Manual de cobro de cartera en propiedad horizontal: formato en Word
Revisada en octubre de 2026
Esta página es de Colombia. Un manual de cobro de cartera es el documento interno con el que una copropiedad deja escrito cómo se cobran las cuotas de administración: qué pasa en cada etapa de la mora, cuántos días dura cada una, quién hace cada paso y cómo se registra. Lo aprueba el consejo de administración o la asamblea, y lo firma quien lo aprobó con la fecha del acta.
Sirve para una cosa concreta: que el cobro sea igual para todas las unidades y no dependa de quién esté en la administración. Cuando no existe, cada administrador cobra como le parece, el propietario que reclama consigue plazo y el que no reclama no, y la asamblea siguiente discute el trato y no la cartera.
El archivo trae once secciones y dos tablas: las etapas del cobro y la bitácora de contactos. Los días, los porcentajes y los responsables van entre corchetes porque los fija cada copropiedad en su reglamento. Lo que no se cambia son las normas que se citan en la sección 2.
Las cuatro etapas del cobro, como las trae el formato
| Etapa | Cuándo | Qué se hace | Quién |
|---|---|---|---|
| Preventiva | Del día 1 al [10] del mes | Cuenta de cobro o recordatorio con el valor, la fecha límite y los datos de pago | Administración |
| Persuasiva | De 1 a [60] días de mora | Recordatorio al día [5]; carta de cobro con estado de cuenta al día [30]; llamada o mensaje para proponer acuerdo al día [45] | Administración |
| Prejurídica | De [61] a [90] días de mora | Carta de cobro prejurídico con saldo detallado y plazo de [10] días para pagar o acordar | Administración o abogado |
| Jurídica | Más de [90] días, con aprobación del consejo | Certificado de deuda del administrador y entrega del caso al abogado para el proceso ejecutivo | Abogado |
Los días entre corchetes los fija el reglamento de cada copropiedad. Lo que el formato fija es que cada etapa tenga un día de inicio, un responsable y un documento.
La bitácora de contactos, que es la segunda tabla
Es la sección 9 y es la que sostiene todo lo demás. Cada recordatorio, carta, llamada, respuesta, compromiso y pago se anota el mismo día en la fila de la unidad. Sin esa tabla, en la etapa jurídica nadie puede decir qué se intentó, y en la asamblea la discusión se vuelve de palabra contra palabra.
Columnas: fecha y hora, unidad, canal, quién contactó, resultado, compromiso con su fecha, siguiente paso.
El resultado se anota en tres estados: sin respuesta, respondió o pagó.
El compromiso lleva valor y fecha. Un compromiso sin fecha no es un compromiso.
Lo que va en cada parte del manual de cobro de cartera
- Sección 2 · Normas que se aplican
- El reglamento de propiedad horizontal, las decisiones de la asamblea y dos artículos de la Ley 675 de 2001. El artículo 30 es el de los intereses de mora. El artículo 48 es el del proceso ejecutivo. También la Ley 2300 de 2023 para los canales, los horarios y la frecuencia del contacto.
- Sección 3 · Responsables
- Administrador, contador, consejo de administración y abogado externo, con lo que le toca a cada uno. El consejo aprueba los acuerdos que se salgan de la política y el paso a la etapa jurídica. Ése es el renglón que le quita al administrador la decisión de demandar.
- Sección 4 · Causación y vencimiento
- El día en que se causa la cuota, el día hasta el que se paga sin intereses y el orden en que se aplican los abonos. El orden de aplicación es el que más discusiones evita: primero intereses y después las cuotas más antiguas, o lo que fije el reglamento.
- Sección 6 · Acuerdos de pago
- Abono inicial mínimo, plazo máximo y la regla de que la cuota del mes en curso se paga aparte y al día. Sin esa última condición, el acuerdo sobre lo viejo se financia con lo nuevo y la cartera no baja.
- Sección 7 · Canales, horarios y frecuencia
- Sólo los canales que el propietario autorizó, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, y una vez al día. No se contacta a referencias ni a familiares y no se exhibe a nadie en carteleras, ascensores ni grupos de residentes.
