Recibo de apartado: formato en Word
Un recibo de apartado es el papel que entrega la tienda cuando un cliente deja un primer pago para que le guarden una mercancía que todavía no se lleva. Lo firma el cliente y lo firma quien recibe el dinero, y dice cuatro cosas: qué se apartó, cuánto se pagó, cuánto falta y hasta cuándo se guarda. No es una factura y no es un [recibo de abono](/formatos/recibo-de-abono): el de abono comprueba un pago de una deuda por algo que el cliente ya tiene en su casa.
El formato de abajo sale en una hoja con original y copia, con la línea de corte en medio. Trae la tabla de abonos para irla llenando conforme el cliente paga, y el párrafo que deja escrito qué pasa con lo abonado si la fecha límite se cumple sin liquidar: ahí se deja una de las tres opciones y se tachan las otras dos, porque la que el cliente leyó el primer día es la que no se discute después. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El formato completo
[Nombre de la tienda] · [Dirección] · [Teléfono o WhatsApp]
RECIBO DE APARTADO
Folio [número] · ORIGINAL PARA EL CLIENTE
Fecha del apartado: [día/mes/año]
Cliente: [nombre completo] · Teléfono: [teléfono]
Mercancía apartada: [descripción, modelo, talla, color, cantidad]
Precio total: $[precio]
Pago inicial del apartado: $[pago inicial] ([con letra] pesos 00/100 M.N.)
Saldo por liquidar: $[saldo]
Fecha límite para liquidar: [día/mes/año]
Abonos: [fecha] · $[abono] · saldo $[saldo] · recibió [firma]
La mercancía se guarda a nombre del cliente hasta la fecha límite y se entrega al liquidar el saldo, contra este recibo. Si no se liquida en esa fecha, lo abonado [se devuelve completo / se devuelve menos $[monto] por gastos de guardado / queda como saldo a favor para otra compra durante [plazo]], según lo que se acordó al apartar.
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Firma del cliente Recibió por la tienda
La mitad que se queda la tienda
La copia dice exactamente lo mismo y se firma al mismo tiempo. Sirve para dos cosas: encontrar la mercancía cuando el cliente vuelve sin su papel, y tener la firma de lo que se acordó sobre la fecha límite. Si sólo entregas el original, el acuerdo existe nada más del lado del cliente.
Folio [número] · COPIA PARA LA TIENDA
Los mismos campos, la misma tabla de abonos y las mismas dos firmas.
Se archiva por fecha límite, no por nombre: así la revisas en orden y ves cuáles vencen esta semana.
Lo que va en cada parte del recibo de apartado
- Mercancía apartada
- Descripción, modelo, talla, color y cantidad. Es el campo que más se escribe de prisa y el que más problemas da: «botas negras» no identifica un par cuando pasaron tres semanas y hay cuatro modelos negros.
- Pago inicial y saldo
- El inicial va también con letra, igual que en cualquier recibo de dinero. El saldo es el precio total menos el inicial, y se recalcula en cada abono para que el cliente siempre vea el número de hoy.
- Fecha límite para liquidar
- Una fecha, no «un mes». Es la que decide cuánto tiempo guardas mercancía que no has vendido, y la que vas a cobrar. Sin ella el apartado no se vence nunca y la bodega se llena.
- Qué pasa si no se liquida
- Las tres opciones del formato son devolver todo, devolver menos un monto por guardado, o dejarlo como saldo a favor con plazo. Se deja una, se lee en voz alta al apartar y se tacha el resto.
- La tabla de abonos
- Fecha, abono, saldo después del abono y la firma de quien recibió. El saldo renglón por renglón evita la discusión más común del mostrador, que es cuánto falta.
- Folio
- Un número corrido. Es lo que une el recibo con la mercancía etiquetada en la bodega y con la fila de tu control de pagos.
Cuándo se pide un recibo de apartado
Mercancía que el cliente se lleva al final
Ropa, calzado, electrodomésticos, muebles, bicicletas, un juego de llantas. El cliente deja un pago, tú guardas la pieza y la entrega es el último paso.
Temporada con fecha de uso
Vestidos de graduación, uniformes, juguetes de diciembre. Ahí la fecha límite la pone el calendario del cliente, y conviene que el recibo diga la fecha en que lo necesita.
Apartado de dos o tres abonos chicos
La tabla alcanza para los abonos de siempre. Si son muchos más y la mercancía ya se entregó, eso es una venta a crédito y va en otro papel.
Errores comunes con el recibo de apartado
Dejar el recibo sin fecha límite
Es lo que convierte un apartado en un préstamo de bodega. Sin fecha no hay nada que cobrar y no hay momento para preguntar.
No decir qué pasa con lo abonado
La conversación que se evita el primer día es la que se tiene el día del vencimiento, y ese día el cliente ya tiene su propia versión. Las tres opciones son legítimas; no escribir ninguna, no.
Usarlo como comprobante fiscal
No lo es. Si el cliente pide factura, se emite por la venta cuando la venta se completa, y el recibo de apartado sigue sirviendo nada más como constancia del acuerdo.
Apartar sin etiquetar la mercancía con el folio
El papel dice que la guardas; la etiqueta es la que hace que la encuentres. Un apartado que se vendió a otra persona cuesta el cliente y el abono.
Que los recordatorios salgan solos
El apartado se cobra por fecha, no por mes: lo que falta es un saldo con día límite. Makatea manda el aviso del abono y el de la fecha que se acerca por WhatsApp y correo, y lo detiene cuando registras el pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe el dinero del apartado.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar un abono de una venta a crédito
Lo que se pregunta del recibo de apartado
- ¿El recibo de apartado es una factura?
- No. Es la constancia de que recibiste un pago inicial y de lo que acordaron. La factura, si el cliente la pide, se emite por la venta.
- ¿Qué pasa si el cliente no liquida en la fecha?
- Lo que diga el recibo que firmó. Las tres opciones del formato son devolverle todo, devolverle menos un monto por guardado, o dejarle lo abonado como saldo a favor por un plazo. Se elige una al apartar, no al vencer.
- ¿Cuánto tiempo debo guardar la mercancía?
- El que tú decidas y escribas. Lo que no conviene es dejarlo abierto: la fecha límite es la que te deja volver a vender esa pieza.
- ¿En qué se diferencia del recibo de abono?
- En quién tiene la mercancía. En el apartado la tienes tú y la entregas al liquidar; en el [recibo de abono](/formatos/recibo-de-abono) el cliente ya se la llevó y lo que queda es la deuda.
- ¿Puedo cobrar por guardar la mercancía?
- Sí, si quedó escrito y firmado desde el apartado y el monto está en el recibo. Un cargo que aparece el día del vencimiento no se sostiene con nadie.
- ¿Cómo le recuerdo al cliente que su apartado vence?
- Con un mensaje unos días antes que diga la pieza, el saldo y la fecha. Los textos están en [mensaje para cobrar un abono de una venta a crédito](/mensajes/mensaje-para-cobrar-un-abono-de-una-venta-a-credito).
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