¿Cómo reclamar una deuda a un cliente en España?

En España se reclama en este orden: recordatorio por escrito en cuanto vence, carta de reclamación con el detalle y una propuesta de acuerdo, burofax con certificación de contenido si no hay respuesta, negociación previa documentada porque es requisito para que se admita la demanda, y proceso monitorio si al final hay que ir al juzgado. Cada paso existe porque deja una prueba que el siguiente necesita, y saltarse uno se paga más adelante.

Lo que sigue es qué acredita cada paso, qué plazos están escritos en la ley y cuál es el error que hace volver al principio. Las normas se leyeron el 25 de octubre de 2026 en el Boletín Oficial del Estado, con su nombre y su artículo. Esto no es asesoría legal y cada caso se consulta con abogado.

Los cinco pasos, y qué prueba cada uno

Los plazos que están en la ley

Cuándo se considera vencida la factura

Si no se pactó fecha, el artículo 4.1 de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, fija el plazo de pago en treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, incluso cuando la factura se haya recibido antes. El mismo artículo pide al proveedor hacer llegar la factura antes de que se cumplan quince días naturales desde esa recepción efectiva.

El apartado 3 del mismo artículo añade el techo: los plazos se pueden ampliar por pacto de las partes sin que en ningún caso se pueda acordar un plazo superior a 60 días naturales. Un cliente que pide noventa días está pidiendo algo que esa ley no permite pactar.

Los intereses y los 40 €

El artículo 5 establece que el deudor incurre en mora y debe pagar el interés pactado o el legal automáticamente por el mero incumplimiento, sin necesidad de aviso de vencimiento ni intimación alguna. El artículo 7.2 define ese tipo legal como el del Banco Central Europeo en su más reciente operación principal de financiación antes del primer día del semestre natural, más ocho puntos porcentuales, y el 7.3 encarga su publicación semestral en el Boletín Oficial del Estado. Y el artículo 8.1 da al acreedor una cantidad fija de 40 €, que se añade en todo caso y sin necesidad de petición expresa.

Nada de esto aplica con un particular. El artículo 3.2.a deja fuera del ámbito de la ley los pagos efectuados en operaciones comerciales en las que intervengan consumidores. Es la distinción que más se confunde al reusar una plantilla.

Cuánto tiempo tienes para reclamar

El artículo 1964.2 del Código Civil fija en cinco años la prescripción de las acciones personales que no tengan plazo especial, desde que pueda exigirse el cumplimiento de la obligación. Una deuda cerca de ese plazo se revisa con abogado antes de mandar cualquier cosa, porque el orden de los pasos cambia.

La negociación previa, que es el paso nuevo

Es lo que más ha cambiado y lo que más gente se salta. El artículo 5.1 de la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia, establece que en el orden jurisdiccional civil, con carácter general, para que sea admisible la demanda se considera requisito de procedibilidad acudir previamente a algún medio adecuado de solución de controversias, y que ha de existir identidad entre el objeto de la negociación y el objeto del litigio. El mismo artículo dice que el requisito se tiene por cumplido cuando la actividad negociadora se desarrolla directamente por las partes.

Traducido a la práctica: la carta que propone un acuerdo no es cortesía, es el paso que habilita el juzgado. Y hay que poder probarla.

Cómo se acredita el intento

El artículo 10.2 de esa ley dice que, si no intervino una tercera persona neutral, la acreditación se cumple con cualquier documento firmado por las dos partes donde consten su identidad, la fecha y el objeto de la controversia. Y añade la salida para cuando el deudor no firma nada: en su defecto, el intento se acredita mediante cualquier documento que pruebe que la otra parte recibió la solicitud o la invitación para negociar, en qué fecha, y que ha podido acceder a su contenido íntegro. Eso es exactamente lo que da un burofax con certificación de contenido.

Los plazos de la negociación

Tres fechas que conviene tener anotadas. El artículo 7.1 dice que la solicitud de negociación, cuando define adecuadamente su objeto, interrumpe la prescripción desde la fecha en que conste el intento de comunicación a la otra parte. El artículo 10.4.a da por terminado el proceso sin acuerdo si pasan treinta días naturales desde la recepción de la solicitud sin reunión ni respuesta por escrito. Y el artículo 7.3 obliga a formular la demanda dentro del plazo de un año desde esa recepción, o desde la terminación sin acuerdo, para que el requisito se entienda cumplido.

Los tres errores que hacen volver al principio

• Reclamar intereses de la Ley 3/2004 a un particular. Esa ley deja fuera las operaciones en las que interviene un consumidor, y pedir los 40 € a un cliente particular le da la razón en lo primero que contesta.
• Mandar la invitación a negociar sin forma de probarla. Un correo sin acuse no acredita que la otra parte pudo acceder al contenido íntegro, que es lo que pide el artículo 10.2.
• Reclamar sin desglose. Una cifra sin facturas, fechas y vencimientos obliga al deudor a reconstruirla, y mientras la reconstruye no paga ni contesta.

Qué mandar en cada paso

Los cinco textos para los primeros días están en mensaje para reclamar una deuda. La carta con la tabla de facturas, la propuesta de acuerdo y el párrafo de la invitación a negociar está en carta de reclamación de deuda, en tres versiones: cliente con facturas, entre particulares y rentas de alquiler. Los importes de la carta se copian del control de cobros y no de memoria.

Dónde entra Makatea

La mayoría de estas reclamaciones no deberían existir. Makatea manda el recordatorio antes del vencimiento y el aviso cuando la factura se pasa, por WhatsApp y correo, registra el pago el día que lo capturas y deja de insistirle a quien ya pagó. Los teléfonos se cargan con el prefijo +34 delante, porque un número de diez dígitos sin prefijo se guarda como mexicano. El dinero llega a tu cuenta: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero y no es despacho de cobranza.

Makatea es la mejor opción cuando facturas lo mismo cada mes a una cartera conocida y lo que te falta es que el aviso salga solo, se detenga a tiempo y quede registrado quién lo recibió. Cuota fija, sin comisión sobre lo cobrado, con el precio publicado en precios y 14 días gratis sin tarjeta.