Control de cuotas de administración en Excel
Un control de cuotas de administración es la hoja donde la administración de un edificio o conjunto en propiedad horizontal de Colombia lleva, unidad por unidad, cuánto le toca pagar cada mes y cuánto ha pagado. La cuota no es un valor que la administración escoja: es el presupuesto anual aprobado por la asamblea multiplicado por el coeficiente de copropiedad de cada unidad y dividido entre doce. Por eso los coeficientes de todas las unidades tienen que sumar 100 %, y por eso una hoja que no los trae no puede calcular nada.
La hoja de abajo trae las doce columnas del año, cuenta los meses ya causados a la fecha de corte, cuenta los meses en mora y calcula los intereses con la tasa que escribes en Ajustes. Lo que está entre corchetes es lo que cambias. Para un condominio en México la hoja es otra, con otro vocabulario: [control de cuotas de mantenimiento](/formatos/control-de-cuotas-de-mantenimiento).
La pestaña Cuotas 2026, con ocho unidades de ejemplo
| Unidad | Propietario | Coeficiente | Cuota mensual | Debido a la fecha | Pagado | Saldo de cuotas | Meses en mora | Intereses de mora | Total a cobrar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Apto 101 | Martha Lucía Ortiz | 14,50 % | 522.000 | 5.220.000 | 5.220.000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Apto 102 | Andrés Felipe Cárdenas | 12,00 % | 432.000 | 4.320.000 | 3.024.000 | 1.296.000 | 3 | 31.392 | 1.327.392 |
| Apto 201 | Carolina Vélez Uribe | 12,00 % | 432.000 | 4.320.000 | 3.888.000 | 432.000 | 1 | 1.728 | 433.728 |
| Apto 202 | Jorge Iván Mejía | 12,00 % | 432.000 | 4.320.000 | 4.320.000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Apto 301 | Inversiones Duarte S.A.S. | 12,00 % | 432.000 | 4.320.000 | 2.792.000 | 1.528.000 | 4 | 46.549 | 1.574.549 |
| Apto 302 | Sandra Patricia Rojas | 12,50 % | 450.000 | 4.500.000 | 4.500.000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Apto 401 | Felipe Arango Soto | 12,50 % | 450.000 | 4.500.000 | 4.050.000 | 450.000 | 1 | 1.800 | 451.800 |
| Apto 402 | Gloria Inés Herrera | 12,50 % | 450.000 | 4.500.000 | 4.500.000 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totales | 100,00 % | 3.600.000 | 36.000.000 | 32.294.000 | 3.706.000 | 9 | 81.469 | 3.787.469 |
Valores en pesos colombianos, con corte al 16 de octubre de 2026; en la hoja se recalculan con la fecha del día. El presupuesto anual del ejemplo es de 43.200.000 y el día límite de pago es el 10, los dos escritos en Ajustes. La cuota de cada unidad sale de ese presupuesto por su coeficiente entre doce: 43.200.000 × 14,50 % ÷ 12 son 522.000 para el Apto 101. A esta fecha hay diez cuotas causadas. El Apto 301 pagó seis meses completos y 200.000 de julio, así que lleva cuatro meses en mora y es el que más intereses acumula. Los intereses del ejemplo salen con una tasa mensual de 2 %, que es un valor de relleno y se reemplaza cada mes.
Lo que va en cada parte del control de cuotas de administración
- Coeficiente de copropiedad
- Sale del reglamento de propiedad horizontal, no se calcula aquí. El artículo 26 de la Ley 675 de 2001 dice que se calcula sobre el área privada construida de cada bien respecto del área total privada. La celda va en gris porque es el único dato que se copia tal cual.
- Presupuesto anual aprobado
- El que aprobó la asamblea, en Ajustes. Toda la hoja cuelga de ahí: si se modifica el presupuesto a mitad de año, se cambia ese valor y las cuotas de los doce meses se recalculan. La cuota se redondea a la centena.
- Día límite de pago sin intereses
- El que fije el reglamento o la asamblea. Desde el día siguiente la cuota no pagada está en mora, y es la fecha con la que la hoja cuenta tanto los meses causados como los días de interés.
- Las doce columnas de meses
- En cada mes se escribe lo que la unidad pagó de esa cuota. Si pagó la mitad, la mitad: el mes queda en mora por el faltante y los intereses se calculan sobre ese faltante, no sobre la cuota completa.
- Tasa de interés de mora mensual
- La hoja trae 2 % como ejemplo y se reemplaza cada mes. El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 pone el techo: la mora «causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general [...] establezca un interés inferior». Es un máximo, y la asamblea sólo puede bajarlo.
