Cuándo dejar de cobrar una cuenta, con la cuenta hecha

Se deja de cobrar una cuenta cuando un ciclo más de gestión cuesta más que el saldo que queda por recuperar, o cuando ya no hay por dónde contactar a la persona, o cuando el plazo para exigir el pago se cerró. Son tres razones y ninguna es que el cliente no contesta. La decisión se toma con una cuenta de dos renglones: lo que te cuesta un ciclo más, en tus minutos, contra lo que queda abierto. Cuando el primero rebasa al segundo, seguir es tirar trabajo.

Y conviene separar dos cosas que se confunden. Dejar de cobrar no es perdonar la deuda: es dejar de gastar en ella. La obligación del cliente sigue, el saldo sigue registrado y un pago que llegue en seis meses se recibe igual. Lo que se cierra es la gestión activa, y eso se decide con números; lo otro se decide con el contador y con tu criterio.

Las cinco preguntas, en este orden

El orden importa porque las dos primeras cierran la cuenta solas y no hace falta hacer aritmética.

Uno: ¿el plazo sigue abierto?

Si el plazo para exigir el pago se cerró, la gestión ya no tiene con qué sostenerse y seguir insistiendo deja de ser una decisión económica. Los plazos y de dónde salen están en hasta cuándo se puede cobrar una deuda, con su artículo. Esta es la única de las cinco preguntas que no admite matices.

Dos: ¿hay por dónde contactar?

Una cuenta sin dato de contacto que sirva no está en gestión: está en una lista. El teléfono que no entrega, el correo que rebota y el domicilio viejo consumen el mismo trabajo que una cuenta real y no pueden producir un pago. Antes de cerrarla conviene intentar una actualización de datos, que es más barata que un ciclo de cobro: cómo se hace está en datos de contacto desactualizados.

Tres: ¿cuánto cuesta un ciclo más?

Aquí empieza la aritmética, y se hace con tus números. Un ciclo de gestión de una cuenta atrasada son los minutos de revisar el caso, escribir el mensaje, esperar la respuesta, contestarla y volver a anotar lo que pasó. Multiplicados por el costo de tu hora. El método completo, con el reparto por tramo de atraso, está en cuánto cuesta cobrar una cuenta.

Cuatro: ¿ese costo rebasa el saldo?

Es la comparación que decide. Con un ejemplo: si un ciclo te cuesta 180 pesos de tu tiempo y el saldo abierto es de 400, la cuenta aguanta dos ciclos más y en el tercero ya pagaste de más por cobrar. Los dos números son de ejemplo y los tuyos van a ser otros, pero la forma de la decisión es ésa. Donde el saldo es grande, la pregunta cuatro casi nunca cierra la cuenta y la que manda es la cinco.

Cinco: ¿queda algo que no se intentó?

Un ciclo más del mismo mensaje no es un intento nuevo. Un intento nuevo es cambiar de canal, escribirle a otra persona de la empresa, ofrecer una fecha en vez de pedir el total, o proponer un acuerdo por menos pagos. Si los cuatro ya se hicieron y el resultado fue el mismo, la cuenta no necesita otro ciclo: necesita otra decisión.

La cuenta, con números de ejemplo

Los cuatro renglones de abajo son el mismo cálculo con cuatro saldos distintos, y están armados con un costo de 180 pesos por ciclo, que es un número de ejemplo. Lo que importa no son las cifras: es que la columna de la derecha salga de las otras dos y no de una impresión.

Qué significa cerrar una cuenta, en la práctica

Cerrar no es olvidar, y la diferencia se nota un año después. Una cuenta olvidada reaparece cuando alguien revisa el padrón, nadie recuerda qué se hizo y se empieza otra vez desde el primer mensaje. Una cuenta cerrada tiene cuatro cosas escritas.

1. 1La fecha de la decisión y quién la tomó. Sin eso, en seis meses nadie sabe si se intentó algo o si simplemente se dejó de ver.
2. 2El saldo con su fecha de corte, y el último movimiento. Es lo que se usa si el cliente vuelve a pedir servicio o si el pago llega después.
3. 3La razón, de las cinco de arriba. «No contesta» no es razón; «sin dato de contacto desde marzo» sí.
4. 4Que el aviso automático deje de salir. Una cuenta cerrada que sigue mandando recordatorios es la peor combinación: gasta y molesta.

Cerrar la cuenta no es cerrarle la puerta al cliente

Son dos decisiones y conviene tomarlas por separado, porque se confunden en la misma reunión. Dejar de gastar en cobrar un saldo viejo es una cuenta de costos. Dejar de prestarle el servicio a esa persona es una decisión comercial, y depende de si lo que viene adelante vale más que lo que quedó atrás. Un cliente que lleva tres años pagando puntual y quedó debiendo un mes no es el mismo caso que uno que se atrasó desde la primera cuota.

Lo que no funciona es la mezcla: cerrar la cuenta a gestión y seguir dando el servicio sin decir nada. Ahí el saldo viejo se queda como un tema pendiente que reaparece cada vez que hay un roce, y el cliente nunca supo que seguía abierto. Si vas a seguir, conviene cerrar el saldo con un acuerdo, aunque sea por menos pagos, y dejarlo escrito.

Lo contable es otra decisión

Sacar la cuenta de los libros es un movimiento distinto, con sus propias reglas, y se toma con tu contador. Qué es y qué implica está en qué es la cartera castigada. Una cuenta se puede cerrar a gestión activa sin castigarla, y se puede castigar sin dejar de recibir un pago que llegue.

El tramo de más de 90 días no se trabaja con mensajes

Antes de cerrar una cuenta vieja conviene revisar si se intentó lo que corresponde a su tramo. Las cuentas de más de noventa días no se mueven con recordatorios: se mueven con un acuerdo o con el cobro por escrito, y eso está contado en qué hacer con la cartera de más de 90 días.

Dónde entra Makatea

Makatea recuerda, registra y comunica. No decide por ti qué cuenta se cierra, no mueve el dinero y no califica crédito. Lo que hace es que la decisión se pueda tomar con algo a la vista: cada cuenta tiene su saldo con su fecha de corte, el historial de lo que se le mandó y cuándo, las promesas de pago que hizo y si las cumplió. Cuando una cuenta se cierra a gestión activa, los avisos dejan de salir y el saldo se queda registrado.

Makatea es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido: manda cada aviso en su fecha por WhatsApp y correo, se detiene cuando registras el pago, concilia contra el estado de cuenta y te dice a quién seguir primero, con cuota fija y sin comisión sobre lo recuperado. El precio está en precios, con 14 días gratis sin tarjeta.