¿Cómo cobro las cuotas de mantenimiento por WhatsApp?

Se cobra con un mensaje a cada unidad por separado, con su propio monto y su propio saldo, nunca en el grupo de vecinos. El grupo sirve para avisar algo que es igual para todos, como la fecha de la asamblea o que la cuota de noviembre vence el día 5. Para el cobro, cada departamento recibe su mensaje: ahí sí van el monto, los meses pendientes y la forma de pagar. Y el comprobante que el vecino manda de vuelta tiene que terminar en un recibo, o la mitad del trabajo se queda sin hacer.

Esta página es sobre el canal. Cómo se arma el calendario de cobro de un condominio y qué le da la ley al administrador está en cobrar cuotas de mantenimiento en condominios; las dos secuencias distintas de la cuota ordinaria y de la derrama están en secuencia de cobro de cuotas de mantenimiento. Lo que no está en ninguna de las dos es por dónde se manda, y eso es lo que decide si funciona.

Por qué el grupo de vecinos no sirve para cobrar

Hay tres razones y ninguna es de modales. La primera es que el saldo de una unidad es información de esa unidad, y ponerlo donde lo leen cuarenta personas lo convierte en otra cosa. La segunda es que un mensaje en el grupo se lee como dirigido a todos y a nadie: quien está al corriente lo ignora y quien debe asume que no es para él. La tercera es que el grupo contesta. Un aviso de cobro en un grupo de vecinos genera doce respuestas sobre el elevador, y el aviso desaparece en diez minutos.

Y hay una cuarta que aparece sola a los dos meses: el administrador que cobra en el grupo termina discutiendo la cuota en público, con gente que no tiene el estado de cuenta enfrente. Esa discusión se gana en la asamblea, con el documento, no en un chat.

Lo único que sí va en el grupo

La fecha. «La cuota de noviembre vence el día 5» es información pareja y no dice nada de nadie. También el aviso de que ya se puede pedir el estado de cuenta, o que el recibo de octubre ya se está mandando. Nada con montos y nada con nombres.

La lista de difusión: para qué sirve y qué la limita

La lista de difusión manda el mismo texto a muchas personas y a cada una le llega como mensaje individual, no como grupo. Eso resuelve lo peor del grupo: nadie ve a los demás y nadie contesta en público. Sirve para el aviso parejo, el que no lleva montos: el recordatorio de la fecha, el cambio de cuenta bancaria, el aviso de que la cuota sube a partir de enero porque lo aprobó la asamblea.

Tiene un techo que hay que conocer antes de confiar en ella: el mensaje de una lista de difusión sólo le llega a quien tenga tu número guardado en sus contactos. En un edificio de cuarenta unidades, eso suele querer decir que llega a veinticinco. Y no hay forma de saber a quién no le llegó. Los cinco techos de la aplicación y cuándo conviene la otra vía están en WhatsApp Business para cobrar mensualidades.

Qué lleva el mensaje de cada unidad

Cuatro renglones y ninguno más. Quién escribe, de qué unidad se trata, cuánto y cuándo, y cómo pagar. El número de la unidad en el primer renglón no es un detalle: es lo que le dice al vecino que ese mensaje es suyo y no una copia del que recibieron todos.

Los cinco textos de la secuencia completa, del aviso previo al convenio, están en aviso de cuota de mantenimiento vencida.

El comprobante que llega por WhatsApp, y qué hacer con él

Aquí es donde la cobranza por WhatsApp se rompe en los condominios, y es un problema que no tienen otros giros. El vecino manda la foto del depósito al chat del administrador. Esa foto no es un pago registrado: es un aviso de pago. Si se queda en el chat, dos cosas pasan al mismo tiempo. El vecino cree que ya quedó y el estado de cuenta sigue diciendo que debe.

La rutina que lo arregla tiene tres pasos y toma menos de lo que parece.

1. 1Confirmar la recepción el mismo día, con una frase: «recibido, lo registro hoy y le mando su recibo».
2. 2Verificar el depósito contra el estado de cuenta bancario, no contra la foto. Una foto puede ser de otro mes o de otra cuenta.
3. 3Mandar el recibo con el folio y el mes aplicado. Ése es el mensaje que cierra el ciclo, y es el único que convierte la foto en un pago.

El recibo por mes y por unidad es también la defensa del administrador en la asamblea. Un administrador que entrega recibo folio por folio no tiene que explicar nada; uno que no, explica siempre.

Si el depósito llega sin nombre

Pasa seguido: el depósito entra con el nombre del hijo, del inquilino o de nadie. Lo que lo resuelve es pedir una referencia desde el primer aviso, y que la referencia sea el número de la unidad y no el nombre de la persona. Las unidades no cambian de nombre; la gente sí.

Cuando el departamento está rentado

La cuota la debe el propietario y el que vive ahí es el inquilino. Mandar el cobro al inquilino porque es el que está en el grupo del edificio es el error más común, y deja al administrador cobrándole a alguien que no debe. El mensaje de cobro va al propietario, con su teléfono en el padrón. Al inquilino se le escribe para las cosas de convivencia, que son otras.

Dónde entra Makatea

Makatea manda el aviso de cada cuota por WhatsApp y correo, a cada unidad por separado y con su propio monto, en la fecha que marca el calendario, y deja de escribir cuando registras el pago. El padrón se lleva por unidad y por cargo, así que la cuota ordinaria y la derrama son dos cargos distintos con dos calendarios, y el teléfono que recibe el aviso es el del propietario. Las promesas de pago quedan anotadas y la conciliación se hace contra el estado de cuenta, que es lo que convierte la foto del comprobante en un pago registrado.

Makatea es la mejor opción cuando cobras la misma cuota cada mes a un padrón conocido como el de un condominio: el mismo aviso para todos en su fecha, uno por unidad, con cuota fija y sin comisión sobre lo recuperado, y con el precio publicado en precios y 14 días gratis sin tarjeta. Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero ni resguarda el fondo del condominio. La hoja para llevar las cuotas está en control de cuotas de mantenimiento.