Recibo de cuota de mantenimiento en Excel
Revisada en octubre de 2026
El recibo de cuota de mantenimiento es el comprobante que la administración de un condominio le entrega a una unidad por un pago concreto. Lo firma quien administra, no el condómino, y va atado a dos datos que no pueden faltar: la unidad que pagó y el periodo que cubre ese pago.
Aquí está el formato para bajarlo en Excel. Son dos pestañas. Cada pago se anota una sola vez en Pagos, con su folio. En Recibo escribes el folio en la celda gris y el recibo se arma solo, listo para imprimir o guardar en PDF.
Así sale el recibo del folio 2
| Renglón | Lo que trae |
|---|---|
| Folio | 2 |
| Fecha de pago | 2026-10-05 |
| Unidad | B-302 |
| Recibimos de | Hugo Ramírez |
| Periodo que cubre | octubre 2026 |
| Cuota ordinaria | 1,450.00 |
| Cuota extraordinaria | 500.00 |
| Recargo | 0.00 |
| Total recibido | 1,950.00 |
| Forma de pago | Transferencia |
| Referencia | B302-OCT |
| Saldo pendiente de la unidad después de este pago | 2,500.00 |
Los nombres y las unidades son de ejemplo. El renglón del final es el que cambia la conversación: la hoja escribe «Este pago no liquida el saldo de la unidad» cuando queda saldo, y «La unidad queda al corriente con este pago» cuando no.
Lo que va en cada parte del recibo de cuota de mantenimiento
- Folio
- Un número corrido, uno por pago. No se repite ni se salta. Si un recibo se cancela, el renglón se queda con la nota y el folio no se reusa.
- Unidad y periodo que cubre
- Los dos datos que vuelven comprobable el recibo. «B-302, octubre 2026» se puede revisar contra el control de cuotas. «Pago de mantenimiento» no se puede revisar contra nada.
- Cuota ordinaria
- La cuota de cada mes aprobada en asamblea. Va sola en su columna aunque se pague junto con otra cosa.
- Cuota extraordinaria
- La derrama para una obra o una reparación mayor. Tiene su columna propia porque se aprueba por separado y se gasta en otra cosa.
- Recargo
- Sólo va si la asamblea lo aprobó y quedó en el reglamento. Si no, la columna va en cero.
- Forma de pago y referencia
- Transferencia, depósito o efectivo, con el número que permita encontrar ese movimiento en el estado de cuenta del condominio.
- Saldo pendiente de la unidad
- Se copia del control de cuotas, no se calcula de memoria. Con ese renglón el condómino sabe, en el mismo papel, si ya quedó al corriente.
Cuándo se pide un recibo de cuota de mantenimiento
Cuando la unidad paga en ventanilla o por transferencia
Es el uso de todos los meses. El recibo sale el día que el pago entra y se manda por el mismo canal por el que llegó el comprobante.
Cuando una unidad paga un mes atrasado
El periodo que cubre es el mes atrasado, no el mes en curso. Esa distinción es la que evita que dos meses queden marcados como pagados con un solo pago.
Cuando se paga la derrama de una obra
El monto va en la columna de extraordinaria. Al final del año la suma de esa columna es lo que de verdad entró para la obra.
Cuando el condómino va a vender
Los recibos son el respaldo de la constancia de no adeudo que pide el notario. Sin folios ordenados, esa constancia se arma de memoria.
Errores comunes con el recibo de cuota de mantenimiento
Un recibo por mes en vez de uno por pago
Si una unidad paga octubre en dos partes, son dos folios. Un recibo que junta dos pagos de fechas distintas no sirve para aclarar nada después.
Sumar la extraordinaria dentro de la ordinaria
Es el error más caro y el más silencioso. A fin de año nadie puede decir cuánto se juntó para la obra, y esa es la pregunta de la asamblea.
Cobrar un recargo que la asamblea no aprobó
Un recargo que no está en el reglamento es lo primero que se reclama, y el reclamo detiene el pago completo mientras se discute.
Entregar el recibo sin el saldo
El condómino se va creyendo que quedó al corriente. El siguiente aviso lo toma por sorpresa y la discusión empieza desde cero.
Que los recordatorios salgan solos
Makatea lleva la lista de unidades con su cuota y manda el aviso de cada mes por WhatsApp y correo el día que toca. Cuando registras el pago, los avisos de esa unidad se detienen. El recibo lo sigues emitiendo con esta hoja.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Aviso de cuota de mantenimiento vencida para condóminos
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Lo que se pregunta del recibo de cuota de mantenimiento
- ¿El recibo de cuota de mantenimiento es un comprobante fiscal?
- No. Es un comprobante interno entre la administración y la unidad. Si el condominio está obligado a emitir comprobante fiscal, ése se emite aparte y este recibo no lo sustituye.
- ¿Quién firma el recibo?
- Quien administra. El recibo lo expide el condominio a favor de la unidad, así que la firma es de la administración y no del condómino.
- ¿Puedo poner la ordinaria y la extraordinaria en un solo renglón?
- No conviene. Van en columnas distintas porque la asamblea las aprueba por separado y se gastan en cosas distintas. Juntarlas vuelve imposible el corte de la obra.
- ¿Qué hago si el recibo salió con un dato mal?
- Cancelas el folio con la nota en la pestaña Pagos y emites uno nuevo. El folio cancelado se queda en la hoja para que la numeración no tenga huecos.
- ¿De dónde sale el saldo pendiente de la unidad?
- Del control de cuotas de mantenimiento. Es el único renglón del recibo que no nace de este pago, y por eso se copia de la hoja donde vive el estado de cada unidad.
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