Secuencia de cobro de cuotas de mantenimiento: dos calendarios, no uno

Un condominio necesita dos secuencias de cobro y no una. La cuota ordinaria corre cada mes con cuatro mensajes, de siete días antes del vencimiento hasta la semana siguiente. La cuota extraordinaria, que es la derrama, corre aparte y más corto, porque una sola derrama sin pagar ya coloca al condómino en el supuesto de moroso que la ley reconoce, mientras que con la ordinaria hacen falta dos.

Esa asimetría es la que casi nadie escribe. El artículo 34 de la Ley de Propiedad en Condominio de Inmuebles para el Distrito Federal, hoy Ciudad de México, enumera los casos de moroso: la falta de pago de dos cuotas o más para el fondo de mantenimiento y administración y el fondo de reserva, o la falta de pago de una cuota extraordinaria de acuerdo a los plazos establecidos. Dos de una, una de la otra. Un solo calendario para las dos llega tarde a la derrama y llega temprano a la ordinaria.

Cada estado tiene su propia ley de condominios y los umbrales cambian. Lo que no cambia es la forma del problema: la derrama tiene un plazo que fija la asamblea y la ordinaria tiene una fecha mensual, y son dos relojes distintos. Esto es una regla general y cada caso se consulta con abogado.

La secuencia de la cuota ordinaria

Es la del mes y es la que se automatiza completa. Se escribe de usted, va solo al condómino y dice de qué mes se trata. El tono no sube: lo que cambia entre un mensaje y el siguiente es la información, no la presión.

Por qué el cuarto mensaje habla de saldo y no de cuota

Porque el umbral del artículo 34 se cuenta en cuotas acumuladas y no en días de atraso. A los siete días del segundo mes sin pagar, ese condómino ya entró en el supuesto, y eso tiene consecuencias concretas en la asamblea. El mensaje que dice su saldo es de dos cuotas le da la información antes de que la consecuencia lo tome por sorpresa, que es distinto de amenazarlo con ella.

Dónde termina lo que el administrador puede hacer solo

Termina en ese cuarto mensaje. El administrador manda los avisos porque la asamblea le encargó administrar, pero no decide consecuencias por su cuenta. Suspender un servicio, aplicar un interés o iniciar un cobro por la vía legal sale del reglamento interno y de lo que la asamblea haya aprobado. Una secuencia que promete algo que la asamblea no aprobó deja al administrador expuesto y sin nada que cumplir.

La secuencia de la derrama, que es otra cosa

Una derrama no es una cuota más grande. Tiene un acuerdo de asamblea que la creó, un monto por unidad, un destino y un plazo, y ninguno de esos cuatro datos existe en la cuota ordinaria. Por eso su secuencia arranca antes y dice cosas distintas.

1. 1Al aprobarse en asamblea: el monto por unidad, para qué es y la fecha límite que se acordó. Este mensaje no cobra, informa, y es el que evita la mitad de las discusiones después.
2. 2Quince días antes del plazo: el recordatorio con el mismo monto y la misma fecha del acuerdo.
3. 3El día del plazo: el aviso de vencimiento.
4. 4Tres días después: el saldo de la derrama, por separado de la cuota del mes.

La regla que sostiene las dos secuencias es que nunca se suman en un solo número. Un condómino que debe la derrama y está al corriente de su cuota no es lo mismo que uno atrasado en dos meses, y un estado de cuenta que los presenta igual convierte el cobro en una aclaración. De dónde sale ese estado de cuenta y qué lleva está en cómo cobrar cuotas de mantenimiento en condominios.

Quién recibe el aviso cuando el departamento está rentado

La ley habla de condóminos o poseedores, y esa segunda palabra es la que resuelve el caso más común de un edificio. El condómino es el dueño. El poseedor es quien ocupa la unidad, que puede ser un inquilino. Los dos aparecen en el artículo 34 como sujetos posibles de la morosidad, así que el edificio no puede dar por hecho a cuál de los dos le toca la cuota.

Lo define el contrato de arrendamiento y el reglamento interno del condominio, y el administrador necesita saberlo antes de mandar el primer mensaje. Cuando el obligado es el propietario y el aviso le llega al inquilino, el saldo queda expuesto a alguien que no lo debe. Cuando es al revés, el mensaje llega a quien no tiene cómo pagarlo y la cuota se atrasa un mes completo mientras se aclara.

Por eso el padrón del condominio lleva dos columnas y no una: quién es el dueño de la unidad y a quién se le cobra. Se parecen casi siempre y no son lo mismo. Cómo se arma esa lista está en qué lleva un padrón de cobro.

Tres cosas que rompen la secuencia en un edificio

No tienen que ver con el texto de los mensajes. Tienen que ver con que quien cobra vive ahí o lo contrataron los que viven ahí.

• El padrón desactualizado. Un departamento que se rentó o se vendió y sigue a nombre del anterior manda el aviso a quien ya no debe nada. En un edificio eso se sabe en la siguiente junta.
• El cambio de administración. Si la secuencia vive en el teléfono del administrador, se va con él. El calendario y el padrón son del condominio, no de quien los opera este año.
• El grupo del edificio. Cualquier aviso de saldo que se manda al grupo expone un dato de una persona frente a sus vecinos. El mensaje de cobro va uno a uno, siempre.

Dónde entra Makatea

Makatea corre las dos secuencias por separado, con la cuota ordinaria en su calendario mensual y la derrama con su propio plazo, y manda cada aviso uno a uno por WhatsApp y por correo con el saldo de esa unidad. Apaga la secuencia de un cargo el día que registras su pago, así que quien pagó la derrama deja de recibirla aunque siga debiendo el mes. El padrón y el historial quedan del lado del condominio y no del teléfono de quien administra.

Makatea recuerda, registra y comunica. No mueve dinero, no resguarda fondos y no es un despacho de cobranza. Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Arma primero los dos calendarios y córrelos un mes en la hoja. Si al segundo mes lo que falta es el tiempo de mandar los avisos uno por uno, pruébalo 14 días.