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Gastos comunes: colilla de cobro en Excel para un edificio en Chile

Revisada en octubre de 2026

Los gastos comunes son lo que cuesta mantener el condominio cada mes, repartido entre los departamentos según su prorrateo. En Chile se cobran con una colilla mensual por unidad.

Una colilla de gastos comunes es el aviso de cobro que la administración de un condominio en Chile le entrega a cada departamento: el gasto común del mes del edificio repartido según el prorrateo de esa unidad, el recargo del fondo común de reserva, los otros cargos del departamento, el saldo anterior impago con su interés y el total a pagar, con la fecha límite. La firma el administrador y se entrega una por departamento y por mes.

Esta hoja la arma sola: se escribe el monto de cada rubro del mes en una pestaña, el prorrateo de cada departamento en otra, y la colilla se llena al teclear el número del departamento. Los montos van en pesos chilenos sin decimales. Abajo está la colilla de ejemplo con sus números, y después cómo se llena.

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La colilla del departamento 202 del edificio de ejemplo

ConceptoMonto
Prorrateo del departamento8,10%
Gasto común total del condominio en el mes$4.490.000
Gasto común del departamento$363.690
Fondo común de reserva (5% del gasto común)$18.185
Otros cargos del departamento$0
Saldo anterior impago$98.000
Interés por mora sobre el saldo anterior (1,00%)$980
TOTAL A PAGAR$480.855

Calculado con las fórmulas de la hoja. El gasto común del mes sale de los ocho rubros de la pestaña Gastos del mes y suma $4.490.000, con las remuneraciones del personal en $2.450.000 como el rubro más grande. El prorrateo de los doce departamentos del ejemplo suma 100% y la hoja avisa cuando no. El aviso se emite el 1 de octubre de 2026 y vence el 11, con los diez días del artículo 7. El 5% del fondo y el 1% de interés mensual son los valores de ejemplo de la pestaña Ajustes: los fija el reglamento de copropiedad o la asamblea, no la hoja. Son números del edificio de ejemplo.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la colilla de gastos comunes

Los ocho rubros (pestaña Gastos del mes)
Remuneraciones del personal, leyes sociales, electricidad y agua de espacios comunes, mantención de ascensores, honorarios de administración, insumos de aseo y seguro contra incendio. Se escribe el monto del mes y la hoja los suma. Ese total es lo único que se reparte, así que un rubro olvidado se cobra de menos a los doce departamentos a la vez.
prorrateo
El porcentaje con el que cada unidad contribuye. Sale del reglamento de copropiedad y no se inventa por metros cuadrados. La hoja suma la columna y escribe debajo si llega a 100%: si no llega, el gasto común no se reparte completo y la diferencia la termina pagando la comunidad.
gasto_comun
El total del mes por el prorrateo del departamento, redondeado a peso. Lo calcula la hoja. En el ejemplo, 8,10% de $4.490.000 da $363.690.
fondo_de_reserva
El recargo sobre el gasto común para el fondo común de reserva, que en la hoja viene en 5%. Lo calcula la hoja sobre el gasto común del departamento, no sobre el total a pagar. La celda del porcentaje está en Ajustes y es la que se cambia si el reglamento o la asamblea fijaron otro.
otros_cargos
Lo que es de ese departamento y no de todos: una multa, un consumo individual, el uso de un espacio común. Se teclea. En el ejemplo el 201 trae $15.000 y el 502 trae $25.000.
saldo_anterior
Lo que ese departamento quedó debiendo de meses anteriores. Es la columna que convierte la colilla en un estado de cuenta y no en una boleta del mes. Dos de los doce departamentos del ejemplo traen saldo: $98.000 y $214.500.
interes_por_mora
El interés mensual sobre el saldo anterior, con el porcentaje de Ajustes. Lo calcula la hoja. El porcentaje no es libre: la Ley 21.442 lo manda al reglamento de copropiedad y le pone un techo. La hoja trae 1,00% como ejemplo y no sugiere ninguno.
total_a_pagar
Gasto común más fondo de reserva más otros cargos más saldo anterior más interés. Es el número grande de la colilla y el que regresa a la pestaña Copropietarios.
Saldo de caja, ingresos y egresos (pestaña Ajustes)
El saldo con el que abrió el mes la cuenta del condominio, lo recaudado y lo gastado, con el cierre calculado. No es relleno: el artículo 31 de la Ley 21.442 pide que el aviso de cobro señale en detalle el total de ingresos, los egresos mensuales y el saldo de caja del condominio. En el ejemplo abrió con $1.850.000, entraron $4.320.000, salieron $4.490.000 y cerró en $1.680.000.
Departamento (pestaña Colilla)
La única celda gris de la colilla. Se escribe el número del departamento y los nueve renglones se llenan solos. Se imprime o se guarda en PDF, y se repite con el siguiente.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una colilla de gastos comunes

Emitir las colillas del mes sin armar doce documentos

Se escriben los rubros del mes una vez y después se cambia el número del departamento en la celda gris, una por una. El prorrateo, el fondo y el interés salen de las fórmulas.

