¿Qué lleva el estado de cuenta de una unidad de condominio?

La unidad, el propietario, la fecha de corte y un renglón por movimiento: fecha, concepto, periodo, cargo o abono, saldo y referencia. Al final, el total de cargos, el total de pagos y el saldo al corte.

¿Por qué van separadas la cuota ordinaria y la extraordinaria?

Porque la asamblea las aprueba por separado y se explican por separado. En el ejemplo la unidad trae 3,000 de obra en tres parcialidades y 1,450 de cuota mensual, y juntarlas hace imposible aclarar el cargo.

¿Cómo anoto un pago que no cubre el mes completo?

Tal cual, por el monto que llegó. El saldo refleja la diferencia solo. Marcar el mes como cubierto cuando faltan 450 es el error que aparece tres meses después, sin que nadie recuerde de dónde salió.

¿Puedo cobrar recargos por el atraso?

Sólo si el reglamento interno o la asamblea los aprobaron, y el tope de interés depende de la ley de cada estado. Lo que dice la ley de la Ciudad de México está en intereses moratorios en cuotas de mantenimiento. Esto no es asesoría legal.

¿A quién se le manda?

Al propietario de esa unidad, o a quien el condominio tenga registrado como responsable de la cuota. Nunca al grupo de vecinos ni a la cartelera.

¿Cuántas unidades aguanta la hoja?

La pestaña Movimientos trae 400 renglones y el estado de cuenta muestra hasta 120 movimientos de una unidad. Para un condominio de cuarenta unidades es un año de operación.

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Estado de cuenta de condominio por unidad en Excel

Revisada en octubre de 2026

El estado de cuenta de condominio es la lista de lo que se le cargó a una unidad y lo que pagó, con el saldo después de cada movimiento. Lo entrega la administración y lo pide el propietario antes de cubrir un atraso, antes de vender y cada vez que no reconoce un cargo. Va por unidad y se manda sólo a esa unidad.

Esta hoja lo arma sola. Los movimientos de todas las unidades se anotan una vez, en su pestaña, y al escribir la unidad en la celda gris sale su estado de cuenta con el saldo corrido. Bájala en Excel o mira el ejemplo aquí abajo.

No es el [estado de cuenta de cliente](/formatos/estado-de-cuenta-de-cliente), que sirve para cualquier giro y va por cliente. Éste va por unidad y separa los tres conceptos que la asamblea aprueba por separado: cuota ordinaria, cuota extraordinaria y recargo.

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La unidad B-302, con corte al 13 de octubre de 2026

Fecha	Concepto	Periodo	Cargo	Abono	Saldo
2026-08-01	Cuota ordinaria	agosto 2026	1,450		1,450
2026-08-01	Cuota extraordinaria	impermeabilización 1/3	1,000		2,450
2026-08-06	Pago	agosto 2026		1,450	1,000
2026-09-01	Cuota ordinaria	septiembre 2026	1,450		2,450
2026-09-01	Cuota extraordinaria	impermeabilización 2/3	1,000		3,450
2026-09-18	Recargo aprobado	agosto 2026	145		3,595
2026-10-01	Cuota ordinaria	octubre 2026	1,450		5,045
2026-10-01	Cuota extraordinaria	impermeabilización 3/3	1,000		6,045
2026-10-05	Pago	septiembre 2026		2,000	4,045
Totales			7,495	3,450	4,045

Cifras de ejemplo, en pesos, evaluadas con las fórmulas de la hoja. Dos cosas que el saldo corrido deja ver y una lista de meses pagados no. El pago del 5 de octubre dice septiembre y son 2,000, pero septiembre había cargado 2,450 entre la ordinaria y la extraordinaria, así que quedaron 450 abiertos. Y el recargo del 18 de septiembre son 145, el diez por ciento de la cuota ordinaria de agosto, no del saldo que la unidad traía ese día.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte del estado de cuenta de condominio

La unidad, en la celda gris: Es lo único que se escribe en la hoja del estado de cuenta. Los renglones salen de la pestaña Movimientos y se filtran solos por esa unidad.
Un renglón por movimiento, de todas las unidades: La pestaña Movimientos lleva los cargos y los pagos de todo el condominio, en el orden en que pasan. Un archivo por unidad se desincroniza a la tercera semana: éste se llena una vez.
Concepto: Cuota ordinaria, cuota extraordinaria, recargo aprobado, pago o ajuste. La lista está fija en la celda para que nadie invente un concepto nuevo a media hoja.
Periodo: El mes que cubre el cargo, o la parcialidad de la obra. En el ejemplo la extraordinaria dice 1/3, 2/3 y 3/3, así que se ve de un golpe cuántas quedan.
Referencia o folio: El folio del recibo en los pagos y el acta de la asamblea en los recargos. Un recargo sin el acta que lo aprobó es lo primero que un propietario impugna.
Saldo: Se calcula solo, movimiento por movimiento. No es el saldo del mes: es el saldo después de cada línea, que es lo que permite ver dónde se abrió la diferencia.
Corte al: La fecha hasta la que revisaste los movimientos. Va impresa en el documento porque un estado de cuenta sin fecha de corte no sirve para nada dos semanas después.

