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Control de rentas en Excel

Revisada en octubre de 2026

El control de rentas es la hoja donde cada contrato de arrendamiento lleva un renglón: el inmueble, la renta mensual, el día de pago, el depósito, las fechas de inicio y fin, y una columna por mes para anotar lo que se pagó. De ahí sale el saldo de cada inquilino sin sumar nada a mano.

Bájala en Excel o mira el ejemplo aquí abajo. El saldo y los días que faltan de contrato se calculan solos.

No es un [recibo de renta](/formatos/recibo-de-renta). El recibo comprueba un pago; el control dice cuántos pagos van y cuántos faltan. Quien renta dos o más inmuebles necesita los dos: el recibo para cada cobro y el control para saber a quién le escribe este mes.

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Tres contratos al corte del 26 de octubre de 2026

InquilinoInmuebleRentaDíaDepósitoFin de contratoDíasSaldo
Laura MéndezDepto. 3, Roble 459,50059,50031/01/2027970
Óscar FuentesLocal 2, Av. Juárez 21014,000114,00031/10/2026521,000
Familia TorresCasa, Cedros 1812,5001012,50031/05/20272170

Cifras de ejemplo, en pesos, evaluadas con las fórmulas de la hoja al 26 de octubre de 2026. La hoja usa la fecha del día, así que el saldo y los días cambian cuando la abres: por eso el corte va escrito. Tres cosas que este ejemplo deja ver. El contrato que está a cinco días de terminar es justo el que debe, y debe 21,000: la renta de octubre completa más 7,000 que faltaron de septiembre. El depósito de ese local son 14,000 y no alcanza para cubrir los 21,000, así que el contrato se vence con un hueco de 7,000 que ya no tiene de dónde salir. Y los otros dos contratos están en cero, lo que significa que el problema de la cartera no está repartido: está en un renglón.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte del control de rentas

Un renglón por contrato
No por persona. Si la misma persona te renta la casa y la bodega, van dos renglones: son dos rentas, dos días de pago y dos contratos que terminan en fechas distintas. Juntarlos deja un saldo que no se puede explicar.
Renta mensual y día de pago
El día de pago es el que decide cuándo un mes cuenta como vencido. En el ejemplo, la renta del día 1 ya está vencida el 26 de octubre y la del día 5 también; una renta con día 30 todavía no. La hoja lo aplica sola y es la razón por la que el saldo no se puede sacar multiplicando meses.
El depósito, en su propia columna
El depósito no es renta y no se suma a los pagos. Es garantía: se devuelve o se aplica al terminar, según lo que diga el contrato. Anotarlo como primer pago es el error que hace que un inquilino al corriente aparezca con un mes de más.
Inicio y fin de contrato
De las dos fechas sale el saldo correcto. El mes anterior al inicio no se cobra y los meses posteriores al fin tampoco: la hoja sólo cuenta los meses del año en curso que caen dentro del contrato. Por eso un contrato que empezó en febrero no arrastra enero.
Días para el fin
La columna avisa cuándo vence el contrato. Con menos de 60 días es momento de hablar de la renovación o del aumento, por escrito. Leída junto al saldo es el dato más útil de la hoja: un contrato que termina pronto y debe es una conversación distinta de un contrato que termina pronto y está al corriente.
Una columna por mes
Se anota lo que se pagó, aunque sea parcial. En el ejemplo, septiembre del local tiene 7,000 de 14,000 y ese medio pago es lo que hace que el saldo sea 21,000 y no 14,000. Un mes pagado a medias se anota con la cantidad, nunca con una marca.
El saldo
Rentas vencidas del año dentro del contrato, menos lo pagado. Nunca sale negativo. Si una renta se pagó por adelantado, el saldo queda en cero y el adelanto se ve en la columna de su mes.
Estatus
Activo o vencido, escrito a mano. Sirve para filtrar: a un contrato terminado se le sigue cobrando el saldo, pero ya no se le manda recordatorio de la renta del mes.
Cuándo se usa

Cuándo se pide un control de rentas

Para saber a quién le escribes este mes

El uso de siempre. Filtras por saldo mayor que cero y ésa es la lista. En el ejemplo son tres contratos y un solo mensaje, que es exactamente el valor de tener la hoja: evita escribirle a los dos que están al corriente.

