del adulto responsable del pago, no del estudiante. En Venezuela va la cédula de identidad; en Guatemala, el DPI. El nombre del estudiante va aparte, con su grado.
Mes de corte
El dato que define el documento: hasta qué mes está cubierto, inclusive. Sin él, la solvencia parece decir que no se debe nada nunca.
Conceptos cubiertos
Inscripción, mensualidades y lo demás que cobre el colegio, cada uno con su mes y su saldo en cero. Un concepto que no se incluye se entiende como no cubierto.
Moneda y tasa, en la versión de Venezuela
Se elige una línea y se borra la otra. Si el colegio cobra en dólares y recibe en bolívares, se dice a qué tasa se calcula el pago. Dejar las dos líneas es lo que genera el reclamo.
Vigencia
La solvencia vale hasta el último día del mes cubierto. Es lo que la distingue de una constancia general y lo que permite emitirla cada mes sin contradecirse.
Para qué se expide
Inscripción del año siguiente, traslado a otra institución o los fines que el interesado estime. Se marca el que aplica, porque un tercero lee ese renglón.
Teléfono para verificar y sello
Quien recibe la solvencia necesita poder confirmarla. Un número y el sello del establecimiento es lo que la vuelve verificable sin llamar a la dirección.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una solvencia de pago escolar

Para inscribir el año o el ciclo siguiente

El uso principal en los dos países. El colegio la emite al cerrar el periodo y la familia la presenta al inscribir.

Para un traslado a otra institución

El colegio que recibe suele pedirla. Se expide con el mes de corte real, aunque queden mensualidades por vencer del periodo.

Para un trámite que la solicite

Una beca, un apoyo o un requisito administrativo. El renglón de «para qué se expide» se llena con eso y no con una fórmula general.

Para cerrar el expediente del pago del mes

Algunos colegios la emiten cada mes a quien la pide. Con el mes de corte escrito, emitirla seguido no genera documentos que se contradigan.

Lo que no conviene

Errores comunes con la solvencia de pago escolar

Entregarla por medio del estudiante

Es un documento del adulto responsable del pago y trae montos. Se entrega al representante o encargado, en mano o por el canal que él usa.

Condicionar calificaciones o documentos del estudiante

La entrega de notas, calificaciones y documentos del estudiante no depende de esta solvencia. Mezclar las dos cosas convierte un trámite administrativo en un problema.

Emitirla sin mes de corte

Una solvencia sin fecha hasta la cual aplica se vuelve un documento que la familia puede presentar en cualquier momento del año.

Dejar las dos monedas en la versión de Venezuela

Se elige bolívares o dólares, y si cobra en dólares se dice a qué tasa se recibe el pago. Las dos líneas juntas son dos cifras distintas para el mismo saldo.

Omitir un concepto que sí se cobra

Si el colegio cobra transporte o actividades y no aparecen, se entiende que no están cubiertos. Conviene incluirlos con su saldo, aunque sea en cero.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lleva el padrón de alumnos con su responsable de pago y manda el aviso de cada mensualidad por WhatsApp y correo en su fecha, con la zona horaria de la cuenta y los teléfonos con su lada. Registras el pago y los avisos de ese cargo se detienen, así que sabes con qué mes de corte emitir la solvencia. El documento lo firma el colegio: Makatea recuerda, registra y comunica.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la solvencia de pago escolar

¿Qué es una solvencia de pago escolar?
La constancia que emite el colegio para hacer constar que el representante o encargado está al día en sus pagos hasta un mes determinado. No cubre mensualidades que venzan después de ese mes.
¿Quién firma la solvencia?
La administración, la tesorería o la dirección del colegio. Va con el sello del establecimiento y con un teléfono para que quien la reciba pueda verificarla.
¿Puede el colegio retener las notas por no estar solvente?
La entrega de calificaciones y documentos del estudiante no depende de esta solvencia, y el formato lo dice. Qué puede y qué no puede hacer un colegio lo define la norma de cada país, y conviene consultarlo. Esto no es asesoría legal.
¿Qué diferencia hay entre la versión de Venezuela y la de Guatemala?
El nombre del documento, la identificación y la moneda. En Venezuela es solvencia administrativa, con cédula de identidad y bolívares o dólares. En Guatemala es solvencia de pago, con DPI, código del alumno y quetzales.
¿Hasta cuándo vale?
Hasta el último día del mes cubierto. Por eso el mes de corte va escrito en el cuerpo y otra vez en el renglón de vigencia.
¿Sirve para México?
En México el documento equivalente se busca como carta de no adeudo de colegiatura y cambia el nombre y la identificación. La solvencia es el término que se usa en Venezuela y Guatemala.
Para leer con calma
Otros formatos

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