Crear cuenta
PlataformaIndustriasPreciosSeguridadFAQEmpleo
Formatos de cobranza · Word, gratis

Carta de cobro: primer y segundo aviso

Revisada en octubre de 2026

En Guatemala, la carta de cobro de primer aviso es el escrito con el que se le recuerda a un cliente que un pago venció y aparece pendiente, sin dar nada por hecho. El segundo aviso se manda cuando el primero no tuvo respuesta, y además del saldo trae el plazo y una propuesta de acuerdo. Las firma quien lleva los cobros, con el NIT del negocio, y van en quetzales.

Aquí están las dos cartas completas para copiarlas o bajarlas en Word. Lo que está entre corchetes es lo que cambias. Son dos documentos de la misma secuencia y por eso van en el mismo archivo: el segundo cita la fecha del primero, y de ahí sale la mitad de su fuerza. Los equivalentes mexicanos son la carta de cobro y el aviso de cobro, con otros datos de identificación y en pesos.

Descargar en WordGratis y directo: sin correo y sin cuenta.

Primer aviso, el modelo completo

[Ciudad de Guatemala], [día] de [mes] de [año].

Señor [nombre del cliente] · [Empresa, si aplica] · [Dirección o correo electrónico]

Asunto: carta de cobro, primer aviso

Estimado señor [apellido]:

Le saludamos cordialmente. Por este medio le recordamos que, según nuestros registros, el pago que se detalla a continuación venció el [fecha de vencimiento] y a la fecha aparece pendiente:

[mensualidad de … / factura por …], documento [Factura serie … No. …], vencimiento [fecha], monto Q[monto], abonos Q[abonos], saldo Q[saldo]. [Otro cargo, si lo hay] con su propio vencimiento, monto, abonos y saldo. Saldo pendiente: Q[total].

Es posible que se trate de un descuido. Puede realizar su pago por depósito o transferencia a la cuenta [monetaria / de ahorro] número [número] del [banco], a nombre de [titular], o en [nuestra oficina / caja], indicando como referencia [número de cliente o de factura].

Si ya realizó el pago, le agradeceremos enviarnos la boleta de depósito o el comprobante de la transferencia a [correo] o al [teléfono +502 …] para aplicarlo a su cuenta, y le pedimos disculpas por la molestia.

Atentamente,

[Nombre de quien firma] · [Cargo: cobros / administración] · [Nombre del negocio], NIT [número] · [Teléfono +502 … y correo]

Segundo aviso, el modelo completo

Se manda unos quince días después del primero y cambia en cuatro cosas: cita la fecha del primer aviso, pone los días de atraso de cada cargo, fija un plazo concreto y ofrece una propuesta de pagos con fechas y montos. El recargo por mora va sólo si está pactado por escrito; si no lo está, ese renglón se borra.

[Ciudad de Guatemala], [día] de [mes] de [año].

Señor [nombre del cliente] · [Empresa, si aplica] · [Dirección o correo electrónico]

Asunto: carta de cobro, segundo aviso

Estimado señor [apellido]:

El [fecha del primer aviso] le enviamos un primer aviso sobre su saldo pendiente. A la fecha no hemos recibido el pago ni noticias suyas, y su cuenta presenta los siguientes cobros atrasados:

[Concepto] con vencimiento [fecha], [días] días de atraso y saldo Q[saldo]. [Concepto] con vencimiento [fecha], [días] días de atraso y saldo Q[saldo]. [Recargo por mora, sólo si está pactado por escrito] Q[monto]. Total pendiente: Q[total].

Le pedimos cubrir este saldo a más tardar el [fecha, por ejemplo 10 días después de esta carta], o comunicarse con nosotros antes de esa fecha para acordar la forma de pago.

Si el pago completo no le es posible en este momento, le proponemos lo siguiente: primer pago el [fecha] por Q[monto], segundo pago el [fecha] por Q[monto], tercer pago el [fecha] por Q[monto]. Total Q[total].

Si esta propuesta le funciona, basta con confirmarla por escrito a [correo] o por mensaje al [teléfono +502 …] y la dejamos registrada; si prefiere otras fechas o montos, díganos cuáles y lo revisamos. Mientras el acuerdo se cumpla, su cuenta se considera al día.

Los datos para el pago son los mismos del primer aviso: cuenta [número] del [banco], a nombre de [titular]. Si ya pagó, envíenos el comprobante y daremos por atendida esta carta.

Atentamente,

[Nombre de quien firma] · [Cargo] · [Nombre del negocio], NIT [número] · [Teléfono +502 … y correo]

