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Formatos de cobranza · Word, gratis

Carta de cobro de cuotas de administración

Una carta de cobro de cuotas de administración es el escrito con el que el administrador de una copropiedad en Colombia le informa a un copropietario qué meses tiene pendientes, por cuánto, y hasta cuándo puede ponerse al día. Va dirigida al propietario de la unidad, en sobre cerrado o al correo registrado, y es el paso que antecede a la carta de cobro prejurídico.

Su parte más delicada son los intereses. El artículo 30 de la Ley 675 de 2001, leído hoy en la Secretaría del Senado, dispone que el retardo en el pago de expensas «causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior». Es decir: la tasa tiene un techo legal y la asamblea puede bajarlo, no subirlo. Si en la carta aparece una tasa, tiene que poder señalarse de dónde salió.

Abajo está el modelo completo para copiarlo o bajarlo en Word. Los valores van en pesos colombianos y lo que está entre corchetes es lo que cambias. Esta página no es asesoría legal.

Descargar en WordTe lo mandamos al correo y lo bajas aquí mismo.

El modelo completo

[Ciudad], [día] de [mes] de [año]

Señor(a) [Nombre del propietario(a)] · [Apartamento / casa / local] [número] · [Nombre del edificio o conjunto] – Propiedad horizontal · [Ciudad]

Asunto: cuotas de administración pendientes de la unidad [número]

Respetado(a) señor(a) [apellido]:

Le escribimos porque, con corte al [fecha de corte], el estado de cuenta de la unidad [número] registra las siguientes cuotas de administración pendientes:

[mes y año] · ordinaria $[valor] · extraordinaria $[valor o 0] · intereses de mora $[valor o 0] · abonos $[abonos] · saldo $[saldo]

Total: $[total]

La cuota ordinaria de la unidad es de $[valor] mensuales, que resulta del presupuesto aprobado por la asamblea general de propietarios del [fecha del acta] y del coeficiente de copropiedad de la unidad ([coeficiente] %). Se paga a más tardar el día [día] de cada mes. [Si aplica: La cuota extraordinaria de $[valor] para [obra o gasto] se aprobó en la asamblea del [fecha].]

[Si se liquidan intereses: El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 dispone que el retardo en el pago de expensas causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado, salvo que la asamblea haya establecido un interés inferior. Los intereses de esta relación se liquidaron a una tasa de [tasa] % mensual, [aprobada por la asamblea del … / certificada para el mes de …].]

Le pedimos ponerse al día a más tardar el [fecha límite] por consignación o transferencia a la cuenta de [ahorros / corriente] No. [número] de [banco], a nombre de [nombre de la copropiedad], NIT [número], con la referencia [número de la unidad]. Si ya pagó, envíe el comprobante a [correo de la administración] o al WhatsApp +57 [número] para aplicarlo y enviarle su recibo.

Si prefiere ponerse al día en partes, podemos revisar un acuerdo de pago, que se presenta al consejo de administración. Y si no reconoce alguno de estos valores, con gusto le enviamos el estado de cuenta completo de la unidad.

[Nombre del administrador(a)] · Administrador(a) y representante legal · [Nombre del edificio o conjunto] · NIT [número]

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la carta de cobro de cuotas de administración

La tabla de meses
Un renglón por mes, con la ordinaria, la extraordinaria, los intereses, los abonos y el saldo. El total va abajo. Separar los meses importa: el copropietario que reconoce agosto y discute septiembre puede pagar agosto hoy sin esperar a que se resuelva la discusión.
La fecha de corte
El día hasta el que están contados los valores. Sin ella la carta envejece en silencio y el copropietario paga el total que leyó, que ya no es el total.
De dónde sale la cuota
El acta de la asamblea que aprobó el presupuesto y el coeficiente de copropiedad de la unidad. Es el párrafo que convierte el monto en algo verificable, y el que contesta por anticipado la pregunta de por qué su cuota es distinta a la del vecino.
El párrafo de intereses
Va sólo si los liquidas, y con la tasa y su origen: la que aprobó la asamblea o la certificada para el mes. Si no liquidas intereses, se borra completo. Una tasa sin origen escrito es la primera cosa que un abogado va a objetar.
La referencia de pago
El número de la unidad. Sin referencia la consignación llega sin nombre y el cobro sigue saliendo contra alguien que ya pagó, que en un conjunto es el error que más molesta.
La puerta del acuerdo
La frase que ofrece revisar un acuerdo de pago y aclara que se presenta al consejo. Es lo que convierte la carta en una conversación posible en vez de un ultimátum, y es también el límite de lo que el administrador puede conceder solo.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una carta de cobro de cuotas de administración

Dos o tres meses en mora

Es su momento. Antes alcanza el mensaje por WhatsApp; después de cuatro o cinco meses lo que sigue es la carta de cobro prejurídico.

