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Formatos de cobranza · Excel, gratis

Libreta de control de pagos en Excel, con una página imprimible por cliente

Revisada en octubre de 2026

Una libreta de control de pagos es el cuaderno donde cada cliente tiene su propia hoja: arriba su nombre y el saldo con el que entró, abajo un renglón por cada venta y por cada abono, y al final la firma de quien recibió el dinero. La llena quien cobra, el mismo día que cobra. Esta versión en Excel hace lo mismo y agrega dos cosas que el papel no puede: el saldo de cada renglón se calcula solo y una pestaña Clientes lee el saldo de las diez páginas a la vez.

Sirve para la tienda que vende a crédito, el taller que cobra por partes y quien presta y recibe abonos sueltos. Abajo está la página de ejemplo completa con sus números, y después cómo se llena columna por columna.

Descargar en ExcelGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

La página 01 del ejemplo, renglón por renglón

FechaConceptoCargoAbonoSaldo
2026-09-01Ropa de temporada2,4002,400
2026-09-08Abono4002,000
2026-09-15Abono4001,600
2026-09-22Abono4001,200
2026-10-06Abono400800

Calculado con las fórmulas de la hoja. Josefina Ávila entra con saldo inicial 0, se le carga una venta de 2,400 y entrega cuatro abonos de 400, así que su saldo actual queda en 800. En las otras dos páginas del ejemplo, Miscelánea La Güera entra con 1,800 de saldo inicial, se le cargan 3,200 de mercancía y abona 1,000, de modo que queda en 4,000; Ramón Ochoa carga 1,500 y paga el total, así que queda en 0. La pestaña Clientes suma las tres páginas y da 4,800 por cobrar. Son números de la hoja de ejemplo.

Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la libreta de control de pagos

nombre
El cliente como lo vas a buscar en la libreta. Es la columna que enciende el resto de la fila: si está vacía, la pestaña Clientes deja el saldo en blanco en vez de poner un cero que parece cuenta pagada.
telefono
A diez dígitos, con lada. Pasa solo al encabezado de la página del cliente, así que se escribe una vez y queda en la hoja impresa.
pagina
La página que le toca a ese cliente: «Página 01», «Página 02». Es el amarre entre la pestaña Clientes y su hoja, y es lo que hace que el saldo regrese solo. La libreta trae diez. Para el cliente once se copia una página, se le pone «Página 11» y se copia la fila de Clientes cambiando el número en sus fórmulas.
saldo_inicial
Lo que ya debía antes de abrir la libreta. Es el campo que casi siempre se omite al pasar del cuaderno a Excel, y es el que hace que la cuenta cuadre desde el primer día. Miscelánea La Güera entra con 1,800 y por eso su saldo arranca arriba de lo que se le cargó.
Fecha y Concepto
La fecha del movimiento y qué fue. El concepto es lo que vuelve defendible un cargo tres meses después: «Mercancía, nota 88» se puede revisar, «varios» no.
Cargo y Abono
Dos columnas separadas, nunca una con signo. En Cargo va lo que se le vendió o prestó; en Abono, lo que entregó. Un renglón lleva una de las dos, no las dos.
Saldo
Lo calcula la hoja: el saldo inicial más los cargos hasta ese renglón menos los abonos hasta ese renglón. No se teclea. Es la columna que el cliente ve y firma, y la que evita la discusión de cuánto queda.
Firma de recibido
La casilla que justifica imprimir la página. La firma la pone quien entrega el dinero, al lado del renglón de su abono. Es el único dato de la libreta que no se puede capturar después.
Saldo actual
La celda de arriba de cada página, en teal. Es el mismo número que regresa a la pestaña Clientes, así que la hoja impresa y la lista general siempre dicen lo mismo.
ultimo_movimiento
La fecha más reciente anotada en esa página. La calcula la hoja y sirve para una sola pregunta, que es la que importa en una libreta: cuánto tiempo lleva ese cliente sin entregar nada. En el ejemplo, Miscelánea La Güera no aparece desde el 25 de septiembre.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una libreta de control de pagos

Cobrar con la página en la mano

Se imprime la página del cliente y se lleva. El renglón nuevo se anota enfrente de él, se firma y al regresar se captura. Es el uso que el control en una sola pestaña no cubre, porque ahí no hay nada que imprimir por cliente.

