Control de membresías en Excel
Un control de membresías es la lista de los socios de un gimnasio, un club o un coworking con su plan, su precio y la fecha en que les toca renovar. Lo lleva quien cobra en recepción, y su trabajo no es guardar historia: es contestar cada mañana a quién hay que avisarle hoy y quién ya se pasó de su fecha.
La hoja de abajo separa dos cosas que casi siempre se confunden: la fecha de renovación y el saldo vencido. Quien renueva el día 10 todavía no debe nada el día 8, y ése es justo el día del aviso que sirve. Pones el plan, el precio y la fecha de renovación de cada socio; el saldo y los días que faltan los calcula la hoja.
Los tres casos que la hoja distingue
| Socio | Plan | Precio | Renovación | Congelada hasta | Estatus (a mano) | Saldo vencido | Días para renovar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Daniel Ortega | Mensual | 799 | 1 de octubre de 2026 | — | activo | 799 | -6 |
| Paola Vega | Mensual | 799 | 15 de septiembre de 2026 | — | vencido | 799 | -22 |
| Andrés Castro | Trimestral | 2,100 | 10 de octubre de 2026 | 20 de octubre de 2026 | activo | 0 | congelada |
Los nombres son de ejemplo. Las dos últimas columnas las calcula la hoja contra el día en que la abres, y aquí están calculadas al 7 de octubre de 2026. Fíjate en el primer renglón: dice «activo» porque alguien lo escribió, y la hoja dice que la renovación se pasó hace seis días. La columna escrita a mano envejece; la calculada, no.
Lo que va en cada parte del control de membresías
- Nombre, teléfono y correo
- El teléfono es el que más falta hace y el que peor se captura. Un socio sin teléfono ni correo es un socio al que no se le puede avisar, y en la hoja se ve de inmediato: el segundo renglón del ejemplo no trae correo.
- Plan y precio
- El plan es el nombre que usas en recepción (mensual, trimestral, anual, estudiante) y el precio es lo que le toca pagar a ese socio, no la lista de precios vigente. Si subiste el precio y respetaste el viejo a los que ya estaban, aquí va el viejo.
- Inicio y renovación
- Inicio es cuando entró y no se mueve. Renovación es la fecha de su siguiente pago y sí se mueve: cuando renueva, la adelantas al siguiente periodo y el saldo vuelve a cero solo. Es el único dato que hay que actualizar para que la hoja siga diciendo la verdad.
- Congelada hasta
- La fecha en que vuelve de su congelamiento. Mientras esa fecha sea futura, la hoja le pone saldo cero y en los días para renovar escribe «congelada». Así no entra en la lista de a quién avisarle, que es exactamente lo que el socio pidió al congelar.
- Último pago
- La fecha del último cobro registrado. No entra en ningún cálculo y es lo primero que se mira cuando un socio dice que ya pagó.
- Saldo y días para renovar
- Las dos columnas que no se escriben. El saldo es el precio del plan si la renovación ya pasó, y cero si no. Los días para renovar son la resta contra hoy: negativo quiere decir que se venció y no ha pagado.
Cuándo se pide un control de membresías
La lista de a quién avisarle hoy
Ordenas por días para renovar y arriba quedan los de dos y tres días. Ésos son los avisos del día, antes de que nadie deba nada. Abajo quedan los negativos, que es otra conversación.
El corte de quién se fue sin decirlo
Un socio con días para renovar en -40 y sin congelamiento ya no es un socio atrasado: es una baja que nadie registró. Verlo en la hoja es lo que permite dejar de contarlo como ingreso del mes.
El arranque en una plataforma
Las primeras cinco columnas (nombre, teléfono, correo, saldo y estatus) son las que se suben tal cual para que los recordatorios salgan solos. El resto se queda en la hoja.
Errores comunes con el control de membresías
Confiar en la columna de estatus
Estatus lo escribe una persona y se queda como estaba. El primer renglón del ejemplo dice «activo» y la hoja dice que la renovación se pasó. Cuando las dos columnas no coinciden, la que manda es la calculada.
Cobrarle a un socio congelado
Es la queja más cara de este giro, porque el socio cumplió con avisar y aun así le llegó el cobro. La columna de congelamiento existe para eso: si está llena y la fecha es futura, ese renglón no se toca.
Tratar un cargo rechazado como un atraso
No es lo mismo. Quien quiso pagar y le rebotó el cargo necesita saber que el cargo falló, no que debe dinero. Son dos avisos distintos, y el del cargo rechazado tiene su propia página de mensajes.
Borrar al socio que se dio de baja
Se pierde su historial y con él la respuesta a si vale la pena buscarlo en tres meses. Se le vacía la fecha de renovación y se queda en la hoja.
Que los recordatorios salgan solos
La hoja dice a quién le toca renovar, pero el aviso lo manda alguien a mano. Makatea toma las primeras cinco columnas, manda el recordatorio antes de cada renovación por WhatsApp y correo, registra el pago cuando entra y respeta la fecha de congelamiento. Makatea recuerda, registra y comunica: no cobra el cargo, no mueve dinero y no resguarda fondos.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de mensualidad del gimnasio para tus socios
Así cobra Makatea en gimnasios y estudios
Lo que se pregunta del control de membresías
- ¿Qué es un control de membresías?
- La lista de los socios con su plan, su precio y su fecha de renovación, hecha para contestar a quién hay que avisarle hoy. No es un registro histórico de pagos.
- ¿Cuál es la diferencia entre la renovación y el saldo vencido?
- La renovación es la fecha en que le toca pagar. El saldo vencido aparece sólo cuando esa fecha ya pasó y el pago no entró. Entre las dos está la ventana del aviso que sirve, que son los dos o tres días antes.
- ¿Cómo se maneja una membresía congelada?
- Se escribe la fecha en que vuelve en la columna de congelamiento. Mientras esa fecha sea futura, la hoja le pone saldo cero y lo saca de la lista de avisos. El día que la fecha pasa, el socio vuelve al conteo normal.
- ¿Sirve para un club o un coworking?
- Sí. La estructura es la misma cuando lo que se cobra es un acceso que se renueva por periodo. Para la cuota de un coworking hay un texto propio en la familia de mensajes.
- ¿Qué pasa cuando un socio renueva?
- Mueves su fecha de renovación al siguiente periodo y anotas la fecha del pago. El saldo vuelve a cero solo y los días para renovar se recalculan. Es el único mantenimiento que la hoja necesita.
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