Carta de cobro prejurídico: modelo en Word
Una carta de cobro prejurídico es el escrito con el que un acreedor en Colombia le informa a su deudor el saldo vencido y le da un plazo para pagarlo o para acordar una forma de pago, antes de llevar el caso a un abogado. Es la última comunicación de la etapa administrativa: deja constancia de que el deudor fue informado, del monto y de la fecha, y de que hubo una oportunidad de arreglo.
Abajo está el modelo completo para copiarlo o bajarlo en Word. El archivo trae tres versiones, porque el soporte del cobro cambia: cartera comercial con facturas, cánones de arrendamiento y cuotas de administración de propiedad horizontal. Los valores van en pesos colombianos y lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El modelo completo · cartera comercial
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
COBRO PREJURÍDICO
Señores · [RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE O NOMBRE COMPLETO] · NIT o C.C. [número] · [Dirección] · [Ciudad] · [Correo autorizado para notificaciones]
Asunto: cobro prejurídico de facturas vencidas
Respetados señores:
Por medio de la presente le informamos que, con corte al [fecha de corte], [razón social del acreedor], NIT [número], registra a su cargo las siguientes obligaciones vencidas:
Factura o documento [FE-0000] · vencimiento [fecha] · [días] días de mora · valor $[valor] · abonos $[abonos] · saldo $[saldo]
Factura o documento [FE-0000] · vencimiento [fecha] · [días] días de mora · valor $[valor] · abonos $[abonos] · saldo $[saldo]
[Intereses de mora pactados, si el contrato o la factura los prevén] · $[valor]
Total adeudado · $[total]
Estas obligaciones corresponden a [la venta de … / la prestación de servicios de …] según [el contrato, la orden de compra o la cotización aceptada del …], con un plazo de pago de [número] días.
Antes de esta carta le informamos del saldo el [fecha del primer aviso] y el [fecha del segundo aviso], por [canal]. A la fecha no hemos recibido el pago ni una propuesta para normalizarlo.
Le solicitamos pagar el saldo total o comunicarse con nosotros para acordar una forma de pago dentro de los [diez (10)] días calendario siguientes al recibo de esta carta, es decir, a más tardar el [fecha límite].
Puede pagar o escribirnos por: consignación o transferencia a la cuenta de [ahorros / corriente] No. [número] de [banco], a nombre de [titular], NIT o C.C. [número], con la referencia [referencia]. Correo: [correo de cartera]. WhatsApp o teléfono: +57 [número], de lunes a viernes de [hora] a [hora].
Si ya realizó el pago, envíenos el comprobante para aplicarlo y actualizar su saldo.
Si en el plazo indicado no recibimos el pago ni una propuesta de acuerdo, [razón social del acreedor] podrá iniciar las acciones legales que correspondan para el cobro de esta obligación.
Atentamente,
_______________________________
[Nombre de quien firma] · [Cargo: cartera / gerencia] · [Razón social del acreedor] · NIT [número] · +57 [teléfono] · [correo]
La versión de cánones de arrendamiento
Cuando lo que se cobra es arriendo, el soporte no es una factura sino el contrato, y la carta lo nombra: la dirección del inmueble, la fecha de firma, el canon pactado y la cláusula que fija el día de pago. La tabla va por meses, con el canon y, si el contrato lo dice, los servicios o la administración a cargo del arrendatario.
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
COBRO PREJURÍDICO · CÁNONES DE ARRENDAMIENTO
Señor(a) · [NOMBRE COMPLETO DEL ARRENDATARIO] · C.C. [número] · [Dirección del inmueble arrendado] · [Ciudad] · [Correo autorizado]
Asunto: cobro prejurídico de cánones de arrendamiento en mora
Respetado(a) señor(a) [apellido]:
Por medio de la presente le informamos que, con corte al [fecha de corte], el contrato de arrendamiento del inmueble ubicado en [dirección], firmado el [fecha del contrato], registra los siguientes valores pendientes:
[mes y año] · canon $[canon] · [servicios o administración] $[valor o 0] · abonos $[abonos] · saldo $[saldo]
[mes y año] · canon $[canon] · [servicios o administración] $[valor o 0] · abonos $[abonos] · saldo $[saldo]
Total adeudado · $[total]
El canon mensual pactado es de $[canon] y debe pagarse [los primeros cinco días de cada mes / el día … de cada mes], según la cláusula [número] del contrato.
Le solicitamos pagar el saldo total o comunicarse con nosotros para acordar una forma de pago dentro de los [diez (10)] días calendario siguientes al recibo de esta carta.
