Plantilla en Excel para cuotas de condominio: la derrama va en su propia fila

Una plantilla en Excel para cuotas de condominio se arma con trece columnas y una regla que casi ninguna plantilla publicada respeta: la derrama va en su propia fila, separada de la cuota ordinaria. Diez columnas son las de cualquier cartera, con vencimiento, saldo y tramo de antigüedad calculados. Las otras tres son las del giro: unidad, torre y tipo de cargo. Con eso el estado de cuenta de una unidad se lee sin explicaciones y la asamblea deja de discutir cifras que nadie puede reconstruir.

Lo que se descarga hoy en español va por dos caminos y los dos se quedan cortos. Uno es la plantilla de administración completa, con presupuesto, inventario, amenidades y personal, donde la cobranza es una pestaña más. El otro viene de España, con coeficiente de participación y una columna de derrama anual. Ninguno de los dos separa la cuota del mes de la derrama que se está pagando en parcialidades.

Por qué la derrama no puede ir sumada a la cuota

La cuota ordinaria y la derrama son dos cargos con origen distinto, plazo distinto y conversación distinta. La cuota nace del presupuesto anual y vence cada mes por el mismo monto. La derrama nace de un acuerdo de asamblea, tiene un número de parcialidades decidido ahí y termina cuando se paga la última.

El total que nadie puede explicar

Si las sumas, el renglón de una unidad dice 4,200 pesos y nadie sabe de qué está hecho. El condómino que tenía dudas sobre la derrama de la fachada ahora tiene dudas sobre los 4,200 completos, y deja de pagar también la cuota del mes que no estaba discutiendo. Separadas, paga 1,500 mientras se aclara la otra parte, y el condominio cobra algo en vez de nada.

El plazo que se pierde al mezclar

Una derrama de seis parcialidades es una fila por parcialidad, con su vencimiento cada una. Así ves cuántas van y cuántas faltan sin abrir el acta. Mezclada con la cuota del mes, esa cuenta sólo existe en la cabeza del administrador, y se pierde el día que cambia el administrador.

Las trece columnas, en este orden

Primero lo que capturas y después lo que se calcula. Las tres columnas del final son las del giro y valen para lo mismo: poder ordenar la cartera por unidad, por torre o por tipo de cargo sin reescribir nada.

La unidad importa más que el nombre

En un condominio el dato estable es la unidad, no la persona. El departamento B-105 sigue siendo B-105 cuando se vende, cuando se renta y cuando el dueño cambia de teléfono. Por eso la unidad va en su propia columna y no escondida dentro del nombre.

El adeudo sigue al inmueble

Una unidad que cambia de dueño a media anualidad llega con lo que debe. Con la columna de unidad ese historial se filtra completo en un clic y se entrega al nuevo propietario el día de la firma. Sin ella hay que buscar por nombres de personas que ya no viven ahí. Lo que el administrador sí puede exigir y con qué respaldo está en cobrar cuotas de mantenimiento en condominios.

El estado de cuenta sale de esas filas

Filtras la unidad, ordenas por vencimiento y ya tienes el estado de cuenta de esa unidad, cargo por cargo y con su fecha. Es el documento que termina la mitad de las discusiones de asamblea, y qué debe decir está en qué es un estado de cuenta.

Las tres cosas que la hoja no puede hacer

1. 1El aviso lo sigue mandando el administrador. La hoja da la lista del día y después alguien escribe uno por uno, y en un condominio de ciento veinte unidades eso es la mañana del lunes.
2. 2No hay acuse. La columna de último contacto guarda cuándo mandaste el aviso, no si llegó. En asamblea esa diferencia es la que decide si la morosidad se discute o se documenta.
3. 3El pago no apaga nada. Alguien tiene que registrar el depósito antes del siguiente aviso, y el depósito de un condominio muchas veces llega sin nombre ni referencia.

Dónde entra Makatea

Makatea toma la pestaña de contactos como está. Sus cinco columnas de nombre, teléfono, correo, saldo y estatus son las que lee al importar, y las de unidad, torre y tipo de cargo se guardan como campos propios del condominio. De ahí en adelante Makatea manda el aviso de la cuota y el de la derrama por separado, guarda el acuse de quién lo recibió y apaga los recordatorios de un cargo el día que registras su pago. Makatea recuerda, registra y comunica: no mueve dinero, no resguarda fondos y no califica crédito.

Los planes son Essential a 119 dólares al mes, Momentum a 219 y Scale a 349, con 14 días gratis sin tarjeta, en precios. Arma la hoja primero y llévala un mes completo. Si la derrama y la cuota vuelven a mezclarse en el camino, pruébalo 14 días.