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Cobro de alícuotas: control en Excel

Revisada en octubre de 2026

Esta hoja es de Ecuador. Lleva el cobro de alícuotas de un conjunto, una urbanización o un edificio: un renglón por unidad, con su área, su porcentaje y lo que pagó cada mes. El porcentaje, la alícuota mensual, los meses en mora y el saldo se calculan solos, en dólares.

Bájala en Excel o mira el ejemplo aquí abajo. Lo único que se escribe es el área de cada unidad, el presupuesto mensual que aprobó la asamblea y lo que va pagando cada quien.

La alícuota extraordinaria va en su propia columna y no se mezcla con los meses, porque se aprueba aparte y se cobra aparte.

Descargar en ExcelGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

Cuatro unidades del conjunto del ejemplo, con corte al 23 de octubre de 2026

UnidadÁrea m²AlícuotaMensualExtra. asignadaExtra. pagadaMeses en moraSaldo
Casa 121205.000%180.00600.00600.0000.00
Dpto. 3B803.333%120.00400.000.003760.00
Local 2602.500%90.00300.00150.001240.00
Casa 71506.250%225.00750.00750.001125.00
Totales410615.002,050.001,500.001,125.00

Valores de ejemplo en dólares, evaluados con las fórmulas de la hoja al corte de hoy. El presupuesto mensual aprobado es de USD 3,600 sobre 2,400 m², así que la alícuota sale a 1.50 por metro: 120 metros pagan 180. La extraordinaria aprobada es de USD 12,000, o 5.00 por metro. Dos cosas que la hoja deja ver y una lista de pagos no. La Casa 7 es la unidad más grande y es la que menos debe de las tres con saldo: pagó 100 en vez de 225 un solo mes y arrastra los 125. Y el Dpto. 3B es el más chico de los deudores y el que más debe, 760, de los cuales 400 son la extraordinaria que no ha tocado. Las cuatro unidades son 410 de los 2,400 m² del conjunto, no el conjunto entero.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte del control de alícuotas

Área de cada unidad
Es lo que se escribe. El porcentaje sale de dividirla entre el área total del conjunto. Si tu declaratoria de propiedad horizontal ya fija los porcentajes, se escriben directo y el área se deja en blanco.
Presupuesto mensual de expensas ordinarias
Va en la pestaña Ajustes: el total que la asamblea aprobó por mes. Cada unidad paga su porcentaje de ese total, y al cambiar el presupuesto cambian las treinta alícuotas de golpe.
Alícuota mensual
El porcentaje de la unidad por el presupuesto, redondeado a dos decimales. En el ejemplo son 1.50 dólares por metro cuadrado al mes, y por eso la casa de 150 metros paga 225.
Alícuota extraordinaria
Se escribe el monto total de la obra en Ajustes, con su fecha de vencimiento. La hoja la reparte por porcentaje y no la asigna antes de esa fecha. Lo que cada unidad abone a la obra va en su propia columna.
Los doce meses
Una columna por mes, con lo pagado de la alícuota ordinaria. Se anota lo que llegó, no lo que debía llegar: un abono de 100 sobre una alícuota de 225 se escribe 100.
Día de vencimiento
El día del mes en que vence la alícuota. De ahí sale qué meses ya están vencidos a la fecha de corte, así que un corte del 23 de octubre cuenta diez meses vencidos y no doce.
Meses en mora
Cuenta los meses ya vencidos cuyo pago fue menor a la alícuota. No es lo mismo que meses sin pagar: el mes en que la Casa 7 abonó 100 de 225 cuenta como mora.
Saldo
La ordinaria que falta más la extraordinaria que falta. Nunca baja de cero, así que una unidad que pagó de más en un mes no tapa el hueco de otra columna.
Teléfono con +593
Las cinco primeras columnas son las que lee Makatea. El número va con la lada: diez dígitos sin ella se guardan como mexicanos y el aviso no sale.
Cuándo se usa

Cuándo se pide un control de alícuotas

Para saber a quién seguir primero

Se ordena por saldo, no por tamaño de la unidad. En el ejemplo la unidad más grande debe 125 y una de las chicas debe 760. Ordenar por metros es seguir al que no conviene.