Enseñar la cuenta completa sin enseñar las demás

Cuando alguien reclama su saldo, la página es la respuesta: trae todos sus movimientos con fecha y ninguno de otro cliente. Una captura de la pestaña general enseña la cartera entera y eso no se manda.

Saber cuánto hay por cobrar en total

La pestaña Clientes trae el saldo de cada página y los suma. En el ejemplo son 4,800 entre tres clientes, con uno ya en cero. Se lee de un renglón y no hay que abrir cada hoja.

Pasar del cuaderno sin recapturar un año

No hace falta meter el histórico. Se escribe el saldo inicial de cada cliente y la libreta arranca de ahí. Lo viejo se queda en el cuaderno y lo nuevo nace en la hoja.

Dejar que el aviso del saldo salga solo

Las cinco primeras columnas de la pestaña Clientes son las que Makatea lee. Con esa lista subida, el recordatorio le llega a quien tiene saldo y se detiene cuando registras el pago.

Lo que no conviene

Errores comunes con la libreta de control de pagos

Apuntar el abono en la columna de Cargo

Es el error que arruina la libreta en silencio, porque no deja ningún síntoma raro: el saldo crece en vez de bajar y se lee como más deuda. Si un saldo subió un día que sí entró dinero, el renglón está en la columna equivocada.

Dejar el saldo inicial vacío cuando sí había deuda

La página arranca en el primer cargo y todo lo anterior desaparece. El cliente queda debiendo menos de lo real y la diferencia no aparece en ningún lado.

Darle dos páginas al mismo cliente

Pasa cuando alguien compra otra vez meses después. Quedan dos saldos parciales y ninguno es el de la cuenta. Un cliente, una página, hasta que liquide.

Reusar la página de quien ya pagó

Borrar los renglones de Ramón para meter al cliente nuevo tira el historial del que sí pagó, que es justo el que vas a querer consultar si regresa. Se usa una página libre de las diez.

Imprimir sin la casilla de firma

Una página impresa sin firma es una copia, no un comprobante. La columna de la derecha existe para eso y es la razón de que la hoja esté configurada para imprimir en una página.

Que los recordatorios salgan solos

Makatea lee las cinco primeras columnas de la pestaña Clientes: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Con la lista subida, el aviso del saldo sale en la fecha que pongas por WhatsApp y por correo, registra quién lo recibió y se detiene cuando capturas el pago. La libreta sigue siendo la que firma el cliente; Makatea es la que escribe sin que nadie la abra.

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Preguntas

Lo que se pregunta de la libreta de control de pagos

¿Cuántos clientes caben en la libreta?
Diez, una página cada uno, y cada página admite treinta renglones. Para más clientes se copia una página, se le pone el número siguiente y se copia la fila de la pestaña Clientes cambiando el número de página en sus fórmulas.
¿En qué se diferencia del control de abonos y saldo de clientes?
En dónde vive cada movimiento. El control de abonos y saldo de clientes captura a todos en una sola pestaña y es más rápido para teclear. Aquí cada cliente tiene su hoja, como en la libreta de papel, y por eso se puede imprimir y firmar.
¿El saldo se calcula solo?
Sí. El de cada renglón y el saldo actual de arriba salen de las fórmulas, y ese mismo número regresa a la pestaña Clientes. Lo único que se teclea es la fecha, el concepto y el monto en Cargo o en Abono.
¿Sirve para préstamos con cobro diario?
Para el registro sí, porque un abono diario es un renglón más. Si lo que llevas es una cartera de préstamos con cuota fija y días de atraso, el control de préstamos diarios ya trae esas cuentas hechas.
¿Se imprime una página o toda la libreta?
Una página. Cada hoja está configurada con su área de impresión y ajustada a una página, así que sale completa con el encabezado del cliente y la columna de firma.
Para leer con calma
Otros formatos

Libreta de control de pagos en Excel, con una página imprimible por cliente

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