Para preparar la renovación

Ordenas por días para el fin y trabajas los que están debajo de 60. El aumento y la renovación se platican antes de que el contrato muera, no el día que se venció, porque ese día ya no hay con qué negociar.

Para decidir qué hacer con el depósito

Al cerrar un contrato se compara el depósito contra el saldo. Si el saldo es mayor, el depósito no cierra la cuenta y queda un remanente que se cobra como cualquier deuda. Si es menor, se devuelve la diferencia. La hoja tiene las dos cifras una junto a otra.

Para hablar con un inquilino sin discutir

Mandar el renglón con los meses pagados y el saldo cambia la conversación. La discusión de la renta casi nunca es sobre el monto: es sobre cuántos meses van. Con las doce columnas enfrente, eso se resuelve en un minuto.

Lo que no conviene

Errores comunes con el control de rentas

Sumar el depósito a los pagos

Es el error más común y el más caro al final. El depósito aparece como un mes pagado, el inquilino queda al corriente en la hoja y la diferencia se descubre al cerrar el contrato, cuando ya se fue.

Un renglón por persona en vez de uno por contrato

Dos inmuebles en un renglón suman 23,500 de renta y pierden las dos fechas de fin. El saldo que sale de ahí no se puede explicar frente a nadie.

Marcar con una palomita en vez del monto

Una palomita no distingue un pago completo de uno parcial. En el ejemplo, septiembre se habría marcado como pagado y el saldo diría 14,000 en vez de 21,000.

Cobrar el mes antes de su día de pago

Una renta con día 10 no está vencida el día 5. La hoja respeta eso y el mensaje tiene que respetarlo también: el recordatorio preventivo se manda antes, pero no reclama.

No anotar el aumento al renovar

Si la renta sube y la columna sigue con la anterior, el saldo sale corto todos los meses siguientes. Al renovar se actualiza la renta mensual y se escribe la nueva fecha de fin el mismo día.

Dejar el contrato sin fecha de fin

Sin fecha de fin la hoja cuenta los doce meses del año y el saldo de un contrato que empezó en junio sale con cinco meses de más. Es el dato que más cuesta cuando falta.

Que los recordatorios salgan solos

La hoja dice quién debe. Lo que sigue es que cada inquilino reciba su aviso unos días antes de su fecha, sin que tú lo mandes. Con las cinco primeras columnas guardadas como CSV y subidas, Makatea manda el recordatorio de cada renta por WhatsApp y correo en su día, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribirle a quien ya pagó. El contrato se firma aparte y el dinero llega a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.

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Preguntas

Lo que se pregunta del control de rentas

¿Cómo se lleva el control de rentas en Excel?
Con un renglón por contrato y una columna por mes. En cada columna se anota lo que se pagó ese mes, y el saldo sale de las rentas vencidas del año dentro del contrato menos lo pagado. El depósito va en su propia columna y no se suma.
¿El depósito cuenta como pago de renta?
No. Es una garantía y va en su columna. Se devuelve o se aplica al terminar el contrato, según lo que el contrato diga. Sumarlo a los pagos deja al inquilino al corriente en la hoja cuando no lo está.
¿Desde cuándo cuenta como vencida la renta del mes?
A partir de su día de pago. La hoja lo aplica sola: si hoy es antes del día de pago, ese mes todavía no entra en el saldo. Por eso dos contratos con la misma renta pueden tener saldos distintos el mismo día.
¿Qué pasa si el inquilino paga la renta a medias?
Se anota la cantidad que pagó en la columna de ese mes, no una marca. El saldo recoge la diferencia solo. En el ejemplo, un pago de 7,000 sobre una renta de 14,000 deja 7,000 que se arrastran al mes siguiente.
¿Sirve si rento con contratos que empiezan en meses distintos?
Sí, y es para lo que están las columnas de inicio y fin. La hoja sólo cuenta los meses del año que caen dentro de cada contrato, así que un contrato que empezó en junio no arrastra los cinco meses anteriores.
¿Sirve para subir los inquilinos a un sistema de cobranza?
Sí. Las cinco primeras columnas son las que se leen: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Se guarda como CSV y se sube. El teléfono va con su lada; un número de diez dígitos sin lada se guarda como mexicano.
Para leer con calma
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