¿Puedo retener la constancia por un saldo pendiente?

Depende de lo que haya quedado escrito en la inscripción. Si ahí se dijo que la constancia se emite con el programa cubierto, se está cumpliendo lo acordado. Si no se dijo nada, anunciarlo al final es cambiar las reglas a medio camino. Y si el curso tiene reconocimiento oficial, las reglas del documento no son las tuyas: cada caso se consulta con abogado.

¿Cuántas parcialidades conviene?

Las que caben antes del último módulo. Si la última vence después de que el grupo cerró, ya no tienes nada por entregar y el cobro depende sólo de la buena voluntad. Cerrar el plan de pagos una o dos semanas antes del fin del programa cambia eso.

¿Qué hago con quien se da de baja a la mitad?

Lo que diga tu política de bajas, escrita desde la inscripción: qué parte de lo pagado se devuelve y qué parte cubre los módulos que ya tomó. Sin esa política, cada baja se negocia desde cero y casi siempre termina en pérdida.

¿Le escribo al alumno o a quien paga?

A quien paga. En un diplomado para adultos suelen ser la misma persona, pero cuando el pago lo hace una empresa o un familiar, el recordatorio va a quien firma y el aviso académico al alumno.

Mensajes de cobro · 5 textos listos

Recordatorio de pago del curso o diplomado

Un curso o un diplomado se cobra distinto a una colegiatura porque tiene fecha de fin. Son tres, cuatro o seis parcialidades contra un programa que se acaba, y el problema aparece siempre en el mismo lugar: la última. Cuando ya se tomaron casi todas las clases, el alumno tiene lo que vino a buscar y lo único que le queda pendiente es la constancia.

Por eso estos mensajes amarran cada parcialidad al módulo que viene y a la fecha de cierre, no a un mes del calendario. Los cinco van en el orden en que se mandan. Cópialos y cambia lo que está entre corchetes.

1Antes de que venza7 días antes
Buen día [Nombre]. Le recordamos que la siguiente parcialidad del diplomado, por [monto], vence el [fecha], antes de que arranque el módulo que sigue. Puede pagarla aquí: [liga de pago]. [tu negocio]
2El día del vencimientoEl día que vence
Buen día [Nombre]. Hoy vence la parcialidad de [monto]. Si ya la pagó, mándenos el comprobante por este medio para registrarla a su nombre y no volver a escribirle. Si necesita unos días, dígalo y vemos la fecha.
3Con el módulo ya empezado5 días después
Buen día [Nombre]. La parcialidad de [monto] aparece pendiente y el módulo ya arrancó. Queremos que lo termine sin el tema abierto: si ya pagó, mándenos el comprobante; y si se le complicó este mes, escríbanos y acomodamos las fechas que faltan.
4Antes del último módulo15 días después
Buen día [Nombre]. Su saldo del diplomado es de [saldo] y quedan [días] días para el cierre del grupo. Le escribimos ahora porque la constancia se emite con el programa cubierto, y preferimos acomodar el saldo antes del último módulo que detenerle el documento después. ¿Lo vemos esta semana?
5Con el curso terminadoDespués del cierre
Buen día [Nombre]. Felicidades por terminar el diplomado. Queda pendiente el saldo de [saldo] de la última parcialidad. En cuanto lo cubra emitimos su constancia; aquí está la liga: [liga de pago]. Si quiere liquidarlo en dos partes, dígame y lo dejamos por escrito.

Que salgan solos cada mes

Makatea manda estos mismos textos desde tu WhatsApp en su fecha. Pone el nombre y el monto de cada persona. Se detiene cuando registras el pago.

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Lo que no conviene poner

Tres errores al cobrar las parcialidades de un curso o diplomado

Sacar al alumno del salón por el adeudo

Es la medida que más caro sale. El alumno llega con sus compañeros, el reclamo se vuelve público y lo que estaba por cobrarse se convierte en una baja. Lo que sí se avisa, y desde la inscripción, es que la constancia se emite con el programa cubierto.

Prometer la constancia antes de saber si la puedes emitir

Si tu curso tiene reconocimiento de alguna autoridad educativa, lo que puedes emitir y con qué requisitos no lo decides tú. Conviene decir «constancia de participación» cuando es eso, y no anunciar un documento con validez que no está en tus manos.

Mandar el mismo mensaje de la colegiatura mensual

Una colegiatura se repite sin fin y un diplomado se acaba. Un recordatorio que sólo dice «venció tu mensualidad» no le dice al alumno lo único que lo mueve a pagar la última: que el grupo cierra y su documento depende de eso.

Preguntas

Lo que se pregunta antes de mandarlo

¿Puedo retener la constancia por un saldo pendiente?: Depende de lo que haya quedado escrito en la inscripción. Si ahí se dijo que la constancia se emite con el programa cubierto, se está cumpliendo lo acordado. Si no se dijo nada, anunciarlo al final es cambiar las reglas a medio camino. Y si el curso tiene reconocimiento oficial, las reglas del documento no son las tuyas: cada caso se consulta con abogado.
¿Cuántas parcialidades conviene?: Las que caben antes del último módulo. Si la última vence después de que el grupo cerró, ya no tienes nada por entregar y el cobro depende sólo de la buena voluntad. Cerrar el plan de pagos una o dos semanas antes del fin del programa cambia eso.
¿Qué hago con quien se da de baja a la mitad?: Lo que diga tu política de bajas, escrita desde la inscripción: qué parte de lo pagado se devuelve y qué parte cubre los módulos que ya tomó. Sin esa política, cada baja se negocia desde cero y casi siempre termina en pérdida.
¿Le escribo al alumno o a quien paga?: A quien paga. En un diplomado para adultos suelen ser la misma persona, pero cuando el pago lo hace una empresa o un familiar, el recordatorio va a quien firma y el aviso académico al alumno.

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