Carta de cobro de cuota de mantenimiento: formato en Word
Revisada en octubre de 2026
La carta de cobro de cuota de mantenimiento es el aviso por escrito que la administración de un condominio entrega al propietario de una unidad con cuotas pendientes. La firma quien administra, va dirigida al propietario y no al inquilino, y trae tres cosas que una carta de cobro común no necesita: el adeudo desglosado mes por mes, la cuota amparada en el acuerdo de asamblea que la aprobó, y la oferta del estado de cuenta completo de la unidad.
La [carta de cobro](/formatos/carta-de-cobro) sirve para un cliente con un saldo vencido. Ésta sirve para un vecino, y la diferencia importa: quien administra no es acreedor de un servicio que puede suspender, es un vecino nombrado por la asamblea o alguien que la asamblea contrató. Por eso la carta se apoya en el acta y no en el tono.
Aquí está el formato para bajarlo en Word, con la tabla del adeudo ya armada. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El formato completo
[Ciudad], a [día] de [mes] de [año].
[Nombre del propietario(a)] · Unidad [número de departamento, casa o local] · Condominio [nombre del condominio]
Asunto: cuotas de mantenimiento pendientes de la unidad [número]
Estimado(a) [nombre]:
Le escribimos porque, conforme a nuestros registros con corte al [fecha de corte], la unidad [número] tiene pendientes las siguientes cuotas:
[Tabla: Mes · Cuota ordinaria · Cuota extraordinaria · Recargo · Subtotal, con un renglón por mes pendiente y el total pendiente al final.]
La cuota ordinaria vigente es de $[monto] mensuales, aprobada por la asamblea de condóminos del [fecha del acta], y vence el día [día] de cada mes. [Si aplica: La cuota extraordinaria de $[monto] para [obra o gasto] se aprobó en la asamblea del [fecha].]
Puede pagar por transferencia a la cuenta CLABE [CLABE] de [banco], a nombre de [titular], con la referencia [unidad], o en [otra forma de pago]. Si ya pagó, le pedimos enviar el comprobante a [correo o WhatsApp de la administración] para aplicarlo y entregarle su recibo.
Si prefiere ponerse al corriente en partes, con gusto revisamos un calendario de pagos. Y si no reconoce alguno de estos cargos, le enviamos el estado de cuenta completo de la unidad.
Quedamos atentos en [teléfono], de [horario].
Atentamente, [Nombre de quien administra] · Administración del condominio [nombre] · [Teléfono o correo de la administración]
Lo que va en cada parte de la carta de cobro de cuota de mantenimiento
- El propietario, no quien habita
- La cuota la debe el propietario. Si el departamento está rentado, la carta va a nombre del propietario aunque el inquilino sea quien abre la puerta. Mandarla al inquilino no traslada la obligación y sí crea un problema entre ellos.
- La fecha de corte
- Es el día hasta el que están contados los pagos. Sin ella, cualquier pago hecho la semana pasada parece no registrado y la carta pierde autoridad en la primera respuesta.
- El desglose por mes
- Un renglón por mes pendiente, con la ordinaria, la extraordinaria y el recargo en columnas distintas. El total solo no sirve: el propietario que ve «debe 9,400» discute la cifra, y el que ve cuatro meses con su monto discute un mes.
- La cuota y la fecha del acta
- La cuota ordinaria vigente y la fecha de la asamblea que la aprobó. Es el dato que convierte la carta en el cobro de algo acordado en vez de una cifra que puso la administración.
- La cuota extraordinaria, aparte
- Si hay derrama, va en su columna y con la fecha de su propia asamblea. Es un acuerdo distinto, por un monto distinto y para un fin distinto, y se cobra con su propio respaldo.
- El recargo, sólo si está aprobado
- La columna de recargo se llena únicamente si el reglamento interno o un acuerdo de asamblea lo contempla. Si no lo contemplan, se deja en cero y la carta queda igual de firme.
- La referencia del depósito
- El número de la unidad como referencia de la transferencia. Es lo que permite aplicar el pago sin perseguir el comprobante, y es la causa más común de un pago que entró y nadie registró.
