Tengo facturas vencidas de hace meses y otras nuevas, ¿cómo sé cuáles cobrar primero?

Empieza por las facturas que llevan entre uno y treinta días vencidas, aunque sean las más chicas de tu lista. Suena al revés y es lo que funciona: una factura de hace quince días se cobra casi siempre con una llamada o un mensaje, porque el cliente todavía la tiene presente y normalmente sólo se le pasó. Una de hace cinco meses no se mueve con un recordatorio y necesita otra conversación completa. Si gastas el lunes en las viejas, las nuevas se te vuelven viejas mientras las persigues.

Lo escaso no es el dinero por cobrar. Es el tiempo de la persona que va a hacer las llamadas. El orden importa porque esa persona alcanza a trabajar diez o quince cuentas al día, no cien.

Por qué el orden por monto falla

Ordenar de mayor a menor es lo primero que hace todo mundo y parece sensato. El problema es que el monto no dice nada sobre la probabilidad de cobrar, y la factura más grande suele ser del cliente más grande, que es justo el que paga cuando él decide y no cuando tú llamas.

La variable que sí predice es la antigüedad. Y cuando cobras facturas, la antigüedad tiene una propiedad que no tiene el cobro mensual: un mismo cliente puede traer dos facturas en dos tramos distintos.

El caso que lo deja claro

Supón un corte al 5 de octubre con seis cargos. Son cifras de ejemplo, de ninguna organización real.

El orden que sirve aquí es la factura A-131 de Taller Hernández, de 8,200.00 con veinte días. Es la más grande de las recientes y es del cliente que ya trae otra factura detrás, así que la misma llamada sirve para los dos cargos. Después las dos mensualidades de Laura Méndez, que suman 3,700.00 y se piden juntas. Y hasta el final la de Jorge Ruiz.

Los tres datos que deciden el orden

1. 1Días vencidos de cada factura, por separado. No el promedio del cliente. Una factura de veinte días y otra de sesenta del mismo cliente son dos conversaciones.
2. 2Si el cliente tiene una promesa de pago vigente. Quien dijo una fecha se salta hasta el día siguiente de esa fecha. Volver a llamarle antes es la forma más rápida de que deje de contestar.
3. 3Si ya hubo un contacto esta semana. Dos avisos en tres días por la misma factura se leen como presión y no suman nada.

Con esos tres datos la lista se arma sola. Sin ellos, cada lunes se discute el mismo orden desde cero.

El dato que falta casi siempre

El que falta es el segundo. La fecha que dio el cliente se queda en la conversación de WhatsApp de quien habló con él, y el lunes siguiente nadie la tiene. Eso convierte una promesa en un aplazamiento sin fecha, y es la razón por la que la tercera promesa de la misma persona se trata igual que la primera. La mecánica de anotarla está en cómo se registra y se sigue una promesa de pago.

Dónde sale el orden sin armarlo a mano

De la antigüedad de saldos, que es el reporte que reparte cada cargo en tramos de días contra una fecha de corte. La hoja está lista para llenar en antigüedad de saldos en Excel: pones el vencimiento y el saldo de cada factura y los tramos se calculan solos.

Dos cosas conviene revisar antes de confiar en el reporte, porque las dos lo invalidan completo.

• Que el corte esté hecho sobre la fecha de vencimiento y no la de emisión. Si das treinta días de crédito, la antigüedad empieza el día 31. Hecho sobre la emisión, el reporte envejece la cartera un mes entero.
• Que la conciliación esté al día. Una factura pagada hace dos semanas y no registrada aparece como vencida, y la llamada va a dar a un cliente que ya pagó. Es el error que más caro cuesta.

Cómo se arma el reporte paso por paso está en antigüedad de saldos: cómo se arma.

Qué hacer con las de más de noventa días

No se abandonan, pero tampoco entran en la lista semanal de recordatorios. Son un trabajo distinto, que se hace una vez al mes y por bloque, y que casi siempre acaba en una de tres salidas.

• Un convenio con montos y fechas por escrito, que es lo que mueve un saldo viejo cuando el cliente sí quiere pagar y no puede de una vez.
• Una revisión del plazo legal, porque el derecho a exigir el pago no dura para siempre y cada tipo de deuda tiene el suyo.
• El castigo contable del saldo, cuando ya no hay con quién hablar.

La segunda salida es la que más se pasa por alto. Los plazos y lo que reinicia la cuenta están en hasta cuándo se puede cobrar una deuda. Y para el convenio, cuándo conviene un convenio de pago.

Si el cobro es mensual y no por factura

El orden cambia. En un cobro que se repite cada mes el criterio no es la antigüedad del cargo sino el ciclo corriente contra el saldo viejo, porque recuperar al cliente que apenas se atrasó este mes vale más que perseguir el de hace tres. Eso está en a quién cobrar primero.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva cada cargo con su propio vencimiento, manda los recordatorios por WhatsApp y correo en el orden de las fechas, registra la promesa que da el cliente con el día que dijo y detiene el aviso mientras esa promesa está vigente. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve el dinero, no resguarda fondos y no es despacho de cobranza. Los planes están en precios, con catorce días gratis y sin tarjeta.