- Sección 8 · Intereses de mora
- La tasa y quién la actualiza cada mes. El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 pone el techo en una y media veces el interés bancario corriente certificado, y deja que la asamblea apruebe uno inferior. El cálculo con la tasa del mes está en [intereses de mora en propiedad horizontal](/blog/intereses-de-mora-en-propiedad-horizontal).
- Sección 10 · Informe de cartera
- Cartera por edades al consejo cada mes, con los tramos al día, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días, los acuerdos vigentes y las unidades en cada etapa. Es lo que convierte el manual en algo que se revisa y no en un papel archivado.
Cuándo se pide un manual de cobro de cartera
Copropiedad que estrena administración
Es el primer documento que conviene aprobar. Deja la cartera heredada con un procedimiento y le quita al administrador nuevo la pregunta de a quién cobrarle primero y cómo.
Antes de pasar casos a un abogado
El abogado pide el certificado de deuda y la historia del cobro. Si la bitácora está llena desde el día 1, el expediente se arma el mismo día. Si no, se arma de memoria y con huecos.
Cuando la asamblea reclama por el trato
Con el manual aprobado, la respuesta es el documento y no la versión del administrador. Y los acuerdos fuera de política tienen que pasar por el consejo, así que quedan en un acta.
Errores comunes con el manual de cobro de cartera
Copiar la política de otra copropiedad sin ajustar los días
Los días y los porcentajes son lo propio de cada conjunto y el reglamento es el que manda. Un manual con días que nadie cumple es peor que no tenerlo, porque deja por escrito que el procedimiento no se sigue.
Poner en el manual un interés mayor al del techo legal
El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 fija el máximo en una y media veces el interés bancario corriente certificado y permite que la asamblea apruebe un interés inferior. Una tasa fija escrita en el manual envejece: el interés bancario corriente se certifica cada mes.
Publicar la lista de morosos donde la vean visitantes
El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 permite publicar la situación de mora en el edificio, y su parágrafo lo limita a lugares donde no exista tránsito constante de visitantes. El grupo de WhatsApp de residentes y la cartelera de la portería no son ese lugar.
Dejar la bitácora para después
Se llena el mismo día del contacto o no se llena. Una bitácora reconstruida tres meses después no tiene las horas ni los compromisos, que es justo lo que se necesita.
Que los recordatorios salgan solos
El manual dice qué pasa cada día de mora. Makatea manda los avisos de la etapa preventiva y persuasiva por WhatsApp y correo en la fecha que corresponde, registra cada envío y cada pago, y se detiene cuando la cuota queda registrada. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe las cuotas, no resguarda fondos y no es despacho de cobranza.
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Lo que se pregunta del manual de cobro de cartera
- ¿Quién aprueba el manual de cobro de cartera?
- El consejo de administración o la asamblea, según lo que diga el reglamento de propiedad horizontal. El formato trae el renglón de aprobación con el acta y la fecha.
- ¿Qué interés de mora se puede cobrar?
- Hasta una y media veces el interés bancario corriente certificado, por el artículo 30 de la Ley 675 de 2001. La asamblea puede aprobar uno inferior y entonces manda ése.
- ¿Se puede demandar sin pasar por conciliación?
- Sí. El artículo 48 de la Ley 675 de 2001 dice que la acción ejecutiva de este cobro no está supeditada al agotamiento previo de los mecanismos de solución de conflictos de esa ley.
- ¿Cuál es el título ejecutivo de la cuota de administración?
- El certificado expedido por el administrador. El artículo 48 de la Ley 675 de 2001 dice que será «solamente» ese certificado, sin ningún requisito ni procedimiento adicional.
- ¿El manual obliga al propietario?
- Obliga a la administración. Lo que obliga al propietario es la ley y el reglamento de propiedad horizontal. El manual es cómo la administración cumple su parte, igual para todas las unidades.
- ¿Cada cuánto se revisa?
- Cada año, o cuando cambie el reglamento. El formato trae la sección 11 con el responsable de esa revisión.
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