¿Cómo se calcula la cuota de administración por coeficiente?

La cuota de administración de cada apartamento, casa o local sale de multiplicar el presupuesto de expensas que aprobó la asamblea por el coeficiente de copropiedad de ese bien privado. El coeficiente no se decide cada año: lo trae el reglamento de propiedad horizontal y el artículo 26 de la Ley 675 de 2001 dice cómo se calcula, con base en el área privada construida de cada bien respecto al área total privada del edificio o conjunto. Lo que cambia de un año a otro es el presupuesto, no el reparto.

Los artículos 25, 26, 27, 28, 29 y 30 de la Ley 675 de 2001 se leyeron el 13 de noviembre de 2026 en el texto que publica normativa.colpensiones.gov.co. Esta página explica cómo se arma el cobro y no es asesoría jurídica.

Para qué sirve el coeficiente, según la ley

El artículo 25 dice que todo reglamento de propiedad horizontal debe señalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular. Y fija tres cosas distintas con el mismo número, que es la razón por la que discutirlo nunca es sólo una discusión de plata.

1. 1La proporción de los derechos de cada propietario sobre los bienes comunes del edificio o conjunto.
2. 2El porcentaje de participación en la asamblea general de propietarios.
3. 3El índice de participación con que cada propietario contribuye a las expensas comunes.

Por eso una corrección de coeficientes mueve a la vez lo que alguien paga y lo que alguien vota. El artículo 28 pide el voto favorable de un número plural de propietarios que represente al menos el setenta por ciento de los coeficientes para autorizar una reforma del reglamento en esa materia, y nombra los eventos en que procede, empezando por el error aritmético y por no haber tenido en cuenta los parámetros legales al fijarlos.

Cómo se calcula el coeficiente

La regla general: área privada construida

El artículo 26 parte del área privada construida de cada bien de dominio particular respecto al área total privada del edificio o conjunto. El área privada libre se determina de manera expresa en el reglamento, en proporción al área privada construida, indicando los factores de ponderación utilizados. Y el parágrafo agrega que para parqueaderos y depósitos se pueden ponderar los factores de área privada y destinación.

Uso mixto y conjuntos comerciales

El artículo 27 cambia la base. En edificios o conjuntos de uso mixto y en los destinados a comercio, los coeficientes se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los bienes. El reglamento tiene que expresar en forma clara y precisa esos criterios de ponderación. El parágrafo aclara que ese valor inicial no necesariamente coincide con el valor comercial.

Del coeficiente a la cuota del mes

La aritmética es corta y conviene escribirla una vez para no volver a explicarla. Un conjunto con un área privada total de 10.000 metros cuadrados y un presupuesto anual de expensas de 480.000.000 de pesos, repartido en doce meses, da una cuota mensual por metro de área privada. Los números son un ejemplo.

Dos consecuencias prácticas salen de esa tabla. La primera: la suma de los coeficientes da cien, así que si una cuota se calcula mal, el faltante lo acaba pagando el resto. La segunda: el presupuesto se aprueba completo y después se divide, nunca al revés. Un administrador que arranca por la cuota que le parece razonable termina con un presupuesto que no cuadra.

Quién responde cuando la cuota no entra

El artículo 29 obliga a los propietarios de bienes privados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales, de acuerdo con el reglamento. Y agrega dos solidaridades que son las que resuelven la mitad de los casos difíciles de cartera.

• Propietario y tenedor. Para las expensas comunes ordinarias existe solidaridad en su pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título del bien privado. El arrendatario no es un tercero ajeno al cobro.
• Propietario anterior y nuevo. También hay solidaridad entre el propietario anterior y el nuevo respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero al momento de transferirse el dominio. La deuda viaja con el inmueble.

El artículo 30 cierra el cuadro con la mora: el retardo causa intereses equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, sin perjuicio de que la asamblea establezca uno inferior con el quórum que señale el reglamento. Cómo se liquida ese interés mes a mes, con la tasa vigente, está en intereses de mora de la cuota de administración. El artículo también permite publicar la situación de mora dentro del edificio, y su parágrafo lo limita a lugares sin tránsito constante de visitantes.

Lo que conviene que diga el recibo

Casi todas las preguntas que llegan a la administración se contestan solas si el recibo trae cinco datos. Es más barato imprimirlos que explicarlos por teléfono.

• El coeficiente del bien, con sus decimales, y no sólo el valor en pesos.
• El presupuesto del que sale, con el año y la fecha del acta que lo aprobó.
• El periodo que cubre la cuota, para que un abono no se aplique al mes equivocado.
• El saldo anterior, separado de la cuota del mes.
• Los intereses liquidados, con la tasa y los días sobre los que se calcularon.

Cuando la cartera ya se corrió, el orden de los pasos y los documentos de cada uno están en cómo cobrar la cartera morosa en propiedad horizontal. El recibo con el que se registra lo que entra a la caja es el comprobante de ingreso, y el título que respalda un acuerdo de pago firmado es la letra de cambio.

Dónde entra Makatea

Makatea arma el padrón por unidad con su cargo del mes, manda el aviso en su fecha por WhatsApp y correo, registra el pago que anotas con el periodo al que corresponde y deja de escribirle a quien ya pagó. El coeficiente y el presupuesto los decide la asamblea. Lo que el sistema hace es que la cuota que salió de ahí llegue a tiempo y quede registrada.

Makatea es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido: calendario y padrón por cargo, promesas de pago con su fecha, conciliación contra el estado de cuenta y precio publicado con 14 días gratis sin tarjeta. Makatea no mueve dinero, no custodia fondos, no califica crédito y no es casa de cobranza. Los planes están en precios.

Esta página describe lo que dice la Ley 675 de 2001 en los artículos citados, leídos el 13 de noviembre de 2026, y no es asesoría jurídica ni tributaria. El reglamento de cada copropiedad manda sobre el caso concreto, y las preguntas de impuestos se consultan con un contador.