- Total a cobrar
- Saldo de cuotas más intereses. Es la columna que se lleva a la carta de cobro y al estado de cuenta de la unidad, y la que alimenta el saldo de la pestaña Copropietarios.
Cuándo se pide un control de cuotas de administración
La cartera del mes, en una sola vista
Quién está al día, quién debe un mes y quién lleva cuatro, con el valor y los intereses al lado. Es lo que se lleva al consejo de administración sin armar nada aparte.
El estado de cuenta de una unidad
El renglón de una unidad trae los doce meses, lo pagado en cada uno y el total. Con eso se contesta la pregunta de un propietario sin revisar recibos.
Antes de mandar la carta de cobro
Los meses en mora y el valor de los intereses salen de aquí, y de ahí pasan a la [carta de cobro de cuotas de administración](/formatos/carta-de-cobro-de-cuotas-de-administracion). La carta exige escribir de dónde salió la tasa.
Cuando una unidad se vende
El artículo 29 de la Ley 675 de 2001 establece solidaridad en el pago de las expensas comunes ordinarias entre el propietario anterior y el nuevo. El renglón con los doce meses es lo que sostiene el [paz y salvo de administración](/formatos/paz-y-salvo-de-administracion) o su negativa.
Errores comunes con el control de cuotas de administración
Dejar los coeficientes sin que sumen 100 %
Si suman 97 %, la suma de las cuotas no alcanza el presupuesto y el faltante aparece a fin de año sin explicación. La hoja trae el total del coeficiente a la vista justo para eso.
Cobrar una tasa de mora inventada
El 2 % de la hoja es relleno. Si se cobra sin reemplazarlo por la tasa certificada del mes, o por la menor que aprobó la asamblea, el cobro se cae en la primera reclamación y hay que devolver lo cobrado de más.
Mandar la lista de morosos al grupo de residentes
El artículo 30 permite publicar el incumplimiento en el edificio mientras subsista, y su parágrafo lo limita a «lugares donde no exista tránsito constante de visitantes». Un grupo de WhatsApp no es ese lugar, y la lista queda copiada en los teléfonos de todos.
Mezclar la cuota extraordinaria con la ordinaria
La extraordinaria se aprueba aparte, con su destino y su plazo. Si se suma a la columna del mes, la cartera ordinaria deja de ser comparable entre meses y el interés de mora se calcula sobre algo que no es la cuota.
Que los recordatorios salgan solos
La pestaña Copropietarios se guarda como CSV y se sube a Makatea, con los teléfonos en +57 para que los reconozca como colombianos. A partir de ahí el aviso de la cuota sale solo antes de la fecha límite, por WhatsApp y correo, y se detiene cuando registras el pago. Makatea recuerda, registra y comunica: el recaudo sigue por la cuenta de la copropiedad.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar la cuota de administración
Así cobra Makatea en condominios y administradoras
Lo que se pregunta del control de cuotas de administración
- ¿Cómo se calcula la cuota de administración?
- Presupuesto anual aprobado por la asamblea, por el coeficiente de copropiedad de la unidad, entre doce. El coeficiente sale del reglamento de propiedad horizontal y, según el artículo 25 de la Ley 675 de 2001, es el índice con el que cada propietario contribuye a las expensas comunes.
- ¿Cuánto interés de mora se puede cobrar?
- Hasta una y media veces el interés bancario corriente certificado, según el artículo 30 de la Ley 675 de 2001, y la asamblea puede fijar uno menor. Es un techo: la tasa se toma de la certificación del mes y no se inventa. Esta página no es asesoría legal.
- ¿Sirve para un conjunto de uso comercial o mixto?
- La hoja calcula igual, pero en esos casos los coeficientes y los módulos de contribución se determinan con las reglas de los artículos 27 y 31 de la Ley 675 de 2001, y los sectores se presupuestan aparte. Se escriben los coeficientes que ya trae el reglamento.
- ¿Qué hago con quien lleva cuatro meses sin pagar?
- Primero el estado de cuenta con los meses y los intereses, luego la carta de cobro y después la etapa prejurídica. El orden completo está en [cobro prejurídico](/blog/cobro-prejuridico-que-es-y-como-se-hace).
- ¿La hoja manda los avisos?
- No. Los textos para copiar están en [mensaje para cobrar la cuota de administración](/mensajes/mensaje-para-cobrar-la-cuota-de-administracion). Para que salgan solos cada mes se sube el CSV de la pestaña Copropietarios a Makatea.
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