Dejar constancia antes del prejurídico

La carta firmada y enviada al correo registrado es la prueba de que el copropietario fue informado del monto y tuvo una oportunidad de arreglo. Eso es lo que el prejurídico va a dar por hecho.

Cuando el propietario no vive en la unidad

La cuota la debe el propietario, viva ahí o no. La carta va a su dirección registrada, no al arrendatario, aunque sea quien recibe la correspondencia en la portería.

Lo que no conviene

Errores comunes con la carta de cobro de cuotas de administración

Publicar la lista de morosos en la cartelera o en el grupo

El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 permite publicar el incumplimiento en el edificio mientras subsista, pero su parágrafo lo limita a lugares donde no exista tránsito constante de visitantes. El grupo de WhatsApp de residentes no es eso, y una lista ahí convierte un cobro en un conflicto de convivencia.

Liquidar intereses sin decir de dónde sale la tasa

Deja la carta sin piso y le da al copropietario una razón para no pagar nada mientras se aclara. El techo lo fija el artículo 30 y la asamblea puede fijar uno menor.

Mandar un solo total, sin meses

La respuesta es siempre la misma: «no me cuadra». La tabla por mes es lo que permite que el copropietario verifique y pague.

Entregarla al arrendatario

No es su deuda y no la va a pagar, y además le estás dando un dato que es del propietario. La carta se entrega a quien tiene la obligación.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lleva el padrón de la copropiedad por unidad y manda el aviso de cada cuota en su fecha, por WhatsApp y correo, uno por uno y nunca a un grupo. Se detiene cuando la administración registra el pago. La ventana de envío y los días se configuran por cuenta, y los teléfonos se guardan con su indicativo, +57 en Colombia. Esta carta es para cuando esos avisos ya salieron y el saldo sigue ahí. Makatea recuerda, registra y comunica: no recauda y no mueve el dinero de la copropiedad.

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¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje para cobrar la cuota de administración

Así cobra Makatea en condominios y administradoras

Preguntas

Lo que se pregunta de la carta de cobro de cuotas de administración

¿Qué intereses de mora puede cobrar una copropiedad en Colombia?
El artículo 30 de la Ley 675 de 2001 fija el techo en una y media veces el interés bancario corriente certificado, y permite que la asamblea general establezca un interés inferior. La tasa que aparezca en la carta debe poder señalar de dónde salió.
¿Se puede publicar la lista de morosos?
El artículo 30 permite publicar el incumplimiento en el edificio mientras subsista, y su parágrafo lo limita a lugares sin tránsito constante de visitantes. No es lo mismo que mandarla al grupo de residentes, y eso conviene no hacerlo.
¿Quién debe la cuota, el propietario o el arrendatario?
El propietario. El artículo 29 de la Ley 675 de 2001 añade que, para las expensas comunes ordinarias, existe solidaridad en su pago entre el propietario y el tenedor a cualquier título del bien privado.
¿Qué sigue si la carta no tiene respuesta?
La [carta de cobro prejurídico](/formatos/carta-de-cobro-prejuridico), con plazo y la advertencia del cobro por la vía judicial. Qué es esa etapa está en [cobro prejurídico: qué es y cómo se hace](/blog/cobro-prejuridico-que-es-y-como-se-hace).
¿Sirve esta carta en México?
No, allá la cuota se llama de mantenimiento y el marco es otro: cada estado tiene su ley de condominios. El aviso corto para México está en [aviso de cuota de mantenimiento vencida](/mensajes/aviso-de-cuota-de-mantenimiento-vencida).
¿Puedo ofrecer un acuerdo de pago en la misma carta?
Sí, y conviene. La carta lo plantea y aclara que el acuerdo se presenta al consejo de administración, que es el límite de lo que el administrador puede conceder por su cuenta.
Para leer con calma
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