Cuándo se usa

Cuándo se pide un estado de cuenta de condominio

Para contestarle al propietario que no reconoce un cargo

Con el saldo corrido la conversación deja de ser cuánto debo y pasa a ser qué línea no reconoce. En el ejemplo, de los 4,045 hay 3,000 de obra aprobada y 145 de recargo, que son los dos conceptos que más se discuten.

Para acompañar la carta de cobro

La [carta de cobro de cuota de mantenimiento](/formatos/carta-de-cobro-de-cuota-de-mantenimiento) dice el total y pide una fecha. El estado de cuenta es el anexo que lo explica, y mandar uno sin el otro alarga el cobro.

Para revisar antes de firmar la constancia de no adeudo

Antes de extender la [carta de no adeudo de condominio](/formatos/carta-de-no-adeudo-de-condominio) se revisa que el saldo esté en cero, incluidas las parcialidades de la extraordinaria que todavía no vencen.

Para aplicar un pago parcial sin discutirlo después

El pago se anota por lo que llegó, con su fecha y su folio. En el ejemplo son 2,000 contra 2,450 de cargos de septiembre, y el saldo arrastra los 450 sin que nadie tenga que acordarse.

Lo que no conviene

Errores comunes con el estado de cuenta de condominio

Llevar un archivo por unidad

Cuarenta archivos son cuarenta oportunidades de que uno se quede atrás, y el que se queda atrás siempre es el de la unidad que reclama. Los movimientos se anotan una vez, en un solo lugar.

Cargar la cuota ordinaria y la extraordinaria en el mismo renglón

La asamblea las aprueba por separado y el propietario las discute por separado. Juntas en una línea de 2,450 no hay manera de explicar qué parte es la obra.

Poner el recargo sin el acta que lo aprobó

El recargo sale del reglamento o de un acuerdo de asamblea. Si no se puede señalar cuál, el renglón no se sostiene. En el ejemplo la referencia es el acta del 15 de enero de 2026.

Aplicar el pago al mes que el propietario dice sin revisar el monto

Un pago etiquetado septiembre que no alcanza para septiembre deja el mes abierto. Si en la hoja se marca como cubierto, el saldo total queda mal y el error aparece meses después.

Mandar la hoja de Movimientos al grupo de vecinos

Esa pestaña trae a todo el condominio. Lo que se manda es el estado de cuenta de una unidad, a su propietario. Qué se puede escribir y qué no está en [prácticas prohibidas de cobranza en México](/blog/practicas-prohibidas-de-cobranza-en-mexico).

Que los recordatorios salgan solos

El estado de cuenta se pide siempre en el peor momento, y casi nunca está al día. Con el padrón cargado, Makatea manda el aviso de cada cuota por WhatsApp y correo antes del vencimiento, registra el pago el día que lo capturas y deja de insistirle a quien ya pagó. El saldo por unidad queda escrito conforme pasan las cosas, no la tarde en que alguien lo reclama. El depósito sigue llegando a la cuenta del condominio: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.

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Preguntas

Lo que se pregunta del estado de cuenta de condominio

¿Qué lleva el estado de cuenta de una unidad de condominio?: La unidad, el propietario, la fecha de corte y un renglón por movimiento: fecha, concepto, periodo, cargo o abono, saldo y referencia. Al final, el total de cargos, el total de pagos y el saldo al corte.
¿Por qué van separadas la cuota ordinaria y la extraordinaria?: Porque la asamblea las aprueba por separado y se explican por separado. En el ejemplo la unidad trae 3,000 de obra en tres parcialidades y 1,450 de cuota mensual, y juntarlas hace imposible aclarar el cargo.
¿Cómo anoto un pago que no cubre el mes completo?: Tal cual, por el monto que llegó. El saldo refleja la diferencia solo. Marcar el mes como cubierto cuando faltan 450 es el error que aparece tres meses después, sin que nadie recuerde de dónde salió.
¿Puedo cobrar recargos por el atraso?: Sólo si el reglamento interno o la asamblea los aprobaron, y el tope de interés depende de la ley de cada estado. Lo que dice la ley de la Ciudad de México está en [intereses moratorios en cuotas de mantenimiento](/blog/intereses-moratorios-en-cuotas-de-mantenimiento). Esto no es asesoría legal.
¿A quién se le manda?: Al propietario de esa unidad, o a quien el condominio tenga registrado como responsable de la cuota. Nunca al grupo de vecinos ni a la cartelera.
¿Cuántas unidades aguanta la hoja?: La pestaña Movimientos trae 400 renglones y el estado de cuenta muestra hasta 120 movimientos de una unidad. Para un condominio de cuarenta unidades es un año de operación.

Para leer con calma

Cómo cobrar cuotas de mantenimiento en un condominio sin autoridad sobre el vecinoEl administrador no manda sobre el condómino. Lo que sí mueve la cuota: calendario parejo, estado de cuenta a la vista y los límites que fija la ley.
¿Se pueden cobrar intereses moratorios en las cuotas de mantenimiento?En la Ciudad de México sí, con tope: el interés legal, que no puede exceder del 9% anual, cuota por cuota, y fijado en asamblea o en el reglamento interno.
Voy a vender mi departamento y el notario me pide una carta de no adeudo del condominio, ¿quién me la da?Te la da la administración del condominio, no el notario ni el registro. Qué tiene que decir, cuánto tarda y qué hacer si la administración no contesta.

Otros formatos

Estado de cuenta de condominio por unidad en Excel

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