Carta de cobro a un cliente: formato en Word
Una carta de cobro es el aviso por escrito de que un cliente tiene un saldo vencido: cuánto, por qué concepto, desde cuándo y cómo pagarlo. Sirve cuando el mensaje ya no basta y hace falta algo que quede por escrito, sin pelear.
El formato de abajo es cordial y firme a la vez. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El formato completo
[Ciudad], a [día] de [mes] de [año].
[Nombre del cliente] · [Empresa, si aplica] · [Domicilio o correo]
Asunto: saldo pendiente de [concepto]
Estimado(a) [nombre]:
Le escribimos para informarle que a esta fecha registramos un saldo pendiente de $[monto] ([monto con letra] pesos 00/100 M.N.) por concepto de [concepto], que venció el [fecha de vencimiento].
[Tabla: concepto, vencimiento, monto, pagado y saldo de cada cargo pendiente.]
Si ya realizó el pago, le pedimos enviarnos el comprobante a [correo o WhatsApp] para registrarlo; es posible que todavía no se refleje de nuestro lado.
Si no ha podido cubrirlo, puede pagar por [forma de pago: transferencia a la cuenta CLABE …, con la referencia …] a más tardar el [fecha límite], o escribirnos para acordar una fecha o un plan de pagos que le funcione.
Quedamos atentos en [teléfono], de [horario de atención].
Atentamente, [Nombre de quien firma] · [Cargo] · [Nombre del negocio]
Lo que va en cada parte de la carta de cobro
- El detalle de cada cargo
- La tabla evita la pregunta «¿de qué es esto?». Si son varios meses, un renglón por mes.
- La salida si ya pagó
- Muchas veces el pago sí se hizo y no se registró. Pedir el comprobante primero evita cobrarle a quien ya pagó.
- Cómo pagar y hasta cuándo
- Cuenta, referencia y una fecha límite concreta. Sin forma de pago, la carta sólo informa.
- La salida si no puede
- Ofrecer una fecha o un plan de pagos convierte la carta en una conversación, no en un reclamo.
Cuándo se pide una carta de cobro
Después de dos o tres mensajes sin respuesta
Cuando los recordatorios no bastaron y hace falta un aviso formal, por correo o impreso.
Con clientes empresa
El área de pagos de una empresa necesita un documento con concepto, monto y fecha para programar el pago.
Errores comunes con la carta de cobro
Amenazar
Advertir con consecuencias que no vas a cumplir, o que no puedes cumplir, se vuelve en contra. La carta pide el pago y ofrece salidas.
Hacerla parecer un documento de juzgado
Sellos, «expediente» o lenguaje de demanda confunden a quien la recibe. Enviar documentos que aparenten ser escritos judiciales está en la lista de conductas que la CONDUSEF prohíbe en la cobranza de créditos.
Mandarla a quien no es el deudor
Familiares, compañeros de trabajo o referencias no deben enterarse de la deuda por ti.
Que los recordatorios salgan solos
La carta es el último paso de una secuencia que casi siempre se salta. Makatea manda los recordatorios anteriores por WhatsApp en su fecha, registra lo que llega, y cuando alguien llega a la carta ya sabes exactamente qué debe.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Cómo cobrar una deuda sin ofender a quien te debe
Lo que se pregunta de la carta de cobro
- ¿Cómo se escribe una carta de cobro amable?
- Con el saldo y el concepto claros, pidiendo primero el comprobante por si ya pagó, dando la forma de pago y ofreciendo acordar una fecha. Firme en los datos, cordial en el tono.
- ¿Qué no debe decir una carta de cobro?
- Amenazas, insultos, lenguaje que aparente un juicio o datos de la deuda dirigidos a otras personas. Varias de esas conductas están en la lista que la CONDUSEF prohíbe en la cobranza de créditos, y ninguna ayuda a que te paguen.
- ¿Carta de cobro o carta de requerimiento de pago?
- La carta de cobro es el aviso cordial. El requerimiento de pago es más formal y suele venir antes de una acción legal, a veces por medio de un abogado.
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Carta de cobro a un cliente: formato en Word
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