Presupuesto anual de mantenimiento en Excel
Revisada en octubre de 2026
El presupuesto anual de mantenimiento es el documento que la administración lleva a la asamblea para que apruebe cuánto va a costar operar el condominio el año que entra. Va rubro por rubro, con el gasto mensual de cada uno y lo que se ejerció el año anterior al lado, porque ésa es la primera pregunta que hace la asamblea.
Aquí está el formato para bajarlo en Excel. Es el documento que se aprueba, no el reparto: cuánto cuesta el año se decide aquí y cuánto le toca a cada unidad se calcula por indiviso en otra hoja. Sin presupuesto aprobado, la cuota no tiene de dónde agarrarse el día que alguien la discute.
Los once rubros del ejemplo, con el año anterior al lado
| Rubro | Mensual | Anual | Ejercido el año anterior | Variación |
|---|---|---|---|---|
| Vigilancia | 18,000 | 216,000 | 206,400 | 4.7% |
| Limpieza | 9,000 | 108,000 | 103,200 | 4.7% |
| Jardinería | 3,500 | 42,000 | 42,000 | 0.0% |
| Luz de áreas comunes | 4,400 | 52,800 | 49,200 | 7.3% |
| Agua de áreas comunes | 1,650 | 19,800 | 18,000 | 10.0% |
| Mantenimiento de elevador | 3,800 | 45,600 | 43,200 | 5.6% |
| Mantenimiento de bombas y cisterna | 900 | 10,800 | 10,200 | 5.9% |
| Administración | 6,500 | 78,000 | 72,000 | 8.3% |
| Seguro del inmueble | 1,100 | 13,200 | 12,000 | 10.0% |
| Comisiones bancarias y sistema | 450 | 5,400 | 4,800 | 12.5% |
| Imprevistos | 1,500 | 18,000 | 18,000 | 0.0% |
| Gasto anual | 50,800 | 609,600 | 579,000 | 5.3% |
| Fondo de reserva al 10% | 60,960 | |||
| Total que se cubre con cuotas | 670,560 |
Cifras de ejemplo, en pesos, para un condominio de 40 unidades. Con esos números la cuota mensual promedio sale en 1,397 por unidad, y el promedio no es lo que paga nadie: el reparto va por indiviso.
Lo que va en cada parte del presupuesto anual de mantenimiento
- Año que se presupuesta y número de unidades
- Los dos datos de arriba. Del número de unidades sale la cuota promedio, que sirve para saber si la cifra es sostenible antes de llevarla a la asamblea.
- Rubro
- Un renglón por concepto que se paga todos los meses o todos los años. Vigilancia, limpieza, luz de áreas comunes, elevador, seguro, administración.
- Mensual presupuestado
- Lo que cuesta ese rubro al mes. El anual se calcula solo. Un gasto que se paga una vez al año, como el seguro, se divide entre doce para que la cuota no brinque.
- Ejercido año anterior
- Lo que de verdad se pagó. Es la columna que sostiene la discusión: un rubro que sube 12% con el año anterior enfrente se explica, y sin él se pelea.
- Fondo de reserva
- Un porcentaje encima del gasto, para reparaciones mayores. El porcentaje lo fija el reglamento o la asamblea, y la ley de condominios de tu estado puede pedir un mínimo.
- Notas para la asamblea
- Una línea por rubro que cambia: un contrato nuevo, una póliza, una tarifa. Es lo que convierte una tabla en un documento que se aprueba.
- Pestaña Ejercido
- Durante el año se anota mes por mes lo que se pagó de verdad. La hoja compara contra lo presupuestado a la fecha y marca el rubro que va pasado.
Cuándo se pide un presupuesto anual de mantenimiento
Para la asamblea que aprueba el año
Es el uso principal. Se reparte antes de la junta, no durante: un presupuesto que se ve por primera vez en la asamblea se discute renglón por renglón y no se aprueba.
Para justificar un aumento de cuota
El aumento no se defiende con un porcentaje. Se defiende con los tres rubros que subieron y con cuánto subió cada uno.
Para la revisión del comité de vigilancia
La pestaña Ejercido es lo que el comité revisa a mitad de año. Dice qué rubro va pasado y cuánto, con la factura detrás de cada cifra.
Para decidir una derrama
Cuando una reparación mayor no cabe en el fondo de reserva, la derrama se calcula con el faltante que muestra esta hoja y no con una cifra redonda.
Errores comunes con el presupuesto anual de mantenimiento
Presupuestar sin el año anterior al lado
Una columna sola no se puede discutir. La asamblea pregunta por qué sube la vigilancia y la respuesta tiene que ser un número, no un argumento.
Dejar el fondo de reserva en cero
La bomba se descompone igual. Sin fondo, cada reparación mayor se vuelve una derrama de urgencia, que es la que más gente deja de pagar.
Repartir el presupuesto entre partes iguales por costumbre
El reparto va por indiviso salvo que el reglamento diga otra cosa. La cuota promedio de esta hoja sirve para dimensionar, no para cobrar.
No anotar lo ejercido durante el año
Un presupuesto que sólo se mira en diciembre no sirve para corregir. Para eso está la pestaña Ejercido, y se llena el mes que se paga.
Que los recordatorios salgan solos
Con la cuota aprobada, Makatea lleva el padrón de unidades y manda el aviso de cada mes por WhatsApp y correo en su fecha. Registras el pago y los avisos de esa unidad se detienen. El presupuesto se sigue preparando en esta hoja.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Aviso de cuota de mantenimiento vencida para condóminos
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Lo que se pregunta del presupuesto anual de mantenimiento
- ¿Qué porcentaje se aparta para el fondo de reserva?
- El que fije el reglamento del condominio o lo que acuerde la asamblea. La ley de condominios de cada estado puede pedir un mínimo, así que conviene revisarla antes de proponer una cifra. Esto no es asesoría legal.
- ¿El presupuesto incluye la cuota de cada unidad?
- No. Aquí se decide cuánto cuesta el año. El reparto entre unidades se hace por indiviso en la hoja de cálculo de la cuota de mantenimiento.
- ¿Cómo se presupuesta un gasto que se paga una vez al año?
- Se divide entre doce y se anota como mensual. Así la cuota queda pareja todo el año y el mes del seguro no obliga a una derrama.
- ¿Qué pasa si un rubro se pasa del presupuesto?
- La pestaña Ejercido lo marca con la diferencia en pesos. Con eso la administración decide si recorta otro rubro, usa el fondo de reserva o lleva una derrama a la asamblea.
- ¿Hace falta aprobar el presupuesto en asamblea?
- Sí. Es lo que le da sustento a la cuota. Un presupuesto que nunca se votó deja la cuota sin respaldo el día que un condómino la discute.
- Cómo cobrar cuotas de mantenimiento en un condominio sin autoridad sobre el vecinoEl administrador no manda sobre el condómino. Lo que sí mueve la cuota: calendario parejo, estado de cuenta a la vista y los límites que fija la ley.
- ¿Qué es el fondo de reserva de un condominio y cuánto se aparta?El fondo de reserva es el dinero que el condominio aparta para reparaciones mayores. No se gasta en la operación del mes y se usa con acuerdo de asamblea.
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