Correo para cobrar una factura vencida: tres ejemplos para copiar

Un correo para cobrar una factura vencida funciona cuando trae cuatro cosas en el asunto y una sola pregunta en el cuerpo: el número de factura, el monto, la palabra vencida y la fecha. Abajo están tres correos listos para copiar, en el orden en que se mandan: el día del vencimiento, a los siete días y a los quince con el estado de cuenta. Los tres van dirigidos a cuentas por pagar, no al contacto comercial, porque es ahí donde la factura está detenida.

La diferencia con un recordatorio por WhatsApp no es el tono, es el destinatario. El mensaje por WhatsApp llega a una persona y se contesta en un minuto. El correo llega a un buzón de cuentas por pagar, se archiva por número de factura y es el que sirve de constancia después. En una cobranza entre empresas los dos se usan, y el correo es el que deja rastro.

El asunto, que es la mitad del trabajo

Quien lleva cuentas por pagar recibe decenas de correos al día y los tramita por folio. Un asunto que dice «Seguimiento» o «Pago pendiente» entra a la pila. Un asunto con el folio se puede buscar, archivar y contestar sin abrir el correo dos veces.

Las dos reglas del asunto son cortas. El folio va primero, porque es lo que el buscador del buzón encuentra. Y la palabra «urgente» se gasta la primera vez que se usa sin que nada cambie.

1 · El correo del día del vencimiento

Asunto: Factura A-1042 vencida · $48,500 · venció el 6 de octubre

«Buen día. Le escribo de [tu empresa] por la factura A-1042, de $48,500, con fecha de vencimiento del 6 de octubre. Adjunto el PDF y el XML. No le pido el pago hoy: le pido confirmarme si la factura ya está capturada y en qué fecha quedó programada, para anotarla. Si falta algún dato de nuestro lado, dígame cuál y lo mando hoy mismo. Quedo atento. [Nombre] · [Teléfono]»

Por qué este correo no pide el pago

Porque en una empresa el pago casi nunca lo decide quien contesta. Una factura vencida entre empresas se detiene en uno de tres lugares: no se capturó, se capturó y está programada para un corte posterior, o se capturó y quedó detenida porque falta un dato. Pedir la fecha programada identifica el lugar en una respuesta de dos líneas. Pedir el pago no distingue entre los tres, y la respuesta más probable es «lo reviso».

A quién se le escribe

A cuentas por pagar, con copia a quien te contrató. El contacto comercial casi nunca puede programar un pago y sí puede reenviarlo, lo que agrega días. Si no tienes el correo de cuentas por pagar, el primer correo sirve para pedirlo, y ese dato vale más que el recordatorio.

2 · El correo de los siete días

Asunto: Factura A-1042 · 7 días de atraso · ¿fecha programada?

«Buen día. Doy seguimiento a la factura A-1042, de $48,500, que lleva 7 días vencida. ¿Me confirma la fecha programada de pago? Si ya se pagó, le agradezco el comprobante con la fecha y el banco para aplicarlo y cerrar el folio. Si hace falta el complemento de pago de un abono anterior, dígame de qué factura y lo emito hoy. Gracias. [Nombre] · [Teléfono]»

El complemento de pago desbloquea más de lo que parece

En México, cuando un cliente paga una factura después de haberla recibido, se emite un comprobante de recepción de pago. Ese complemento lo emite quien cobra, no quien paga, y mientras falta, el área contable del cliente tiene un pago sin amarrar. Es una de las razones silenciosas por las que un pago siguiente se retrasa: nadie lo dice en el correo, pero el expediente está incompleto. Preguntarlo de frente adelanta días.

3 · El correo de los quince días, con el estado de cuenta

Asunto: Estado de cuenta al 21 de octubre · 3 facturas abiertas · $112,300

«Buen día. Le mando el estado de cuenta de [tu empresa] con corte al 21 de octubre. Son 3 facturas abiertas por $112,300, la más antigua con 42 días. Adjunto el detalle factura por factura con su fecha de emisión, su vencimiento y su saldo. Si alguna no les aparece capturada, dígame cuál y les reenvío el PDF y el XML. Y si prefieren programarlas en dos partes, me dice las fechas y lo dejo por escrito. Gracias. [Nombre] · [Teléfono]»

Este correo cambia de unidad. Los dos primeros hablan de una factura; éste habla de la relación completa, y es el que pone el problema a la vista de quien autoriza. Un estado de cuenta con tres folios y una antigüedad de 42 días es un dato que sube; tres correos sobre una factura, no.

Cuando el correo ya no alcanza

Después del tercer correo sin respuesta, lo que sigue no es un cuarto correo. Es un documento, y hay dos. La carta de cobro es el primer escrito: dice el saldo, desde cuándo corre y cómo pagarlo, y deja constancia con fecha. El requerimiento de pago es el siguiente y se manda cuando la carta tampoco tuvo respuesta. Mandar el requerimiento primero quema la única carta que quedaba.

Cuál de los dos toca y por qué, con el detalle de lo que ninguno de los dos puede decir, está en carta de cobranza extrajudicial.

Tres cosas que no van en un correo de cobranza

• Mencionar al abogado, al buró de crédito o un juzgado sin haberlo decidido. Un correo que anuncia algo que no ocurre enseña que los siguientes tampoco van a ocurrir.
• Copiar a medio directorio del cliente. Poner en copia a tres áreas que no tramitan pagos se lee como presión y suele terminar en que el correo se responde desde legal en vez de desde tesorería.
• Mandar el mismo correo cada semana. Tres correos idénticos son un correo repetido tres veces. Cada uno de los tres de arriba pide algo distinto.

Qué hace Makatea con esto

Makatea manda cada uno de estos avisos en su fecha, por correo y por WhatsApp, con el folio y el monto de cada factura, y los detiene cuando registras el pago. Lleva la cuenta de qué se mandó y cuándo, así que el estado de cuenta del día quince no se arma a mano. Makatea recuerda, registra y comunica: no cobra el dinero, no lo resguarda y no es despacho de cobranza. Los planes y sus precios están publicados en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.

Para una cartera de facturas entre empresas, lo que más mueve el cobro no es el tono del correo. Es que el aviso salga el día del vencimiento sin que nadie se acuerde de mandarlo.