Control de cuotas de mantenimiento en Excel
El control de cuotas de mantenimiento es la hoja donde la administración de un condominio lleva, por unidad, lo que cada quien debe y lo que ya pagó. Un renglón por departamento o casa, a nombre de quien responde por la cuota ante el condominio, con los doce meses del año y la cuota extraordinaria en su propia columna.
Aquí está la hoja para bajarla en Excel. El saldo no se teclea: lo calcula la fórmula con los meses del año que ya corrieron más la extraordinaria, menos lo que se haya pagado. Lo que distingue a esta hoja de un control de pagos cualquiera es que la cuota extraordinaria se suma al saldo sin mezclarse con la ordinaria.
Cómo se ve con tres unidades, al 9 de octubre
| Unidad | Ocupante | Cuota mensual | Extraordinaria | Pagado de enero a octubre | Saldo |
|---|---|---|---|---|---|
| A-101 | propietaria | 1,200.00 | 0.00 | 10,800.00 | 1,200.00 |
| A-204 | inquilino | 1,200.00 | 3,000.00 | 7,200.00 | 7,800.00 |
| B-302 | propietario | 1,450.00 | 3,000.00 | 12,300.00 | 5,200.00 |
Pesos, con los números de ejemplo que trae la hoja. Al 9 de octubre han corrido diez meses del año, así que la fórmula compara diez cuotas contra lo pagado. A-101 debe sólo octubre. A-204 lleva cuatro meses sin pagar más la extraordinaria. B-302 pagó septiembre a la mitad y tampoco ha pagado la extraordinaria. El total por cobrar de la hoja da 14,200.00.
Lo que va en cada parte del control de cuotas de mantenimiento
- La unidad
- A-101, B-302, casa 14. Es la llave de la hoja, no el nombre: la cuota la debe la unidad y sigue a la unidad cuando se vende. Dos renglones con el mismo número son el error más común y el que descuadra el total.
- El nombre de quien responde
- El propietario, o la inmobiliaria o el fideicomiso que la tiene. Es a quien se le cobra, aunque no sea quien viva ahí.
- El ocupante
- Propietario o inquilino. Sirve para no mandarle el cobro a quien no lo debe. Cuando la unidad está rentada, el aviso de la cuota va al dueño y la convivencia del edificio se trata con quien la habita.
- La cuota mensual
- La que le toca a esa unidad. No tiene que ser igual para todas: en muchos condominios va por indiviso, así que la de un departamento grande es mayor. La hoja no la promedia, usa la de cada renglón.
- La extraordinaria, en su propia columna
- La de la bomba, el portón o la pintura de la fachada. Va aparte por dos razones: se aprueba en asamblea para un fin concreto y se paga en una o dos exhibiciones, no cada mes. Mezclarla con la ordinaria es lo que vuelve imposible saber si un vecino está al día en lo de siempre.
- Los doce meses
- En cada mes se anota lo que se pagó, aunque sea parcial. Una celda vacía quiere decir que no pagó; un 700 donde la cuota es 1,450 quiere decir que pagó la mitad, y la hoja lo resta igual.
- El saldo, que no se teclea
- Es la columna verde. La fórmula multiplica la cuota mensual por los meses del año que ya corrieron, le suma la extraordinaria y le resta todo lo pagado. Si tu condominio arranca el ejercicio en otro mes, lo que se cambia es la fórmula, no el número.
Cuándo se pide un control de cuotas de mantenimiento
Para la asamblea
Es el documento con el que se presenta la cartera: cuántas unidades al día, cuántas atrasadas y cuánto suma el total por cobrar. Un número que sale de una hoja con renglones se defiende; uno de memoria, no.
Para entregar la administración
Cuando cambia el administrador, esta hoja es lo que se entrega junto con los estados de cuenta. Sin ella, el que llega empieza preguntando casa por casa.
Para la constancia de no adeudo
Quien vende su departamento pide la constancia de no adeudo de cuotas, y el notario la pide también. El renglón de esa unidad en cero es lo que la sostiene.
Para cobrar la extraordinaria sin perder de vista la ordinaria
Con las dos columnas separadas se ve de inmediato quién debe la extraordinaria pero viene al corriente en la mensual, que se cobra distinto a quien no paga ninguna.
Errores comunes con el control de cuotas de mantenimiento
Pegar la lista de deudores en el elevador
Es la práctica más extendida y la que menos conviene. Esta hoja es de la administración: la lista de quién debe no se publica en áreas comunes ni se manda al grupo de vecinos. Lo que se comparte en asamblea son totales, no nombres.
Llevar un renglón por persona y no por unidad
Cuando la unidad se vende o se renta, el renglón por persona se parte en dos y el adeudo se pierde en el cambio. La unidad no se muda.
Sumar la extraordinaria a la cuota del mes
Cargar 1,450 más 3,000 en la celda de octubre hace cuadrar el total y arruina todo lo demás: ya no se sabe si el vecino debe la ordinaria, la extraordinaria o las dos, y el recordatorio sale con un monto que él no reconoce.
Escribir el saldo a mano
La columna verde es fórmula. Si se teclea encima, deja de actualizarse al cambiar de mes y la hoja empieza a mentir despacio.
Cobrar recargos que la asamblea no aprobó
El interés o la pena por atraso sale del reglamento del condominio y del acta de asamblea, no de la hoja. Si no está aprobado, no se cobra, y lo que toque discutir de la ley de condominios de tu estado se consulta con abogado.
Que los recordatorios salgan solos
Las cinco primeras columnas de la hoja son las que lee Makatea: nombre, teléfono, correo, saldo y estatus. Subes la hoja tal cual y cada unidad queda con su calendario de cobro, con el aviso antes de la fecha y el recordatorio después, por WhatsApp y correo. Makatea recuerda, registra y comunica: la cuota se deposita a la cuenta del condominio, no pasa por aquí.
¿Lo vas a mandar por WhatsApp? Los textos, listos para copiar: Aviso de cuota de mantenimiento vencida para condóminos
Así cobra Makatea en condominios y administradoras
Lo que se pregunta del control de cuotas de mantenimiento
- ¿Le cobro al dueño o al inquilino?
- Al dueño, salvo que el contrato de arrendamiento se la haya puesto al inquilino. Por eso la hoja trae las dos columnas: el nombre de quien responde y el ocupante. El aviso va a quien debe la cuota.
- ¿Cómo registro una cuota extraordinaria en dos pagos?
- El monto completo va en la columna de extraordinaria y cada exhibición se anota en el mes en que se pagó. La fórmula resta lo pagado del total, así que después de la primera exhibición el saldo baja la mitad y sigue marcando el resto.
- ¿Y si el ejercicio del condominio no empieza en enero?
- Los doce meses de la hoja son de calendario. Si tu ejercicio corre de abril a marzo, el ajuste va en la fórmula del saldo, que es donde se decide cuántos meses ya corrieron. Las columnas de los meses se llenan igual.
- ¿Puedo poner el interés por atraso en esta hoja?
- No conviene. Mete en la misma columna dos cosas que se aprueban distinto y se discuten distinto. Si el reglamento lo autoriza, el recargo se lleva aparte y se cobra aparte.
- ¿Qué diferencia hay con el control de pagos general?
- El general sirve para cualquier cobro mensual. Éste va por unidad en vez de por cliente, trae los doce meses del año y separa la cuota extraordinaria, que es lo propio de un condominio.
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