Llevo los pagos de mis clientes en Excel y ya se me hizo un desorden: qué uso

Lo más fácil es arreglar primero la forma de la hoja y después decidir si hace falta cambiar de herramienta. El desorden casi nunca es por el programa: es porque el archivo tiene una fila por cliente en vez de una fila por cobro, así que cada mes se le agregó una columna y hoy nadie puede contestar quién te debe y cuánto sin leerla entera. Un sistema que reciba esa hoja tal como está va a heredar el mismo problema, con la diferencia de que ahora manda mensajes.

La prueba para saber si tu hoja está desordenada es una sola pregunta: ¿puedes filtrar y ver, en diez segundos, la lista de cobros vencidos con su monto? Si para contestarla tienes que mirar el ancho de la tabla, el problema es la forma.

Qué está roto, casi siempre

Una fila por cliente

Es el origen de todo lo demás. Cuando cada cliente es una fila, los meses se vuelven columnas: enero, febrero, marzo. A los dos años tienes veinticuatro columnas y ninguna manera de sumar lo vencido. Con una fila por cobro, la hoja crece hacia abajo y se filtra. Las diez columnas que sí sirven están en plantilla de cobranza en Excel.

Varias copias del mismo archivo

«Cobranza final», «cobranza final 2» y la que trae el nombre de quien la mandó por correo. Mientras existan dos archivos no hay un dato correcto, hay dos versiones de un dato. Esto se resuelve con una hoja en línea antes que con un sistema: qué cambia está en control de pagos en Google Sheets.

Lo pagado y lo vencido mezclados

Si el abono de este mes se suma en la misma celda que el saldo viejo, ya no sabes si alguien debe el mes corriente o lleva tres atrasados. Son dos columnas distintas y se quedan separadas aunque el cliente pague todo junto.

El teléfono y la fecha como texto

Excel se come el cero inicial del teléfono y convierte el número largo a notación científica. Y una fecha escrita a mano como «5 de mayo» no se puede ordenar. Las dos cosas se ven bien en pantalla y rompen cualquier filtro.

Qué uso, según el tamaño

Si decides cambiar, el orden importa

1. 1Arregla la forma de la hoja primero. Media hora, una sola vez.
2. 2Separa el saldo vencido del cargo del mes, porque un sistema los va a tratar distinto.
3. 3Quita los duplicados y a los que ya no son clientes. Si entran, les llegan avisos.
4. 4Importa con los envíos apagados y revisa qué cargos quedaron abiertos.
5. 5Prende los avisos cuando la lista ya diga la verdad, no antes.

Antes del paso uno hay un paso cero que no se salta: guarda una copia de la hoja tal como está hoy, con la fecha en el nombre, y no la vuelvas a abrir. Ése es tu respaldo. Todo lo demás se hace sobre una copia de trabajo, porque los arreglos de forma se hacen con buscar y reemplazar, y una pasada equivocada sobre el único archivo que tienes es el día entero.

El paso cuatro es el que más se salta y el que más caro sale. Una lista con historia trae vencimientos de hace meses, y si se importa con los envíos prendidos salen de golpe todos los recordatorios atrasados. Las siete revisiones completas están en 7 cosas que revisar antes de subir tu lista de clientes desde Excel.

Las cuatro columnas que casi nunca están

Cuando una hoja se vuelve un desorden, lo que falta casi siempre son las mismas cuatro columnas. No son opcionales: sin ellas no hay forma de saber a quién hay que escribirle hoy, ni con qué texto.

• Fecha de vencimiento del cargo. Sin ella no existe el concepto de vencido, y por lo tanto no existe el recordatorio. Es la columna que más se omite porque «todos pagan el día uno», hasta que alguien no.
• Teléfono con lada y guardado como texto. Diez dígitos, con la lada, en una sola columna. Si está como número, Excel se come el cero inicial y convierte el largo a notación científica.
• Referencia de cobro por cliente. Es lo que te deja identificar un depósito sin preguntar. Cómo se arma está en qué es una referencia de pago.
• Estado del cobro, con tres valores y nada más. Pagado, pendiente o parcial. Una columna de comentarios en texto libre no se puede filtrar y es donde se esconde el desorden.

El abono incompleto

La quinta cosa no es una columna, es una regla. Cuando alguien paga de menos, el cargo no se marca pagado: se marca parcial, con el monto que entró, y el faltante se queda a la vista en esa fila. Anotar «pagó» para no hacer cuentas es lo que hace que tres meses después el saldo no cuadre y nadie sepa dónde se abrió el hueco. Cómo se reparte un abono incompleto está en cómo aplicar un pago parcial.

Qué no se arregla cambiando de herramienta

El dato que nunca se capturó. Si tu hoja no tiene el teléfono de la mitad de los clientes, ningún sistema se lo inventa. Lo mismo con la fecha de vencimiento: sin ella no hay recordatorio posible, porque no hay cuándo. Y el acuerdo que se hizo de palabra tampoco aparece solo. Antes de mudarte, llena esas tres columnas aunque sea a mano.

Tampoco se arregla la decisión de a quién cobrarle primero. Eso sigue siendo tuyo, y conviene decidirlo con un criterio y no con el cliente que más insiste: cuánto debe, desde cuándo y si contestó la última vez. Cómo se ordena esa lista está en a quién cobrar primero.

Makatea toma esa lista ya ordenada, guarda cada cargo con su fecha, manda el recordatorio antes y después del vencimiento por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo reportas y deja de escribirle a quien ya pagó. Makatea no mueve el dinero ni resguarda fondos: recuerda, registra y comunica. La cuenta de a partir de cuántas cuentas conviene está en Excel y WhatsApp contra un sistema de cobranza. Los planes son 119, 219 y 349 dólares al mes con 14 días gratis sin tarjeta, en precios, y esos catorce días alcanzan para cargar la hoja ya ordenada y ver si el trabajo baja de verdad.