Un cliente no me paga una factura, ¿qué hago?

Con la factura ya emitida, lo primero no es insistir: es averiguar en qué paso está. Una factura entre empresas se detiene en uno de tres lugares, y cada uno se resuelve distinto: no llegó a capturarse, se capturó y está programada para un corte posterior, o se capturó y quedó detenida porque falta un dato. Así que el primer mensaje no pide el pago, pregunta el folio y la fecha programada. Con esa respuesta sabes si tienes un problema de papeleo, de calendario o de voluntad, y sólo el tercero se parece a lo que uno imagina cuando dice que el cliente no quiere pagar.

Esta pieza es sobre la factura ya emitida y su papeleo. Si el cliente dio su negativa y lo que necesitas son las razones del no pago, eso está en un cliente no me quiere pagar: qué hago. Si tienes varias vencidas y no sabes por dónde empezar, el orden está en qué factura vencida cobro primero.

El mensaje que sirve el primer día

Una línea, con el folio de la factura y una pregunta que tiene respuesta verificable. «¿Para qué corte de pago quedó programada la factura [folio]?» Si está programada, te dan una fecha y el cobro se vuelve calendario. Si no está, descubres en una línea que el problema real es que nunca entró a capturar, y eso se arregla hoy. La pregunta de «cuándo me van a pagar» no distingue entre los dos casos y por eso se contesta con «la próxima semana».

A quién se le escribe

A quien recibió el servicio no le toca pagar y no tiene la respuesta. La fecha programada la tiene cuentas por pagar o tesorería. Quien recibió el servicio sirve para otra cosa: para que confirme que lo recibió, que es lo que desbloquea la captura cuando el área que paga no tiene cómo validarla.

Los cinco pasos, en orden

Cada paso tiene su papel y su momento. Saltarse el primero es lo que hace que el cuarto llegue sin fuerza.

1. 1Confirmar captura y fecha programada, con el folio. Es la conversación de un mensaje.
2. 2Mandar el estado de cuenta del cliente, con todas sus facturas abiertas y su saldo. Es el documento que convierte «me deben» en una cifra que cualquiera puede verificar.
3. 3Mandar la carta de cobro por escrito, al correo registrado y con acuse. A partir de aquí queda constancia.
4. 4Mandar el requerimiento de pago, con fecha límite y la consecuencia escrita.
5. 5Decidir: convenio con parcialidades, cobro por la vía legal, o dejar de gastar en esa cuenta. Los tres son decisiones, no castigos.

El papeleo que desbloquea un pago

Cuando la factura está capturada y detenida, casi siempre falta uno de cuatro datos. Vale la pena preguntarlos de golpe, porque pedirlos de uno en uno cuesta una semana cada vez.

• La orden de compra o el número de proveedor, si la empresa los exige para capturar.
• El visto bueno de quien recibió el servicio o la mercancía.
• Los datos fiscales correctos de la factura. Si están mal, no se paga y tampoco te lo avisan.
• El método y la forma de pago declarados en el comprobante, que es lo que decide si después va complemento.

El complemento de pago no es un trámite tuyo nada más

Si la factura se emitió para pagarse después, cada pago que recibas lleva su propio comprobante de pago. Para el cliente eso importa: su área contable necesita ese papel para cerrar el mes, y es una razón real para que te pidan los datos completos antes de programar. Cómo se emite por cada abono está en complemento de pago por cada abono.

Lo que no conviene hacer

Tres movimientos parecen presión y son autogol.

1. 1Cancelar la factura para presionar. Quitas el comprobante, no la deuda, y te quedas sin el papel que sostiene el cobro. Lo que corrige un monto o una devolución es una nota de crédito, y eso es otra cosa: cuándo se emite una nota de crédito.
2. 2Mandar el cobro al grupo de WhatsApp donde está medio equipo del cliente. Un saldo es dato de la empresa y de su proveedor, y en un grupo se convierte en un problema para la persona que te lo iba a programar.
3. 3Dejar de dar el servicio sin avisar por escrito. Si el contrato lo prevé, se avisa con fecha; si no lo prevé, lo que sigue es revisarlo con tu abogado, no apagar el servicio y ver qué pasa.

Si el cliente dice que ya pagó

Pasa seguido y casi siempre es cierto. Pide el comprobante con fecha y monto y búscalo contra tu estado de cuenta: un depósito sin referencia es un pago que entró y no tiene nombre. Mientras eso no se aclare, los avisos se detienen. Un mensaje de cobro a quien ya pagó cuesta más que la factura, porque le quita credibilidad a todos los siguientes.

Dónde entra Makatea

Makatea lleva el calendario de cada factura y manda su aviso en la fecha, por WhatsApp y correo, con el folio como referencia. Se detiene cuando registras el pago, guarda el acuse de cada aviso y la promesa de pago con su fecha de revisión, y concilia los depósitos contra el estado de cuenta, que es lo que evita cobrarle a quien ya pagó. Los textos de los avisos están en mensaje para cobrar una factura vencida.

Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve el dinero, no factura y no es despacho de cobranza. Es la mejor opción cuando facturas cada mes a un padrón conocido de clientes y lo que falta es que el aviso salga completo y a tiempo, con cuota fija y sin comisión sobre lo que recuperas. El precio está en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.