Control de pagos de alumnos en Excel
Un control de pagos de alumnos es la hoja donde cada alumno lleva un renglón con su clase, su precio y lo que ya pagó, para saber quién va al corriente y quién no. Lo que la distingue de una hoja de colegiaturas es que aquí hay dos formas de cobrar en la misma lista: por mensualidad y por sesión. La academia de música cobra 900 al mes por el curso de inglés y 250 por cada clase de guitarra tomada, y las dos cuentas no se llevan igual.
La hoja de abajo separa a quien paga de quien toma la clase, porque el recordatorio le llega a la mamá o al papá y la clase es del niño. Carga la mensualidad el mismo día de cada mes desde la fecha de inicio, y cuando el cobro es por sesión multiplica el precio por las clases tomadas y dice cuántas lleva pagadas. Lo que está entre corchetes es lo que cambias. Para un colegio con diez meses de ciclo escolar la hoja es otra: [control de pagos de colegiaturas](/formatos/control-de-pagos-de-colegiaturas).
La pestaña Alumnos, con tres ejemplos
| Quien paga | Alumno | Clase | Modalidad | Precio | Inicio | Clases tomadas | Cargado | Pagado | Clases pagadas | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lucía Herrera | Valeria Herrera | Inglés niños | mensualidad | 900.00 | 3-ago | 2,700.00 | 1,800.00 | 900.00 | ||
| Jorge Treviño | Mateo Treviño | Guitarra | por sesión | 250.00 | 1-sep | 6 | 1,500.00 | 1,000.00 | 4 | 500.00 |
| Claudia Ruiz | Regina Ruiz | Taller de robótica | mensualidad | 1,200.00 | 15-sep | 2,400.00 | 1,200.00 | 1,200.00 |
Las columnas calculadas van con corte al 16 de octubre de 2026; en la hoja se recalculan con la fecha del día. Valeria lleva tres mensualidades cargadas desde el 3 de agosto y dos pagadas. Mateo paga por sesión: 6 clases tomadas a 250 son 1,500 cargados, con 1,000 pagados en dos abonos de 500, así que la hoja dice 4 clases pagadas y 2 por cobrar. Regina empezó el 15 de septiembre y hasta el 14 de octubre aparecía en cero: el 15 se causó su segunda mensualidad y su saldo pasó a 1,200. Los totales son 6,600 cargados, 4,000 pagados y 2,600 de saldo.
Lo que va en cada parte del control de pagos de alumnos
- Quien paga y el alumno
- Dos columnas distintas, y ésa es la decisión de forma de toda la hoja. En las cinco primeras columnas va el adulto que paga, con su teléfono, porque a él le llega el aviso. El alumno va en su propia columna y es el nombre con el que se anota cada pago.
- Clase
- Inglés, guitarra, natación, regularización. Un alumno que toma dos clases lleva dos renglones, uno por clase, y cada uno con su precio y su saldo. Juntarlos en un renglón hace que un pago parcial no se pueda repartir.
- Modalidad
- «Mensualidad» o «por sesión». Con mensualidad la hoja carga el precio el mismo día de cada mes desde la fecha de inicio. Con «por sesión» multiplica el precio por las clases tomadas, así que una semana sin venir no genera cargo.
- Fecha de inicio
- El día en que empezó a pagar, no el día en que se inscribió. De ahí sale el día del mes en que se le carga: quien empezó un 15 debe el día 15, no el primero. Es la columna que más cambia el saldo de la hoja.
- Clases tomadas
- Sólo para el cobro por sesión. Se anota la clase cuando se dio, y la hoja dice cuántas de ésas ya están pagadas. La diferencia entre tomadas y pagadas es la conversación que hay que tener, y es más clara que un saldo en pesos.
- La pestaña Pagos
- Una línea por pago, con fecha, nombre del alumno escrito igual que arriba, monto, forma de pago y qué cubre. Dos mensualidades pagadas juntas son dos líneas o una por el doble, da lo mismo. Nunca se corrige un pago viejo: se agrega otra línea.
Cuándo se pide un control de pagos de alumnos
Academias y escuelas de idiomas
Varios grupos, un precio por curso y un ciclo que no es el escolar. La hoja lleva cada grupo como clase y el saldo por alumno, aunque los cursos empiecen en meses distintos.
Clases particulares y talleres
Música, natación, regularización, robótica. Aquí el cobro por sesión es el que se usa, y lo que se revisa cada semana es la columna de clases tomadas contra clases pagadas.
El alumno que paga su propia clase
Un adulto que toma el curso de idiomas es el que paga y el que toma la clase: se escribe el mismo nombre en las dos columnas y la hoja funciona igual.
Saber a quién escribirle esta semana
Ordena por saldo y revisa primero a quien lleva dos mensualidades cargadas y una pagada. Un mes de atraso se cobra con un mensaje; tres se cobran con un acuerdo.
Errores comunes con el control de pagos de alumnos
Poner al niño en la columna del teléfono
El aviso se manda al número de quien paga. Si en esa columna va el nombre del alumno, el mensaje sale dirigido a un menor y lo lee quien tenga el teléfono. El alumno tiene su propia columna justo para eso.