Cumplir lo que el aviso tiene que decir

La Ley 21.442, que aprueba la nueva Ley de Copropiedad Inmobiliaria y se publicó el 13 de abril de 2022, pide en su artículo 31 que el aviso de cobro consigne la proporción con la que el copropietario contribuye, su aporte al fondo común de reserva, los intereses y multas que adeude a la fecha, y además el detalle del total de ingresos, los egresos mensuales y el saldo de caja del condominio. Esos tres últimos son los que casi ninguna colilla trae y los que la hoja ya tiene en Ajustes. Esto no es asesoría legal.

Enseñar en la asamblea de dónde sale la cuota

La pestaña de gastos del mes es la respuesta a la pregunta de por qué subió el gasto común. En el ejemplo, remuneraciones y leyes sociales son $2.970.000 de los $4.490.000, así que la conversación es sobre personal y no sobre insumos.

Ver si el mes cerró en rojo por la morosidad

En el ejemplo entraron $4.320.000 y salieron $4.490.000, así que el mes se comió $170.000 de la caja. Al mismo tiempo, los saldos anteriores impagos suman $312.500. El segundo número explica el primero, y los dos van en el aviso.

Dejar que el aviso de la colilla salga solo

Las cinco primeras columnas de la pestaña Copropietarios son las que Makatea lee, y el estatus se arma con el saldo anterior de cada unidad. Con la lista subida, el aviso sale en su fecha por WhatsApp y por correo con la colilla adjunta.

Lo que no conviene

Errores comunes con la colilla de gastos comunes

Calcular el fondo de reserva sobre el total a pagar

Es el error que infla la cuota de quien ya debía, porque le cobra el recargo también sobre su saldo anterior. El recargo va sobre el gasto común del mes del departamento, y así lo calcula la hoja.

Repartir con un prorrateo que no suma 100%

Pasa cuando se agrega una unidad y no se ajusta el resto. El gasto común se reparte de menos y el faltante aparece después en la caja sin que nadie sepa de dónde salió. La hoja lo avisa debajo de la columna.

Mezclar el saldo anterior con el gasto del mes

Una colilla que sólo dice un total no le permite a nadie discutir qué parte es del mes y qué parte es deuda vieja. Son dos renglones distintos y el interés se calcula sobre uno solo.

Dejar el interés en una celda y olvidar de dónde salió

El porcentaje tiene que ser el del reglamento de copropiedad o el que fijó la asamblea, y conviene tenerlo anotado. Un interés que nadie puede rastrear hasta un acuerdo escrito es el primero que se cae en una reclamación.

Emitir la colilla sin fecha de vencimiento

La fecha es lo que hace exigible el cobro y lo que arranca la mora. La hoja la calcula sumando los días de Ajustes a la fecha de emisión del aviso.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lee las cinco primeras columnas de la pestaña Copropietarios: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Con la lista subida, el aviso de la colilla sale en la fecha que pongas por WhatsApp y por correo, registra quién lo recibió y se detiene cuando capturas el pago. Los teléfonos se guardan con su código de país, así que el +56 9 va en la planilla. Makatea recuerda, registra y comunica: no recibe el dinero de los gastos comunes ni lo resguarda.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la colilla de gastos comunes

¿Cuántos departamentos admite la hoja?
Doscientos en la pestaña Departamentos y doscientos copropietarios en la primera. El ejemplo trae doce y el prorrateo de los doce suma 100%.
¿Qué porcentaje va en el fondo común de reserva?
El que fije el reglamento de copropiedad o la asamblea de copropietarios en sesión extraordinaria, y el artículo 39 de la Ley 21.442 dice que no puede ser inferior a un 5% del gasto común mensual. La hoja trae 5% como ejemplo. Esto no es asesoría legal.
¿Cuántos días tiene el copropietario para pagar?
Diez días desde la fecha de emisión del aviso de cobro, salvo que el reglamento de copropiedad establezca otra periodicidad o plazo, según el artículo 7 de la Ley 21.442. La hoja trae 10 en Ajustes y calcula la fecha de vencimiento sola.
¿La colilla sirve para cobrar judicialmente?
Eso depende de la firma, no de la hoja. El artículo 32 de la Ley 21.442 dice que los avisos de cobro de gastos comunes firmados de forma presencial o electrónica por el administrador tienen mérito ejecutivo. Qué significa eso y qué puede hacer la administración con un moroso está en la Ley 21.442 y el moroso de gastos comunes. Esto no es asesoría legal.
¿En qué se diferencia de la cuota de mantenimiento de México?
En el documento y en las palabras. El control de cuotas de mantenimiento está hecho para un condominio en México, lleva pesos mexicanos y no tiene fondo común de reserva como recargo sobre el gasto del mes. Aquí el vocabulario es el chileno y los montos van en pesos chilenos.
Para leer con calma
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