Control de cobros en Excel
Revisada en octubre de 2026
Esta plantilla es para España y va en euros. Un control de cobros es la hoja donde se anotan las facturas emitidas, los cobros que llegan y lo que queda pendiente de cada cliente. Lo que la hace funcionar es que el cobro se anota aparte de la factura: un cobro parcial es una fila y el segundo pago es otra, así que lo cobrado y lo pendiente de cada factura se calculan sin tocarlos.
Bájala en Excel o mira el ejemplo aquí abajo. El vencimiento, lo cobrado, lo pendiente, los días de retraso y el estado de cada factura se calculan solos, y la fecha de corte es hoy.
No es lo mismo que el [control de cuentas por cobrar](/formatos/control-de-cuentas-por-cobrar), que está armado para México. Esta hoja trae euros, el plazo de pago a 30 o 60 días en los Ajustes y el vocabulario de aquí.
Las diez facturas del ejemplo, al corte del 25 de octubre de 2026
| Factura | Cliente | Vencimiento | Importe | Pendiente | Retraso | Estado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026/041 | Reformas Ébano S.L. | 31-jul | 1.210 | 0 | 0 | Cobrada |
| 2026/044 | Clínica Dental Arce | 13-sep | 3.630 | 1.815 | 42 días | Vencida |
| 2026/046 | Lucía Prieto Gómez | 19-ago | 605 | 605 | 67 días | Vencida |
| 2026/048 | Reformas Ébano S.L. | 31-ago | 1.210 | 0 | 0 | Cobrada |
| 2026/050 | Hostal Las Dunas | 4-sep | 726 | 0 | 0 | Cobrada |
| 2026/053 | Talleres Ondarra S.L. | 19-oct | 5.445 | 3.445 | 6 días | Vencida |
| 2026/055 | Reformas Ébano S.L. | 1-oct | 1.210 | 1.210 | 24 días | Vencida |
| 2026/058 | Clínica Dental Arce | 9-nov | 968 | 968 | 0 | Pendiente |
| 2026/059 | Hostal Las Dunas | 15-oct | 2.420 | 2.420 | 10 días | Vencida |
| 2026/062 | Reformas Ébano S.L. | 31-oct | 1.210 | 1.210 | 0 | Pendiente |
| Total | 5 clientes | 18.634 | 11.673 | 6.961 cobrado |
Importes de ejemplo en euros, evaluados con las fórmulas de la hoja al corte del 25 de octubre de 2026. Tres cosas que el ejemplo deja ver. Cinco de las diez facturas están vencidas y concentran 9.495 € de los 11.673 € pendientes, así que el problema no está repartido. Las dos facturas a 60 días son las dos más grandes y juntas aportan 5.260 € de ese vencido: el plazo largo se le dio justo a quien más dinero debía. Y la factura más vieja es la más pequeña, 605 € con 67 días de retraso, que es la que nadie persigue porque parece no valer la llamada.
Lo que va en cada parte del control de cobros
- La pestaña Clientes
- Una fila por cliente, con teléfono y correo. El saldo y el estatus se calculan desde Facturas, así que no se escriben. Los teléfonos van con +34 delante: un número sin prefijo se toma como mexicano al subirlo.
- La pestaña Facturas
- Número, cliente escrito igual que en Clientes, fecha de emisión e importe con IVA. Si dejas en blanco los días de pago se usan los de Ajustes. En el ejemplo, dos facturas van sin días y heredan los 30 por defecto.
- La pestaña Cobros
- Una fila por cada cobro, con la factura a la que se aplica. Es la decisión que hace funcionar la hoja: la factura 2026/044 tiene un cobro de 1.815 € y sigue abierta por otros 1.815 €, sin que nadie edite la fila de la factura.
- Vencimiento y días de retraso
- El vencimiento sale de la emisión más los días de pago. Los días de retraso se cuentan desde el vencimiento hasta la fecha de corte, y sólo aparecen si queda importe pendiente.
- El estado de cada factura
- Cobrada, Pendiente si no ha vencido, Cobro parcial si no ha vencido y ya hay un pago a cuenta, y Vencida si pasó el vencimiento con importe pendiente. Son cuatro estados y cada uno pide una acción distinta.
- La pestaña Ajustes
- La fecha de corte, que es hoy y se puede cambiar para revisar un corte pasado, los días de pago por defecto y el año del resumen por mes. Tres celdas que cambian toda la hoja.
