Vendo a crédito con abonos cada quincena, ¿cómo llevo la cuenta de cuánto me falta cobrarle a cada quien?

Lo más fácil en México son dos cosas al mismo tiempo, y casi nadie hace la segunda. Una tarjeta impresa por cliente, con los abonos y su fecha, que quien cobra firma cada vez que recibe dinero. Y una sola lista en una hoja de cálculo, ordenada por fecha de abono y no por nombre de cliente, que es la que te dice a quién le toca esta quincena. Con la tarjeta sabes cuánto le falta a una persona. Con la lista sabes cuánto te toca cobrar el 15, que es un número distinto y es el que decide tu semana.

La libreta contesta bien la primera pregunta y nada la segunda. Para saber cuánto te falta cobrarle a Rosa, abres su página. Para saber a quién le toca el 15, tienes que hojear las doce páginas y sumar de memoria, y eso se deja de hacer el mes que tienes prisa.

Los dos números, y por qué se confunden

Esto no es contabilidad fina. Es que los abonos quincenales tienen dos fechas al mes y la gente paga el día que cobra su sueldo. Si no sabes el 13 a quién le toca el 15, pierdes la única mañana del mes en que esa persona tiene el dinero en la mano.

Cómo se arma, en una tarde

Una tarjeta por venta, no por cliente

Si le vendiste dos veces a la misma persona, son dos tarjetas. Mezclarlas en una sola hace que el saldo deje de corresponder a ninguna compra y que un abono pagado de más no se sepa a cuál aplicar. En la tarjeta de abonos quincenales pones el total a pagar, el número de abonos y la fecha del primero, y la hoja escribe las fechas alternando el 15 y el último día del mes.

Se imprime dos veces. Una copia se queda contigo y la otra con el cliente, y las dos se marcan en el momento del cobro. El renglón de firma es el que vuelve la tarjeta un comprobante: sin él, un abono entregado en la puerta de una casa no existe para nadie más que para las dos personas que estaban ahí.

Una sola lista para todas las ventas

Aquí va el renglón por venta con el nombre, el total, lo abonado y el saldo. Es el control de ventas a crédito, y su trabajo es que no tengas que abrir doce tarjetas para saber cómo vas. Se actualiza una vez por semana, con lo que entró, y con eso alcanza.

El calendario, ordenado por fecha

Es el paso que casi nadie da y el que más cambia el cobro. En vez de una fila por cliente, una fila por abono: fecha, cliente, monto, pagado. Doce clientes con doce abonos son ciento cuarenta y cuatro filas, y ordenadas por fecha te contestan en dos segundos quién va el 15 y quién quedó atrás en septiembre.

Esto no es un préstamo, y la diferencia importa

Cuando prestas dinero, el interés es el negocio y la tabla tiene que separar interés de capital. Cuando vendes un refrigerador en abonos, el precio a crédito ya trae adentro lo que le cargaste, y repartirlo otra vez entre interés y capital no te sirve de nada. Por eso la tarjeta quincenal no calcula intereses: parte del total a pagar y lo divide.

Si lo tuyo es prestar dinero y cobrar semana a semana, el control es otro y está en presto dinero con pagos semanales, cómo llevo el control. Y si cargaste un recargo por atraso, tenía que estar informado antes de la venta: la regla está en recargos e intereses moratorios, cómo se informan.

Cuatro errores que se pagan caro

• Anotar «pagó» sin el monto. Un abono incompleto marcado como pagado desaparece del saldo y reaparece al final del plazo, cuando ya nadie se acuerda de ese día.
• Recorrer todas las fechas porque se cayó una. El cliente deja de saber cuánto debe. La fila pendiente se queda con su fecha y lo que falta se acuerda aparte.
• Cobrar el día después de la quincena. El 16 el dinero ya tiene dueño. El aviso sirve el 13.
• Llevar el saldo sólo en tu teléfono. Si el cliente no tiene con qué comprobar lo que entregó, cada discusión la ganas y pierdes al cliente.

Cuándo la hoja ya no alcanza

Mientras tengas diez o quince clientes, la hoja y la tarjeta hacen el trabajo completo. El punto en que deja de alcanzar no es el número de clientes: es el momento en que el aviso tiene que salir solo. Actualizar la lista el lunes es sostenible. Escribirle a treinta personas el 13 y otra vez el 28, cada mes, no lo es, y es lo primero que se deja de hacer.

Ahí entra una plataforma, y conviene saber qué le estás pidiendo. Makatea toma la lista de tus ventas con sus fechas, manda el recordatorio dos días antes de cada quincena por WhatsApp y correo desde tu número, registra el abono cuando lo reportas y te dice a quién le falta. Makatea recuerda, registra y comunica: no te presta el dinero, no lo recibe, no resguarda fondos y no califica a tus clientes. Los planes son de 119, 219 y 349 dólares al mes, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios.

El texto que se manda esas dos veces al mes está escrito en recordatorio de pago quincenal, y el de un abono que ya se atrasó, en mensaje para cobrar un abono de una venta a crédito.