¿Cómo cobrar la cartera morosa en propiedad horizontal?

Se cobra en cinco pasos y en este orden: aviso de la cuota antes de la fecha límite, carta de cobro con el estado de cuenta detallado, acuerdo de pago por escrito, carta de cobro prejurídico con plazo, y proceso ejecutivo con el certificado del administrador como título ejecutivo. El quinto paso es más corto de lo que casi todo el mundo cree, porque ese certificado basta por sí solo. Esta página es de Colombia y las cifras van en pesos colombianos.

Antes de los cinco pasos: la cartera por edades

No se puede cobrar una cartera que nadie ordenó. El primer trabajo no es escribirle a nadie: es sacar la cartera por edades, con las unidades agrupadas en al día, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90. Eso dice cuántas unidades están en cada etapa y cuánto hay en cada tramo.

La diferencia la hace el tramo corto. Una unidad con una cuota vencida se resuelve con un mensaje; una con diez cuotas casi nunca paga de golpe. Si la administración gasta todo su tiempo en las diez, la cartera sigue creciendo por abajo.

1 · El aviso antes de la fecha límite

Es el paso que no parece cobranza y es el que más cartera evita. Un aviso tres o cuatro días antes del día límite, con el valor de la cuota, la fecha y los datos de pago. No tiene nada que reclamar porque todavía no hay mora.

Dos reglas de forma. Va por el canal que el propietario autorizó para la cobranza, y va uno por uno. Los horarios, los canales y la frecuencia del contacto están en la Ley 2300 de 2023 y están desglosados en Ley 2300 de 2023: horarios para cobrar en Colombia.

Los cinco textos en el orden en que se mandan están en mensaje para cobrar la cuota de administración.

2 · La carta de cobro, con el estado de cuenta adentro

Alrededor del día 30 de mora, una carta firmada por el administrador con la deuda desglosada: cada cuota con su fecha, su valor, lo abonado, el saldo y los intereses liquidados hasta la fecha de corte. Un total junto no sirve, porque el propietario no lo reconoce y la conversación empieza por ahí.

El formato está en carta de cobro de cuotas de administración. La liquidación de intereses de este mes, con el techo y la tasa diaria, está en intereses de mora en propiedad horizontal.

Lo que la carta no debe anunciar

Embargo, reporte o demanda como si ya estuvieran en curso. Mientras no estén radicados no son ciertos, y además queman la carta siguiente. Lo que sí se dice es la etapa en la que está el cobro y qué pasa si no hay respuesta en el plazo.

3 · El acuerdo de pago, con la cuota del mes aparte

Es el paso que más recupera y el que peor se hace. Un acuerdo de pago sirve si cumple tres condiciones: un abono inicial, un plazo corto, y la cuota del mes en curso pagada aparte y al día.

La tercera es la que casi nunca se escribe y es la que decide. Si el propietario abona a lo viejo y deja de pagar lo nuevo, la deuda no baja: cambia de nombre. Al sexto mes la administración descubre que el acuerdo se cumplió y la cartera está igual.

4 · El cobro prejurídico

Entre los 60 y los 90 días de mora, según lo que fije el manual de la copropiedad. Es una carta con el saldo detallado y un plazo concreto para pagar o acordar, y su función es ser el último punto donde el asunto se resuelve sin abogado.

Aquí el tono cambia pero las reglas de contacto no. Sigue siendo uno por uno, por el canal autorizado y en el horario de la ley. Qué es esta etapa y qué la distingue de la jurídica está en cobro prejurídico: qué es y cómo se hace.

5 · El proceso ejecutivo, y por qué es más corto aquí

Éste es el dato que cambia la economía del cobro en propiedad horizontal, y casi ninguna página en español lo pone con su artículo. El artículo 48 de la Ley 675 de 2001 dice que en los procesos ejecutivos por multas u obligaciones derivadas de expensas, el título ejecutivo «será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional».

O sea que la copropiedad no necesita un pagaré firmado por el propietario moroso ni un reconocimiento de deuda. El certificado que firma el administrador, sacado de la contabilidad, es el título.

Y no hay que conciliar antes

El mismo artículo 48 agrega que «la acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley». Eso ahorra una etapa que en otros cobros es obligatoria.

Lo que sí hay que anexar

El mismo artículo lista los anexos: el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y de la demandada cuando el deudor tenga esa calidad, el certificado del administrador y copia del certificado de intereses de la Superintendencia, o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.

De ahí sale la única preparación real de este paso: que la contabilidad esté al día y que la liquidación de intereses se pueda sustentar con el certificado del mes que corresponda. Si eso está, el expediente se arma el mismo día.

La deuda sigue al inmueble

El artículo 29 de la Ley 675 de 2001 pone solidaridad en el pago de las expensas comunes ordinarias entre el propietario y el tenedor a cualquier título del bien privado, y también entre el propietario anterior y el nuevo por las expensas que el primero no pagó al momento de transferir el dominio.

El mismo artículo dice que en la escritura de transferencia el notario exigirá el paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes, expedido por el representante legal de la copropiedad. Y que si no hay paz y salvo, en la escritura se deja constancia de eso, de la solicitud presentada al administrador y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan. El formato está en paz y salvo de administración.

Qué no hacer, aunque se sienta justo

No exhibir a los morosos donde los vean visitantes. El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 permite que, mientras subsista el incumplimiento, «tal situación podrá publicarse en el edificio o conjunto», y su parágrafo lo acota: la publicación «solo podrá hacerse en lugares donde no exista tránsito constante de visitantes, garantizando su debido conocimiento por parte de los copropietarios». La cartelera de la portería y el grupo de WhatsApp de residentes no son ese lugar.

No suspender servicios esenciales ni el acceso a la unidad por una cuota vencida. Y no contactar a familiares, vecinos o referencias del propietario para presionar: eso ya no es cobro de la cuota, es otra cosa.

Dónde entra Makatea

Los pasos 2 al 5 los hace la administración con sus documentos. El paso 1 es el que se repite todos los meses para todas las unidades, y es el que se cae cuando la administración tiene otras diez cosas. Makatea lleva el padrón por unidad con su coeficiente y su cuota, manda el aviso antes de la fecha límite y los del saldo después por WhatsApp y correo, a la hora que programes en la zona horaria de la cuenta, registra cada envío y se detiene cuando registras el pago.

Makatea es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido como el de una copropiedad: manda cada aviso en su fecha, registra lo que entra, concilia contra el estado de cuenta y cuesta una cuota fija publicada en /precios, sin comisión sobre lo recuperado y con 14 días gratis sin tarjeta. Makatea recuerda, registra y comunica: no recauda las cuotas, no resguarda fondos, no expide certificados de deuda y no es despacho de cobranza.