Para no olvidar la extraordinaria

De los 1,125 dólares por cobrar del ejemplo, 550 son extraordinaria sin pagar. Quien persigue sólo la alícuota mensual deja fuera casi la mitad, y es la mitad que detiene la obra.

Para encontrar el abono incompleto

Es el atraso que nadie ve, porque la unidad pagó todos los meses. La columna de meses en mora lo marca: en el ejemplo, un abono de 100 en vez de 225 en junio.

Para recalcular las alícuotas cuando cambia el presupuesto

Se cambia un número en Ajustes y las unidades se recalculan todas. Es lo que convierte la asamblea que aprueba el presupuesto en un cobro que arranca al mes siguiente.

Para armar el cobro por escrito

Los montos del mes y del saldo se copian a la [carta de cobro de alícuotas](/formatos/carta-de-cobro-de-alicuotas), así la carta y el registro dicen lo mismo.

Lo que no conviene

Errores comunes con el control de alícuotas

Repartir la alícuota en partes iguales

Con partes iguales las cuatro unidades del ejemplo pagarían 153.75 cada una. La de 150 metros pagaría 71.25 menos de lo que le toca y la de 60 pagaría 63.75 más. El método decide quién subsidia a quién.

Anotar la extraordinaria en la columna del mes

Mezclada con la ordinaria, el mes aparece pagado de más y la obra aparece pagada de menos. Son dos cobros con dos aprobaciones y van en dos lugares.

Anotar el monto que debía pagar en vez del que pagó

Es lo que borra el único rastro del abono incompleto. Lo que se escribe es lo que entró, y la hoja saca la diferencia.

Llevar un archivo por mes

Doce archivos no dicen cuántos meses lleva en mora una unidad, que es el dato con el que se decide. Un archivo al año, con una columna por mes.

Guardar los teléfonos sin lada

Pasa en cada conjunto y se descubre cuando los avisos no llegan. Con +593 delante, desde la primera captura.

Que los recordatorios salgan solos

Las cinco primeras columnas de la hoja son las que lee Makatea. Con el padrón cargado, cada unidad recibe el aviso de su alícuota por WhatsApp y correo antes del día de vencimiento, con su monto, y los avisos de ese mes se detienen cuando registras el pago. Los meses en mora y el saldo quedan escritos conforme pasan las cosas. El dinero sigue entrando a la cuenta del conjunto: Makatea recuerda, registra y comunica, no mueve dinero.

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¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar las alícuotas: 5 textos

Preguntas

Lo que se pregunta del control de alícuotas

¿Cómo se calcula la alícuota de cada unidad?
Con el porcentaje que le corresponde por su área o por lo que fije la declaratoria, aplicado al presupuesto mensual que aprobó la asamblea. En el ejemplo el presupuesto es de USD 3,600 sobre 2,400 m², así que sale a 1.50 por metro al mes.
¿La alícuota extraordinaria se cobra junto con la mensual?
Se cobra aparte y se registra aparte. La hoja la reparte por porcentaje cuando llega su fecha, y lo que cada unidad abone a la obra va en su propia columna. En el ejemplo, de los 1,125 por cobrar hay 550 de extraordinaria.
¿Qué cuenta como mes en mora?
Un mes ya vencido cuyo pago fue menor a la alícuota. No es lo mismo que un mes sin pago: un abono de 100 sobre 225 también es mora, y es el atraso que a simple vista no se ve.
¿Por qué el corte de octubre cuenta diez meses y no doce?
Porque la alícuota vence el día 10 de cada mes. Al 23 de octubre han vencido de enero a octubre. Noviembre y diciembre todavía no son exigibles, así que no entran al saldo.
¿Sirve para una urbanización con casas y locales?
Sí. Cada unidad entra con su área y su porcentaje, y en el ejemplo hay casas, un departamento y un local. Lo que cambia entre ellas es el porcentaje, no el método.
¿Cuántas unidades caben?
Doscientas, con sus doce meses. Para un conjunto normal es más de lo que hace falta, y la pestaña Unidades se guarda como CSV para subirla.
Para leer con calma
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