- La pestaña Por cliente
- Facturado, cobrado, pendiente, vencido y porcentaje cobrado de cada uno. En el ejemplo los cinco clientes tienen al menos una factura vencida, y el que más debe no es el que más tarda.
- La pestaña Por mes
- Lo facturado, lo que vence, lo cobrado y lo que quedó sin cobrar en cada mes del año. Es la vista que enseña si el retraso es de un cliente o de una temporada.
Cuándo se pide un control de cobros
Para saber qué reclamar hoy
Se ordena por días de retraso y se empieza por arriba. En el ejemplo son cinco facturas y la primera lleva 67 días. Cómo se ordena esa cola por antigüedad está en [antigüedad de saldos, cómo se arma](/blog/antiguedad-de-saldos-como-se-arma).
Para decidir a quién le das 60 días
La pestaña Por cliente dice quién cumple y quién no antes de la próxima negociación. En el ejemplo, las dos facturas a 60 días son las dos de mayor importe y las dos están vencidas.
Para anotar un cobro parcial sin romper nada
Se añade una fila en Cobros con el importe que llegó. La factura queda en Cobro parcial o Vencida con el resto, y el total pendiente del cliente se ajusta solo.
Para preparar una reclamación por escrito
La tabla de la carta se copia de aquí, con los números de factura, los vencimientos y lo pendiente. El modelo está en [carta de reclamación de deuda](/formatos/carta-de-reclamacion-de-deuda).
Errores comunes con el control de cobros
Escribir el nombre del cliente distinto en cada pestaña
La hoja cruza por el nombre exacto. «Talleres Ondarra S.L.» y «Talleres Ondarra SL» son dos clientes para las fórmulas, y el saldo de uno de los dos sale en cero.
Corregir el importe de la factura cuando llega un pago parcial
Es el error que borra la información. El cobro se anota en Cobros y la factura se queda con su importe original, que es lo que permite ver que faltan 1.815 € de una factura de 3.630 €.
Dejar sin días de pago una factura que se pactó a 60
La hoja le pone los 30 por defecto y la factura aparece vencida un mes antes de que lo esté. La celda de días es la que evita reclamarle a alguien que está en plazo.
Anotar el importe sin IVA
La columna pide el importe con IVA incluido, que es el que se cobra. Mezclar las dos bases deja un pendiente que no coincide con ningún extracto bancario.
Llevar el control por cliente y no por factura
Un cliente con tres facturas de meses distintos tiene tres vencimientos. Resumido en una sola cifra se pierde el dato que dice qué hacer hoy, que es cuánto lleva vencida cada una.
No mirar la pestaña Por mes
Es la que separa un problema de un cliente de un problema de temporada. Sin ella, tres meses flojos seguidos parecen tres clientes malos.
Que los recordatorios salgan solos
La hoja dice quién debe y desde cuándo. Lo que no hace es escribirle a cada cliente. Con la pestaña Clientes guardada como CSV, Makatea manda el recordatorio antes del vencimiento y el aviso cuando la factura se pasa, por WhatsApp y correo, registra el pago el día que lo capturas y deja de insistirle a quien ya pagó. Los teléfonos se cargan con el prefijo +34. El dinero llega a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para reclamar una deuda
Gratis en Makatea: formato de factura gratis
Lo que se pregunta del control de cobros
- ¿Qué lleva un control de cobros en Excel?
- Tres pestañas de captura: clientes, facturas y cobros. De ahí salen el vencimiento, lo cobrado, lo pendiente, los días de retraso y el estado de cada factura, más el resumen por cliente y por mes.
- ¿Cómo se anota un cobro parcial?
- Como una fila en la pestaña Cobros, con la factura a la que se aplica. El segundo pago es otra fila. El importe de la factura no se toca nunca.
- ¿Cuántos días de pago conviene poner?
- Los que se pactaron en el contrato. Si no se pactó nada, el artículo 4.1 de la Ley 3/2004 fija treinta días naturales, y su apartado 3 impide pactar más de 60.
- ¿Puedo revisar un corte de un mes pasado?
- Sí. En la pestaña Ajustes se cambia la fecha de corte y los días de retraso y los estados se recalculan contra esa fecha.
- ¿Sirve para subir los clientes a un sistema de cobranza?
- Sí. La pestaña Clientes se guarda como CSV y se sube. Los teléfonos tienen que llevar el prefijo +34 delante: sin prefijo, un número se toma como mexicano.
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