Descargar en WordLas dos versiones vienen en el mismo archivo
Cómo llenarlo

Lo que va en cada parte de la carta de cobro de primer y segundo aviso

La tabla de cargos
Un renglón por cargo, con su documento, su vencimiento, su monto, los abonos que ya entraron y el saldo que queda. Los abonos van en su propia columna porque son lo que evita el reclamo más común: el cliente que ya pagó una parte y recibe una carta que la ignora.
La referencia de pago
El número de cliente o de factura que se escribe en la boleta. Sin referencia, el depósito entra al banco y nadie sabe de quién es. Es el campo que convierte un pago en un pago aplicado.
La frase del descuido, en el primer aviso
«Es posible que se trate de un descuido» no es cortesía de relleno. Hace dos cosas: deja la puerta abierta para que el cliente conteste sin quedar mal, y evita afirmar que no pagó cuando quizá sí pagó y el abono no se aplicó.
La fecha del primer aviso, en el segundo
Es el dato que le da peso al segundo. Una carta que dice «le escribimos el 12 de septiembre y no hemos tenido respuesta» documenta una secuencia. Una que sólo repite el saldo se lee como la misma carta otra vez.
Días de atraso
Por cargo, no del total. Con varios cargos, el promedio esconde al más viejo, y el más viejo es el que decide qué sigue. Se calculan contra la fecha de la carta, no contra el día que se redactó el borrador.
El plazo
Una fecha concreta, no «a la brevedad». Diez días después de la carta es un plazo razonable y verificable. Sin fecha, el segundo aviso no tiene de dónde escalar.
El recargo por mora
Va sólo si está pactado por escrito, con su porcentaje. Si no se pactó, el renglón se borra. Un recargo que aparece por primera vez en una carta de cobro abre una discusión sobre todo el estado de cuenta.
La propuesta de pagos
Con tres fechas y tres montos ya escritos, no con una pregunta abierta. El cliente que recibe una propuesta concreta contesta sí o pide un cambio; el que recibe «díganos cómo puede pagar» no contesta nada.
Cuándo se usa

Cuándo se pide una carta de cobro de primer y segundo aviso

La factura vencida de un cliente de empresa

Es el caso que pide papel. El primer aviso entra al expediente de cuentas por pagar del cliente y suele bastar, porque muchas veces el pago no salió por falta de un documento y no por falta de dinero.

La mensualidad de un servicio

El primer aviso recuerda el cargo del mes con su referencia. El segundo agrega el acumulado y el plazo, que es cuando la conversación cambia de tono sin cambiar de modales.

Preparar el expediente antes de escalar

Dos cartas con fecha y la constancia de su entrega son la base de cualquier paso siguiente. Quien escala sin ellas empieza por explicar que sí avisó.

Documentar un acuerdo de pago

La propuesta del segundo aviso, confirmada por escrito por el cliente, queda como el acuerdo. Conviene guardar su respuesta junto con la carta.

Lo que no conviene

Errores comunes con la carta de cobro de primer y segundo aviso

Mandar el segundo aviso sin citar el primero

Pierde lo único que lo distingue. El segundo aviso vale porque documenta que hubo uno antes, con su fecha, y que no hubo respuesta.

Cobrar un recargo que no se pactó

Es la forma más rápida de que el cliente deje de discutir su deuda y empiece a discutir tu carta. Si no está por escrito, el renglón no va.

Omitir los abonos que ya entraron

Una carta que reclama el monto completo cuando el cliente ya abonó algo tumba la credibilidad de los demás renglones. Los abonos tienen su columna por eso.

Amenazar en el segundo aviso

El segundo aviso sube con un plazo y con una propuesta, no con el tono. Lo que agrega fuerza es la fecha escrita; lo que la quita es una frase que el cliente pueda enseñar.

No dejar constancia de la entrega

Una carta sin acuse no prueba nada. Se entrega contra firma de recibido, o se manda por un medio que deje registro de la recepción.

Que los recordatorios salgan solos

Antes de que haga falta una carta, Makatea manda el aviso de cada cargo en su fecha por WhatsApp y correo, registra el pago cuando lo capturas y deja de escribirle a ese cliente. Lleva el padrón por cargo con su día y guarda la promesa de pago que el cliente dejó, que es lo que después alimenta la propuesta del segundo aviso. Los teléfonos se guardan con su lada, así que un número de Guatemala entra como +502, y la zona horaria se configura por cuenta. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no resguarda fondos y no es un despacho de cobranza.

Empieza gratis14 días gratis · sin tarjeta

¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Mensaje de cobro a clientes morosos: 5 textos

Gratis en Makatea: pagaré para llenar en línea · calculadora de tabla de amortización · formato de factura gratis

Preguntas

Lo que se pregunta de la carta de cobro de primer y segundo aviso

¿Cuántos días después del vencimiento se manda el primer aviso?
Pocos, entre tres y cinco días. El primer aviso funciona justo porque llega cuando todavía puede ser un descuido. A las tres semanas ya no es un recordatorio y hace falta el segundo.
¿Cuánto se espera entre el primero y el segundo?
Unos quince días. Suficiente para que el cliente haya tenido tiempo de pagar o de contestar, y poco para que la secuencia se sienta seguida. El segundo cita la fecha del primero.
¿Puedo cobrar recargo por mora en Guatemala?
Sólo si está pactado por escrito y con su porcentaje. La Ley de Protección al Consumidor y Usuario prohíbe cobrar por concepto de intereses por moras recargos evidentemente desproporcionados, y pide que la tasa moratoria se informe de forma explícita en las operaciones de crédito. Está explicado en lo que la ley dice del cobro. No es asesoría legal.
¿Mando la carta por correo electrónico o impresa?
Las dos cosas funcionan y lo que decide es la constancia. Impresa se entrega contra firma de recibido; por correo se guarda el acuse. Para el expediente sirve igual, siempre que quede registro de que llegó.
¿Qué hago si el cliente contesta que ya pagó?
Le pides la boleta de depósito o el comprobante de la transferencia y lo aplicas antes de seguir. El primer aviso ya lo dice, y eso evita que la siguiente carta repita un cargo cubierto.
¿Qué sigue si el segundo aviso tampoco funciona?
El cobro extrajudicial con el expediente armado: las dos cartas con sus fechas, sus acuses y el estado de cuenta. Cómo se ordena ese paso está en cobro prejurídico.
Para leer con calma
Otros formatos

Carta de cobro: primer y segundo aviso

Descargar en Word

¿Prefieres verlo funcionando? Agenda una demo