Cuándo se pide una carta de cobro de cuota de mantenimiento
Cuando los mensajes ya se mandaron y no hubo respuesta
La carta es el paso siguiente al aviso por WhatsApp, no el primero. Después de dos o tres avisos sin respuesta, un documento firmado y entregado cambia la conversación porque deja constancia de la fecha.
Cuando la unidad acumula más de un mes
Con un mes pendiente basta el aviso. Con tres, lo que hace falta es el desglose: la mayoría de los propietarios atrasados no sabe cuántos meses lleva, y el número los sorprende más que el tono.
Antes de llevar el caso a la asamblea
Si la asamblea va a decidir algo sobre una unidad atrasada, la carta entregada con fecha es lo que sostiene que la administración ya hizo su parte.
Cuando el propietario va a vender
El adeudo sale a la luz en la operación. Una carta previa con el desglose le da al propietario con qué ponerse al corriente antes de que el notario pida la [carta de no adeudo de condominio](/formatos/carta-de-no-adeudo-de-condominio).
Errores comunes con la carta de cobro de cuota de mantenimiento
Pegarla en la puerta, el elevador o el grupo de vecinos
Exhibir a quien debe es una práctica prohibida de cobranza, y en un edificio además es irreversible: el vecino sigue viviendo ahí. La carta se entrega en sobre cerrado o por correo, a la persona.
Cobrar un recargo que la asamblea no aprobó
Un recargo inventado le da al propietario la objeción que necesitaba y tumba toda la carta, incluidos los meses que sí debe.
Amenazar con cortar un servicio común
El agua, la luz de áreas comunes y el elevador no son palanca de cobranza, y en varios estados suspenderlos por adeudo está expresamente prohibido. La ley de condominios de tu estado manda, y si prevé un procedimiento para el cobro, ése es el que se sigue.
Mandar la carta sin la oferta del estado de cuenta
La mitad de los adeudos que se discuten son pagos hechos y no aplicados. Ofrecer el estado de cuenta completo resuelve ese caso en un correo, en vez de en una asamblea.
Una sola carta para todas las unidades atrasadas
Una carta general dirigida a «los condóminos morosos» no la cobra nadie, porque nadie se da por aludido. Una carta por unidad, con su número y su desglose, sí.
Que los recordatorios salgan solos
Makatea manda los avisos de la cuota de cada unidad por WhatsApp y correo el día que toca, registra lo que pagó cada quien y detiene los avisos de esa unidad cuando registras el pago. La carta la imprimes con esta hoja cuando los avisos ya no alcanzaron, y el desglose sale del mismo padrón. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe la cuota ni resguarda el fondo del condominio.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Aviso de cuota de mantenimiento vencida para condóminos
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Lo que se pregunta de la carta de cobro de cuota de mantenimiento
- ¿La carta va al propietario o al inquilino?
- Al propietario. La cuota de mantenimiento la debe quien es dueño de la unidad, aunque el departamento esté rentado y el inquilino sea quien vive ahí.
- ¿Se puede cobrar recargo por las cuotas atrasadas?
- Sólo si el reglamento interno o un acuerdo de asamblea lo prevé. Si no, la columna de recargo se deja en cero. La ley de condominios de cada estado es la que manda y no todas lo permiten igual.
- ¿Puedo pegar la carta en la puerta del departamento?
- No. Exhibir a quien debe es una práctica prohibida de cobranza. La carta se entrega en sobre cerrado, por correo o en la mano del propietario.
- ¿En qué se diferencia de la carta de cobro normal?
- En tres cosas: va dirigida al propietario de una unidad, desglosa el adeudo por mes separando ordinaria, extraordinaria y recargo, y ampara la cuota en la fecha del acta de asamblea que la aprobó.
- ¿Qué hago si el propietario dice que ya pagó?
- Le mandas el estado de cuenta de la unidad con los pagos aplicados y la fecha de corte. La carta ya lo ofrece, y así el caso se cierra con el comprobante en vez de con una discusión.
- ¿Y si quiere pagar en partes?
- La carta ya abre esa puerta. El acuerdo se pone por escrito con el [convenio de pago](/formatos/convenio-de-pago), con las parcialidades junto a la cuota corriente para que el adeudo no vuelva a crecer.
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