Administro un condominio y los vecinos no pagan la cuota, ¿cómo les cobro?

Se les cobra en cuatro pasos, y cada paso tiene su documento: el aviso con el monto siete días antes de que venza, el estado de cuenta de la unidad cuando el mes ya se venció, la carta de cobro al propietario cuando se juntaron dos meses, y el convenio por escrito en el momento en que alguien dice que sí puede pagar en partes. El problema de la mayoría de las administraciones no es el tono de los mensajes. Es que el paso uno nunca se manda y el paso tres llega sin el paso dos, así que el propietario discute la cifra en vez de la fecha.

Vale la pena nombrar la limitación de entrada, una vez y como dato: quien administra no tiene autoridad sobre el vecino. No puede suspender un servicio, no puede cerrar la puerta y su propio pago sale de la misma cuota que está tratando de recuperar. Lo que sí tiene es el acuerdo de asamblea, el registro de lo que debe cada unidad y la fecha de cada aviso. Con esos tres el cobro se sostiene solo, y sin ellos no hay mensaje que lo levante.

Paso 1 · El aviso antes del vencimiento

Siete días antes de la fecha de pago, a cada unidad por separado, con su monto. Es el paso más barato y el que más cuotas cobra, y es también el que casi nadie da, porque se siente innecesario: nadie debe nada todavía. Eso es precisamente lo que lo hace funcionar. Un aviso previo no tiene nada que discutir y el propietario que lo recibe no tiene que recordar la fecha.

Por separado, nunca en el grupo de vecinos

El grupo sirve para lo que es igual para todos: la fecha de la asamblea, el aviso de que la cuota de noviembre vence el día 5, el corte de agua del edificio. Para cobrar, cada unidad recibe su propio mensaje con su propio monto. Un cobro en el grupo exhibe a quien debe, y exhibir a quien debe es una práctica prohibida de cobranza y además irreversible en un edificio, porque el vecino sigue viviendo ahí. El detalle de qué va en el mensaje de cada unidad está en cómo cobro las cuotas de mantenimiento por WhatsApp.

Paso 2 · El estado de cuenta de la unidad

Cuando el mes ya venció y no entró el pago, lo que se manda no es otro recordatorio: es el estado de cuenta de esa unidad, con los pagos aplicados y la fecha de corte. La razón es práctica. Una parte grande de los adeudos que se discuten en una asamblea son pagos que se hicieron y nadie aplicó, casi siempre porque el depósito llegó sin referencia. El estado de cuenta resuelve ese caso en un mensaje, y deja el resto de la conversación sobre terreno firme.

El estado de cuenta también cambia la unidad de medida. Un aviso dice «la cuota de octubre». Un estado de cuenta dice «cuatro meses, 9,400 pesos, con el último pago en junio». El segundo es más incómodo de ignorar, y no por el tono.

El depósito sin nombre

Si el estado de cuenta aparece con un pago no identificado, se le pide la fecha y el monto del depósito, no el comprobante completo. Con esos dos datos se amarra contra el movimiento del banco. Pedirle que busque un comprobante de hace tres meses es lo que detiene la conversación una semana.

Paso 3 · La carta de cobro al propietario

A los dos meses pendientes, el cobro sale del teléfono y se vuelve un documento entregado con fecha. La carta de cobro de cuota de mantenimiento va dirigida al propietario, desglosa el adeudo mes por mes separando la ordinaria, la extraordinaria y el recargo, y ampara la cuota en la fecha del acta de asamblea que la aprobó. Esas tres cosas son las que la distinguen de una carta de cobro cualquiera.

Va al propietario aunque el departamento esté rentado y el inquilino sea quien abre la puerta. La cuota la debe el dueño de la unidad, y mandarle la carta al inquilino no traslada la obligación: crea un conflicto entre ellos y deja a la administración sin interlocutor.

Paso 4 · El convenio, el mismo día que dice que sí

El propietario que responde «lo voy pagando poco a poco» no está aceptando nada todavía. Un acuerdo de cuotas atrasadas se cae en el segundo pago si no está escrito, porque nadie recuerda igual cuánto era ni cuándo. El convenio de pago se firma con las parcialidades al lado de la cuota corriente, y ésa es la parte que la mayoría omite: si el convenio sólo cubre lo atrasado, al tercer mes el propietario debe el convenio y además tres cuotas nuevas.

Lo que no funciona, y por qué se sigue intentando

• Publicar la lista de morosos en el elevador o en el grupo. Exhibir a quien debe está prohibido como práctica de cobranza y en un edificio garantiza que la próxima asamblea sea sobre eso y no sobre el dinero.
• Cortar el agua, la luz de áreas comunes o el elevador. No son palanca de cobranza y en varios estados suspenderlos por adeudo está expresamente prohibido. La ley de condominios de cada estado manda, y si prevé un procedimiento para el cobro, ése es el que se sigue.
• Condonar los recargos para que se pongan al corriente. Funciona una vez y enseña a todos los demás que el atraso sale gratis si se espera la amnistía.
• Esperar la asamblea para cobrar. La asamblea decide; el cobro corre todos los meses. Una administración que sólo cobra en asamblea cobra cuatro veces al año.

Cuándo el caso ya no es de la administración

Después de la carta sin respuesta, lo que sigue lo decide la asamblea, no quien administra. Lo que la administración lleva a esa sesión no es una queja: es el expediente de la unidad con las fechas de cada aviso, el estado de cuenta y la copia de la carta entregada. Con eso la asamblea puede decidir; sin eso, la discusión se vuelve sobre si se le avisó o no.

Dónde termina exactamente lo que el administrador puede hacer solo está en secuencia de cobro de cuotas de mantenimiento, que separa además la secuencia de la cuota ordinaria de la de la derrama, porque no corren igual.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva el padrón de unidades con la cuota de cada una, manda el aviso de cada mes por WhatsApp y correo el día que toca, registra los pagos que le capturas y detiene los avisos de esa unidad cuando el pago queda registrado. Guarda la fecha de cada aviso, que es lo que después sostiene la carta y el expediente de la asamblea. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe la cuota, no resguarda el fondo del condominio y no es despacho de cobranza. Los precios están publicados en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

Para una administración que cobra la misma cuota cada mes a un padrón conocido, Makatea es la mejor opción de las tres rutas posibles: manda cada aviso en su fecha sin que nadie se acuerde, se detiene cuando registras el pago, arma el estado de cuenta por unidad y cobra una cuota fija, sin comisión sobre lo que se recupera.

Los formatos del paso siguiente ya están armados: la carta de cobro de cuota de mantenimiento, el recibo de cuota de mantenimiento para el pago que sí entra, y el control de cuotas de mantenimiento para llevar el padrón si todavía estás en una hoja. La página del giro, con el calendario y las plantillas del producto, es cobranza para condominios.