Atentamente,
_______________________________
[Nombre del arrendador o de la inmobiliaria] · C.C. o NIT [número] · +57 [teléfono] · [correo]
Lo que va en cada parte de la carta de cobro prejurídico
- La fecha de corte
- Todo saldo de la carta está calculado a un día. Sin ese día el deudor puede discutir el número, y con razón: los intereses y los abonos se mueven.
- El detalle, documento por documento
- Factura, vencimiento, días de mora, valor, abonos y saldo. Una carta que sólo dice «usted debe doce millones» no sirve para acordar nada, porque no se puede verificar.
- El origen de la obligación
- El contrato, la orden de compra o la cotización aceptada, con su fecha. Es lo que convierte el saldo en una obligación y no en una cuenta.
- Los avisos anteriores
- Las fechas en que ya le avisaste y por qué canal. Es la constancia de que la etapa administrativa se agotó, y es lo primero que pregunta un abogado.
- El plazo y la doble salida
- Diez días calendario, con la fecha escrita. Y las dos salidas en la misma frase: pagar el total o comunicarse para acordar. Una carta con una sola salida deja afuera al que quiere pagar en partes.
- Los canales de pago y de respuesta
- Banco, tipo de cuenta, número, titular, referencia, correo y teléfono con horario. El deudor que tiene que pedir los datos se demora una semana más.
- El correo autorizado
- La dirección que la persona autorizó para la cobranza. En Colombia el canal no lo elige quien cobra: lo autoriza el consumidor.
Cuándo se pide una carta de cobro prejurídico
Cartera comercial con facturas vencidas
La primera versión. Para ventas o servicios entre empresas con plazo de crédito, cuando ya pasaron los avisos y el cliente no responde.
Arriendo en mora
La segunda versión. El soporte es el contrato, no la factura, y la tabla va por meses.
Cuotas de administración de propiedad horizontal
La tercera versión del archivo. La firma el administrador como representante legal de la copropiedad, y la tabla separa cuota ordinaria, extraordinaria e intereses.
Antes de entregar el caso
Si el caso va a un abogado, esta carta es la primera pieza del expediente. Mandarla bien hecha ahorra la discusión de después sobre si el deudor sabía o no.
Errores comunes con la carta de cobro prejurídico
Amenazar
La carta anuncia que podrán iniciarse las acciones legales que correspondan, y ahí se detiene. Hablar de embargos, de reportes o de consecuencias personales no es cobro prejurídico y en Colombia expone a quien cobra.
Mandarla por un canal que la persona no autorizó
La [Ley 2300 de 2023](/blog/ley-2300-de-2023-horarios-para-cobrar-en-colombia) sólo permite contactar al consumidor por los canales que él autorizó, dentro de un horario y con una frecuencia. Un cobro bien redactado por el canal equivocado sigue estando mal.
Copiar a terceros
La carta va al deudor, al avalista, al codeudor o al deudor solidario. No a referencias, no a la empresa donde trabaja, no al grupo del conjunto.
Preguntar por qué no pagó
No se pregunta el motivo del incumplimiento. Lo que sí se puede es ofrecer alternativas de pago, y es justo lo que hace la frase del plazo.
Cobrar intereses que nadie pactó
La fila de intereses va sólo si el contrato o la factura los prevén. Si no están pactados, el renglón se borra y el total baja.
Que los recordatorios salgan solos
Makatea manda los avisos de cada factura o cuota en su fecha, por WhatsApp y correo, y los detiene cuando registras el pago. La ventana de envío y los días se configuran por cuenta, así que el aviso no sale en un horario que no corresponde. Esta carta es para cuando esos avisos ya salieron y el saldo sigue ahí.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje de cobro de cartera
Lo que se pregunta de la carta de cobro prejurídico
- ¿Qué es el cobro prejurídico?
- La etapa de cobro por escrito que va antes de la demanda. Se informa el saldo, se da un plazo para pagar o acordar y queda la constancia. No la hace un juez ni requiere abogado.
- ¿Qué plazo se da en una carta de cobro prejurídico?
- En la práctica diez días calendario desde el recibo, con la fecha escrita. Lo que importa no es el número sino que la fecha esté en la carta y se respete.
- ¿Se puede mandar por WhatsApp?
- Sólo si la persona autorizó ese canal para la cobranza, y dentro del horario de la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos.
- ¿Cuál es la diferencia con la carta de cobro mexicana?
- El soporte y los datos. En México el documento equivalente es la [carta de cobro](/formatos/carta-de-cobro) o el [requerimiento de pago](/formatos/requerimiento-de-pago), con RFC y CFDI; aquí van NIT o cédula, pesos colombianos y la cuenta de ahorros o corriente.
- ¿Esta carta interrumpe la prescripción?
- No es algo que se resuelva con un formato. Los efectos de un requerimiento sobre los plazos dependen del tipo de obligación y del título, y eso se consulta con un abogado antes de confiar en una fecha.
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