Carta de cobro de arriendo atrasado: modelo en Word
Una carta de cobro de arriendo es el primer escrito con el que el arrendador le reclama al arrendatario los cánones que no ha pagado. Es la etapa de gestión directa: la firma el arrendador, va con la tabla de meses adeudados y se manda al correo o a la dirección que dice el contrato. No es lo mismo que la [carta de cobro prejurídico](/formatos/carta-de-cobro-prejuridico), que es la etapa previa a la demanda y la firma el abogado o la inmobiliaria.
Aquí están las dos versiones para copiarlas o bajarlas en Word. La primera es el aviso que se manda pocos días después de la fecha de pago pactada. La segunda es el segundo aviso, unos quince días después, con los días de atraso de cada mes y un plazo escrito. Lo que está entre corchetes es lo que cambias.
El primer aviso, completo
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
Señor(a)
[Nombre completo del arrendatario(a)]
C.C. [número]
[Dirección del inmueble arrendado]
[Ciudad]
Asunto: canon de arrendamiento pendiente
Respetado(a) señor(a) [apellido]:
Le escribimos para recordarle que, con corte al [fecha de corte], el arriendo del inmueble ubicado en [dirección] registra los siguientes valores pendientes, conforme al contrato de arrendamiento firmado el [fecha del contrato]:
[mes y año] · fecha de pago pactada [fecha] · canon $[canon] · abonado $[abonado] · saldo $[saldo]. [mes y año] · fecha de pago pactada [fecha] · canon $[canon] · abonado $[abonado] · saldo $[saldo]. Total pendiente $[total].
Puede pagar por consignación o transferencia a la cuenta de [ahorros / corriente] No. [número] de [banco], a nombre de [titular], C.C. [número], con la referencia [dirección o número del inmueble]. Si ya pagó, le agradezco enviarme el comprobante a [correo] o al WhatsApp +57 [número] para registrarlo y enviarle su recibo.
Si necesita pagar en partes, escríbame antes del [fecha] y revisamos una fecha o un acuerdo que le funcione.
[Nombre del arrendador(a)]
C.C. [número]
+57 [teléfono] · [correo]
El segundo aviso
Es la segunda hoja del archivo. Se manda unos quince días después del primero y cambia tres cosas: nombra la fecha en que se mandó el primero, agrega los días de atraso de cada mes y pone una fecha límite para pagar o para proponer un acuerdo por escrito.
Asunto: segundo aviso de arriendo atrasado
El [fecha del primer aviso] le informé del saldo pendiente del arriendo del inmueble ubicado en [dirección]. Con corte al [fecha de corte], el saldo es el siguiente:
[mes y año] · canon $[canon] · abonado $[abonado] · saldo $[saldo] · [días] días de atraso. Total pendiente $[total].
Le pido pagar el total o proponerme por escrito un acuerdo de pago a más tardar el [fecha límite]. Los datos de pago son los mismos: cuenta de [ahorros / corriente] No. [número] de [banco], a nombre de [titular].
Le recuerdo que el canon de [mes en curso] vence el [fecha] y se paga aparte del saldo atrasado, para que la deuda no siga creciendo.
Lo que va en cada parte de la carta de cobro de arriendo
- La tabla de meses
- Un renglón por mes, con el canon, lo abonado y el saldo. Nunca un total suelto: el arrendatario tiene que poder reconocer cada mes por separado, y un abono parcial de un mes se ve en su renglón.
- La fecha del contrato
- El escrito se apoya en el contrato firmado, con su fecha. Es lo que convierte el reclamo en el cobro de una obligación pactada y no en una cifra que el arrendador dice.
- La fecha de corte
- El día al que están calculados los valores. Sin ella, el saldo de la carta y el del día en que se lee dejan de coincidir y la discusión se va al número en vez de al pago.
- La cuenta y la referencia
- Tipo de cuenta, número, banco, titular con cédula y la referencia que debe escribir. La referencia es la dirección o el número del inmueble, para que un pago sin nombre se pueda aplicar.
- La frase del comprobante
- «Si ya pagó, envíeme el comprobante». Va siempre, porque el arrendatario que ya pagó y recibe una carta de cobro contesta molesto y con razón. También es la vía más rápida para corregir un pago que no se registró.