Cargar la mensualidad el día primero cuando empezó un 15
La hoja respeta la fecha de inicio porque es lo que se pactó. Mover todos los cobros al día primero le genera un cargo a quien todavía no cumple el mes, y ése es el aviso que el papá contesta con razón.
Cobrar por sesión las clases que el alumno no tomó
Si la modalidad es por sesión, la clase que no se dio no se cobra. Si la regla de la academia es que la clase cancelada tarde se paga igual, entonces la modalidad es mensualidad y así se escribe en el reglamento, no en la hoja.
Escribir el nombre distinto en la pestaña Pagos
«Mateo Treviño» y «Mateo Treviño G.» son dos alumnos para la hoja, y el pago se va al que no existe. Se copia el nombre de la pestaña Alumnos y se pega.
Que los recordatorios salgan solos
La pestaña Alumnos se guarda como CSV y se sube a Makatea con las cinco primeras columnas. A partir de ahí el aviso de la mensualidad sale solo unos días antes de la fecha de cada alumno, al teléfono de quien paga, y se detiene cuando registras el pago. Makatea recuerda, registra y comunica: el dinero lo cobra la academia por donde ya lo cobra.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Recordatorio de pago del curso o diplomado
Así cobra Makatea en escuelas y colegios
Lo que se pregunta del control de pagos de alumnos
- ¿Sirve para un colegio?
- No es la hoja indicada. Un colegio cobra diez o doce colegiaturas de un ciclo que empieza igual para todos, y eso lo lleva el [control de pagos de colegiaturas](/formatos/control-de-pagos-de-colegiaturas). Ésta es para academias y clases donde cada alumno empieza cuando llega.
- ¿Cómo cobro por sesión y por mensualidad en la misma hoja?
- Con la columna de modalidad. Cada renglón tiene la suya, así que el grupo de inglés puede ir por mensualidad y la clase de guitarra por sesión en la misma lista, con el mismo total al final.
- ¿Qué pasa si un alumno toma dos clases?
- Lleva dos renglones, uno por clase. Así cada clase tiene su precio y su saldo, y un pago que cubre una sola se puede anotar sin dejar la otra en falso.
- ¿La hoja descuenta la clase que el alumno no tomó?
- En modalidad por sesión sí: sólo cobra las clases tomadas. En mensualidad no, porque lo que se pactó es el mes. Lo que se cobra cuando el alumno no viene se escribe en el reglamento y se dice al inscribirse.
- ¿Puedo mandar el recordatorio por WhatsApp desde la hoja?
- La hoja no manda mensajes. Los textos para copiar están en [recordatorio de pago del curso o diplomado](/mensajes/recordatorio-de-pago-del-curso-o-diplomado), y si quieres que salgan solos cada mes se sube el CSV a Makatea.
- Cómo cobra una academia un curso que dura doce semanasEn una academia el curso termina y el alumno se va. Cómo se cobra un ciclo corto, y qué hacer con el cargo de quien dejó de asistir hace un mes.
- Doy clases particulares y los papás se atrasan, ¿cómo les cobro sin perder al alumno?Lo que lo arregla no es el tono del mensaje: es cobrar por bloque de clases pagado antes, no por clase dada. Cómo se acuerda y cómo se recuerda.
- Los 5 mejores sistemas para cobrar mensualidades de academias y escuelas de idiomas (2026)Cinco sistemas comparados para cobrar en una academia de idiomas en México, con lo que cada uno declara hoy sobre cobro, recordatorios y precio.
- Carta o constancia de no adeudo: formato en Word
- Tabla de amortización en Excel
- Recibo de renta: formato en Excel
- Control de pagos en Excel
- Calendario de pagos en Excel
- Calendario de pagos de un terreno a plazos: apartado, enganche y mensualidades en Excel
- Estado de cuenta de cliente en Excel
- Carta de cobro a un cliente: formato en Word
- Requerimiento de pago: formato en Word
- Cuenta de cobro de persona natural: formato en Word
- Tarjeta de abonos semanales en Excel
- Lista de deudores en Excel
- Antigüedad de saldos en Excel
- Control de ventas a crédito en Excel
- Carta o constancia de no adeudo de colegiaturas: formato en Word
- Carta o constancia de no adeudo de condominio: formato en Word
- Tarjeta de abonos quincenales en Excel
- Control de membresías en Excel
- Carta de no adeudo de crédito liquidado: formato en Word
- Control de pagos de colegiaturas en Excel
- Carta de no adeudo de renta: formato en Word
- Control de cuotas de mantenimiento en Excel
- Calculadora de préstamos en Excel
- Recibo de abono: formato en Word
- Aviso de suspensión de servicio por falta de pago: formato en Word
- Constancia de saldo (carta de adeudo): formato en Word
- Convenio de pago en abonos: formato en Word
- Control de pagos mensuales en Excel
- Carta de cobro amistosa: formato en Word
- Carta de cobro prejurídico: modelo en Word
- Control de préstamos diarios en Excel
- Recibo de apartado: formato en Word
- Paz y salvo de administración: formato en Word
- Carta de cobro de cuotas de administración
- Control de cartera en Excel por edades
- Carta de cobro de honorarios profesionales en Word
- Control de cuotas de administración en Excel
- Recibo de arriendo para imprimir en Excel
- Carta de cobro de arriendo atrasado: modelo en Word