Certificado de adeudo: qué lleva y por qué decide quién termina pagando

Un certificado de adeudo es el documento con el que el representante legal de una copropiedad deja por escrito cuánto debe un bien privado por expensas comunes, a una fecha. En Colombia es la cara opuesta del paz y salvo: el paz y salvo dice que no se debe nada y el certificado de adeudo dice cuánto se debe. Lo pide quien va a vender, quien va a comprar, quien va a cobrar por la vía judicial y a veces el propio deudor para saber de qué tamaño es el problema. Y tiene una consecuencia que casi nadie ve venir: cuando el apartamento se vende sin paz y salvo, el comprador queda como deudor solidario de lo que el vendedor no pagó.

Abajo está qué datos lleva el certificado, lo que dice la ley sobre quién responde en cada escenario, y la cuenta de un caso concreto. El formato en blanco de su documento espejo es el certificado de no adeudo, y la operación completa de la cartera está en cómo cobrar la cartera morosa en propiedad horizontal.

Qué dice la ley, y es más de lo que parece

El artículo 29 de la Ley 675 de 2001, que es el régimen de propiedad horizontal en Colombia, hace cuatro cosas en un solo artículo. Vale leerlas en orden porque cada una cambia a quién le cobras.

1. 1Obliga a los propietarios de los bienes privados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.
2. 2Establece que para efecto de las expensas comunes ordinarias existe solidaridad en su pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título del bien de dominio privado.
3. 3Establece que existe solidaridad entre el propietario anterior y el nuevo propietario respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero al momento de transferirse el derecho de dominio.
4. 4Ordena que en la escritura de transferencia de dominio el notario exigirá paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes, expedido por el representante legal de la copropiedad.

Y agrega el cierre que convierte al certificado en un documento con consecuencias. Si no se cuenta con el paz y salvo, en la escritura se deja constancia de esa circunstancia, de la solicitud presentada al administrador y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad. Es decir que la venta se puede hacer sin paz y salvo, y el precio de hacerlo así lo paga el comprador.

Quién responde, según el caso

La pregunta práctica nunca es cuánto se debe. Es a quién se le puede cobrar. El artículo 29 y sus parágrafos la contestan para los casos que de verdad se presentan en una administración.

Por qué el parágrafo del apartamento vacío importa tanto

Es el argumento que más se escucha en una asamblea y la ley lo cierra de frente. El parágrafo 2 del artículo 29 dice que la obligación de contribuir oportunamente con las expensas comunes se aplica aun cuando un propietario no ocupe su bien privado, o no haga uso efectivo de un determinado bien o servicio común. Quien no usa el ascensor, la piscina o el salón social sigue debiendo su cuota completa. El administrador que tiene esa frase a mano se ahorra la discusión entera.

Qué datos lleva el certificado

No hay un formato único obligatorio, y lo que decide si sirve es que nadie pueda discutir ninguno de sus renglones. Diez datos lo dejan cerrado.

1. 1Nombre de la copropiedad y su NIT, con la dirección del edificio o conjunto.
2. 2Identificación del bien privado como aparece en la escritura, no como lo llama el portero: torre, apartamento o local, y su matrícula inmobiliaria.
3. 3Nombre e identificación del propietario inscrito.
4. 4Fecha de expedición, porque el saldo que certifica es el de esa fecha y no el de la semana pasada.
5. 5Capital adeudado, desglosado por periodo y no como un solo total.
6. 6Intereses de mora liquidados, con la tasa aplicada y el periodo de cada liquidación.
7. 7Cuotas extraordinarias pendientes, separadas de las ordinarias, con el acta de asamblea que las aprobó.
8. 8Otros conceptos a cargo del bien, como multas o sanciones, cada uno con el acto que los impuso.
9. 9Total, en letras y en números.
10. 10Nombre, cargo y firma del representante legal de la copropiedad, que es quien la ley faculta para expedirlo.

El desglose por periodo no es un adorno

Un certificado que dice un millón doscientos ochenta mil pesos y nada más es un certificado fácil de objetar. Uno que dice cuatro meses, cada uno con su mes y su monto, deja ver de dónde sale la cifra y permite que el deudor pague un periodo y el saldo siga claro. Esa es también la diferencia entre un documento que sirve para negociar y uno que sólo sirve para pelear.

La cuenta del apartamento 302

Expensas ordinarias de 320.000 pesos al mes, cuatro meses sin pagar. El capital que va en el certificado son 1.280.000 pesos, y se escribe mes por mes.

Los intereses no se escriben aquí a propósito. La tasa del artículo 30 se construye sobre una certificación que se mueve, y un certificado con una tasa vieja es un certificado que el deudor devuelve. Los intereses de mora de este régimen están explicados en intereses de mora en propiedad horizontal.

Certificado de adeudo y paz y salvo, lado a lado

Si vas a comprar, pídelo tú

Esta es la lectura práctica del artículo 29 para el comprador. El notario va a exigir el paz y salvo, y si no aparece la escritura puede seguir adelante dejando constancia, con la solidaridad escrita a tu nombre. Entonces no basta con preguntar si el apartamento está al día. Se pide el certificado a la administración, con fecha reciente, antes de firmar. Cuatro meses de expensas de un apartamento mediano son una cifra que cambia una negociación de precio.

Que el certificado no sea la primera noticia

Un certificado de adeudo por cuatro meses casi siempre significa que durante cuatro meses nadie avisó a tiempo. La deuda de administración no crece porque la gente decida no pagar: crece porque el recordatorio sale tarde, sale del WhatsApp personal del administrador, o deja de salir cuando el administrador cambia.

Makatea manda el aviso de cada expensa en su fecha por WhatsApp y por correo, registra el pago cuando lo capturas y detiene la secuencia de ese propietario en ese momento. Lleva el padrón y el calendario por bien privado, guarda las promesas de pago con la fecha prometida, concilia lo que registraste contra el estado de cuenta de la copropiedad y ordena la lista por a quién seguir primero. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe el dinero ni lo resguarda, así que el recaudo sigue entrando como ya entra. Los precios están publicados en /precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

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