- El canon del mes en curso
- Sólo en el segundo aviso. Se dice que se paga aparte del saldo atrasado, porque el error más común del arrendatario que se acerca a un acuerdo es dejar de pagar el mes corriente mientras negocia el viejo.
Cuándo se pide una carta de cobro de arriendo
El primer canon que no llegó
Pocos días después de la fecha pactada, cuando el WhatsApp no tuvo respuesta. Un escrito con la tabla cambia el tono de la conversación sin subirlo.
El segundo aviso, con plazo
Quince días después. Aquí ya hay una fecha límite escrita y los días de atraso por mes, que es lo que sostiene el paso siguiente.
Antes de pasar a prejurídico
Si el segundo aviso tampoco tiene respuesta, el paso siguiente es la etapa prejurídica, con su propio escrito. Qué es y cómo se hace está en [cobro prejurídico](/blog/cobro-prejuridico-que-es-y-como-se-hace).
Para dejar constancia de la gestión
Las dos cartas con su fecha arman el expediente de lo que se hizo antes de cualquier reclamación. Es el registro que después nadie recuerda si no está escrito.
Errores comunes con la carta de cobro de arriendo
Mandarla a codeudores o a terceros con copia
La carta va al arrendatario, a la dirección o al correo del contrato. Poner en copia al codeudor, al vecino o al empleador convierte el cobro en una presión sobre otras personas, y las reglas de horarios y canales de la Ley 2300 de 2023 están [contadas aquí](/blog/ley-2300-de-2023-horarios-para-cobrar-en-colombia).
Anunciar la restitución del inmueble como si fuera inmediata
La terminación del contrato y la restitución tienen su procedimiento y sus plazos. Una carta de gestión que afirma que el arrendatario tiene que entregar el inmueble en tres días dice algo que no puede cumplir. Esta página no es asesoría legal.
Cobrar intereses sin decir de dónde salen
Si el contrato pactó un interés de mora, se escribe la cláusula y la tasa. Si no lo pactó, no se agrega en la carta. Un cargo sin origen se cae en la primera respuesta.
Mandar el mismo escrito tres veces
Si el segundo aviso es igual al primero, deja de tener efecto. Lo que cambia entre uno y otro es el plazo y el paso siguiente, y por eso el archivo trae dos versiones y no una.
Que los recordatorios salgan solos
La carta es para lo que ya se atrasó. Lo que evita la siguiente es el aviso del canon en su fecha: Makatea lo manda por WhatsApp y correo antes del día de pago de cada inquilino, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribir. El recaudo sigue por tu cuenta bancaria: Makatea recuerda, registra y comunica, y no recibe la plata.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar el arriendo
La carta cobra el canon pactado en el contrato. Si lo que falta es el contrato del inquilino que entra, la plantilla con firma en línea está en SignSolú. Contrato de arrendamiento en SignSolú
Lo que se pregunta de la carta de cobro de arriendo
- ¿Cuál es la diferencia con la carta de cobro prejurídico?
- La etapa. Ésta es el primer escrito de gestión y la firma el arrendador. La [carta de cobro prejurídico](/formatos/carta-de-cobro-prejuridico) es la etapa previa a la demanda, la firma el abogado o la inmobiliaria y anuncia el paso siguiente.
- ¿Cuándo mando la primera carta?
- Pocos días después de la fecha de pago pactada, cuando el mensaje por WhatsApp no tuvo respuesta. Antes de eso el recordatorio basta, y una carta por un día de atraso gasta la herramienta.
- ¿En qué horario puedo mandarla?
- En Colombia los horarios y canales de contacto para cobrar están en la Ley 2300 de 2023, [explicada aquí](/blog/ley-2300-de-2023-horarios-para-cobrar-en-colombia). Esta página no es asesoría legal.
- ¿Puedo pedirle el inmueble en la misma carta?
- No conviene mezclarlo. La carta cobra el canon y ofrece una salida de pago. La terminación del contrato tiene su propio procedimiento y anunciarla sin seguirlo debilita el cobro.
- ¿Y si el arrendatario propone pagar en partes?
- Se acepta por escrito, con fechas y con el canon corriente aparte. Cómo queda el acuerdo está en [convenio de pago](/formatos/convenio-de-pago).
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