¿Qué es una cuenta de cobro?

El documento con el que quien cobra detalla qué entregó, cuánto se le debe y cómo pagarle. Es comercial, no fiscal, y se usa sobre todo para que el área de cuentas por pagar del cliente programe la transferencia.

¿La cuenta de cobro sustituye a la factura en México?

No. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación obliga a quien debe expedir comprobantes fiscales a emitirlos como documentos digitales a través del portal del SAT. La cuenta de cobro acompaña a la factura y no tiene efectos fiscales. Revísalo con tu contador.

¿Es lo mismo que una cotización?

No. La cotización es antes y propone un precio. La cuenta de cobro es después y cobra algo que ya se entregó.

¿Quién firma la cuenta de cobro?

Quien cobra, con su nombre, su cargo y un teléfono para aclaraciones. No necesita la firma del cliente, aunque el acuse de recibido ayuda cuando el pago se tarda.

¿Cada cuándo se manda si el servicio es mensual?

Una por periodo, con su folio, el mismo día de cada mes. Mandar dos periodos juntos obliga al cliente a dividir el pago y lo retrasa.

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Cuenta de cobro: formato en Word

Una cuenta de cobro es el documento con el que quien cobra le dice a su cliente, por escrito, qué le entregó, cuánto le toca pagar y cómo pagarlo. Se usa mucho entre empresas, porque el área de cuentas por pagar necesita un papel con concepto, monto y fecha para programar la transferencia. En México también se le llama nota de cobro o estado de cuenta del proveedor.

Lo primero que conviene tener claro es que no es un comprobante fiscal. Si quien cobra está obligado a facturar, la cuenta de cobro acompaña a la factura, no la reemplaza. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.

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El formato completo

[Ciudad], a [día] de [mes] de [año].

CUENTA DE COBRO No. [folio interno]

A: [Nombre o razón social de quien paga] · RFC [RFC] · [Domicilio] · Atención: [persona o área de cuentas por pagar]

De: [Nombre o razón social de quien cobra] · RFC [RFC] · [Domicilio]

Concepto: [lo que se entregó o el servicio que se prestó], correspondiente a [periodo o fecha de entrega]. [Si aplica: orden de compra o contrato número …]

Detalle: [un renglón por partida, con descripción, cantidad, precio unitario e importe]

Subtotal: $[subtotal] · IVA [tasa]%: $[IVA] · Total a pagar: $[total] ([total con letra] pesos 00/100 M.N.)

Datos para el pago: [banco], cuenta [número], CLABE [18 dígitos], a nombre de [titular de la cuenta]. Referencia: [referencia].

Fecha de pago acordada: [fecha]. Favor de enviar el comprobante a [correo o teléfono] para su registro.

[Si quien cobra factura: la factura (CFDI) de esta operación se emite [con esta misma fecha / al recibir el pago] y se envía a [correo de facturación].]

Atentamente, [Nombre de quien firma] · [Cargo] · [Teléfono y correo]

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la cuenta de cobro

El folio: Un número consecutivo tuyo. Es lo que te deja preguntar «¿cómo va la cuenta de cobro 48?» en vez de describir el adeudo otra vez.
A quién va dirigida: La razón social y, sobre todo, la persona o el área que programa los pagos. Una cuenta de cobro que llega a quien recibió el servicio y no a quien paga se queda ahí semanas.
El detalle, partida por partida: Descripción, cantidad, precio unitario e importe. Es lo que evita la revisión que detiene el pago completo por una partida que no se entiende.
El total con letra: Escribir el total con letra cierra la puerta a un error de captura, que es de donde salen los pagos incompletos.
La cuenta y la referencia: CLABE, titular y referencia. Sin referencia, el depósito llega y nadie sabe de quién es. Cómo se arma esa clave está en el artículo de referencia de pago.
La relación con la factura: Un renglón que diga cuándo se emite el CFDI y a qué correo se manda. Así el cliente no retiene el pago esperando la factura ni tú esperas el pago para emitirla sin decirlo.

Cuándo se usa

Cuándo se pide una cuenta de cobro

Cobrar a una empresa que paga por calendario

Muchas empresas pagan en días fijos y sólo lo que está capturado. La cuenta de cobro es el documento que entra a esa captura.

Cobrar servicios recurrentes

Una iguala, un mantenimiento o una renta de equipo se cobran cada mes con el mismo concepto. La cuenta de cobro cambia sólo el periodo y el folio.

Dejar por escrito lo que se debe

Cuando el acuerdo fue de palabra y el monto se discute, la cuenta de cobro pone el número y la fecha en un documento que se puede responder.

Lo que no conviene

Errores comunes con la cuenta de cobro

Usarla en lugar de la factura

Son dos cosas distintas. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación establece que cuando las leyes fiscales obliguen a expedir comprobantes fiscales, los contribuyentes deben emitirlos mediante documentos digitales a través del portal del SAT. La cuenta de cobro es un documento comercial y no tiene efectos fiscales. Esto no es asesoría fiscal y cada caso se revisa con tu contador.

Copiar el formato colombiano tal cual

Casi todo lo que hay publicado sobre cuenta de cobro es de Colombia, donde es el documento que expide quien no está obligado a facturar y donde se citan normas de allá. En México el comprobante de la operación es el CFDI, así que el formato se queda con el detalle y los datos de pago y no con las fórmulas legales de otro país.

Mandarla sin fecha de pago

Una cuenta de cobro sin fecha acordada entra a la cola más lenta. Con fecha, el seguimiento tiene un día desde el cual preguntar.

Que los recordatorios salgan solos

La cuenta de cobro dice lo que se debe. Lo que casi nunca existe es el seguimiento después de mandarla. Makatea guarda cada cargo con su fecha, manda el recordatorio antes y después del vencimiento por WhatsApp y correo, y registra el pago cuando lo reportas. Makatea no recibe el dinero ni emite la factura.

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¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar una factura vencida

Preguntas

Lo que se pregunta de la cuenta de cobro

¿Qué es una cuenta de cobro?: El documento con el que quien cobra detalla qué entregó, cuánto se le debe y cómo pagarle. Es comercial, no fiscal, y se usa sobre todo para que el área de cuentas por pagar del cliente programe la transferencia.
¿La cuenta de cobro sustituye a la factura en México?: No. El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación obliga a quien debe expedir comprobantes fiscales a emitirlos como documentos digitales a través del portal del SAT. La cuenta de cobro acompaña a la factura y no tiene efectos fiscales. Revísalo con tu contador.
¿Es lo mismo que una cotización?: No. La cotización es antes y propone un precio. La cuenta de cobro es después y cobra algo que ya se entregó.
¿Quién firma la cuenta de cobro?: Quien cobra, con su nombre, su cargo y un teléfono para aclaraciones. No necesita la firma del cliente, aunque el acuse de recibido ayuda cuando el pago se tarda.
¿Cada cuándo se manda si el servicio es mensual?: Una por periodo, con su folio, el mismo día de cada mes. Mandar dos periodos juntos obliga al cliente a dividir el pago y lo retrasa.

Para leer con calma

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